Durante años la industria de los eventos ha ido sufriendo una serie de cambios hacia lo virtual que, sin duda, se han precipitado en los últimos meses como consencuencia de la COVID-19. Sin embargo, es importante señalar que los eventos no han muerto, sino que han cambiado y estos cambios han venido para quedarse.
Existen diferentes plataformas en el mercado que nos ayudan a trasladar la experiencia que vive el asistente del evento presencial a lo virtual y maximizar el engagement. Para un buen event manager debe de ser primordial la experiencia que tiene el asistente en su evento, independientemente del entorno en el que este se esté desarrollando, pero el reto de sorprender se hace más difícil sin los elementos que los eventos presenciales proporcionan.
Un mundo virtual para triunfar con tu evento
Los eventos virtuales están siendo la gran tendencia del 2020, pero, más allá de los webinars, los directos y las conferencias en streaming, ¿qué nos puede aportar el ciberespacio en la era de la transformación digital?
Una de las maneras más revolucionarias de crear un alto impacto entre los asistentes a nuestro evento online es a través de mundos virtuales, espacios físicos en el ciberespacio que permiten a los asistentes interactuar entre sí a través de avatares. Una suerte de “presencialidad virtual” que permite al organizador ser mucho más creativo para conseguir la ansiada atención del asistente.
Estos espacios virtuales – que bien recuerdan a los famosos Sims- pueden ser personalizados y decorados, permitiendo así a las marcas crear espacios corporativos e, incluso, temáticos. Desde salas de reuniones, auditorios con distintas capacidades y decorados y ferias con stands virtuales hasta escapes rooms y azoteas con conciertos en directo. En el mundo virtual, cualquier tipo de evento puede ser posible, solo dependerá de la creatividad del organizador del evento y del presupuesto con el que cuente.
Mundo real Vs mundo virtual
Seguramente, a estas alturas, te estarás preguntando qué ventajas e inconvenientes presentan los eventos en el mundo virtual frente a los presenciales. Si bien es cierto que la presencialidad, el cara a cara y el contacto directo entre asistentes aporta un valor incuestionable, los eventos presenciales cuentan con ciertas desventajas frente a los virtuales que la organización debe tener en cuenta.
Limitaciones geográficas:
Los eventos presenciales implican el desplazamiento de los asistentes, que a su vez supone el gasto de transporte, tiempo e incluso hospedaje… Los eventos virtuales, por su parte, pueden verse desde cualquier lugar del mundo en el que dispongas de ordenador y conexión a internet. No hay barreras geográficas en el ciberespacio.
Coste del evento:
La inversión en los eventos presenciales es mucho mayor si tenemos en cuenta el alquiler de los espacios, el transporte, contratación de servicios y personal, catering, etc. Aunque en el mundo virtual también necesitarás algunos de estos servicios, la inversión es mucho menor.
Medición de resultados:
Los eventos virtuales cuentan con la gran ventaja de la captación y medición de los datos, el oro del siglo XXI. Realizar la inscripción, entrar al mundo virtual, clicar en los mailings… absolutamente cada paso virtual que nuestros asistentes den será registrado, lo que permite al organizador realizar un exhaustivo análisis post-evento que le aportará información de gran valor.
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Teniendo en cuenta, además, los tiempos de pandemia que vivimos, hay algunos inconvenientes que se suman a la lista y que pueden suponer un gran quebradero de cabeza para el organizador, como las limitaciones de aforo o los riesgos de cancelación que puede sufrir el evento.
En definitiva, la alternativa de los espacios virtuales se presenta como una gran solución a medio camino entre la presencialidad y los eventos virtuales convencionales, ofreciendo un 10/10 en lo que se refiere a engagement y seguridad. Un abanico de posibilidades se abre en el mundo virtual de los eventos.
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