Qué es un evento virtual y cómo organizarlo paso a paso

Seguro que has oído hablar del metaverso y de la realidad virtual. Pero, ¿conoces los eventos virtuales? Durante la pandemia, los actos y eventos de manera física se redujeron casi en su totalidad y tuvieron que adaptarse para poder sobrevivir. Esto supuso un aumento y mejora de plataformas online donde desarrollar este tipo de acciones, y llegaron para quedarse. Te enseñamos qué es un evento virtual y cómo organizarlo paso a paso.

¿Qué es un evento virtual?

Se trata de cualquier evento que se realiza a través de la pantalla de un dispositivo y que involucra a personas que interactúan en la web, en lugar de reunirse en un espacio físico. Estos eventos pueden contar con todo tipo de actividades y contenidos, ofreciendo a los usuarios una experiencia inmersiva sin tener que desplazarse.

En IMEP contamos con un campus virtual especializado en la organización de eventos virtuales: IMEP Land, “la universidad de los eventos virtuales”. En este espacio, nuestros alumnos pueden crear su propio avatar, atender ciber congresos, exhibiciones y masterclass y aprender desde dentro cómo es este fascinante mundo de los eventos digitales. Puedes conocer más aquí.

Ventajas de los eventos online

• Reducción de costes

Al evitar desplazamientos, catering y el alquiler de un espacio, la inversión total de la organización de un evento de este tipo resulta mucho menor que el de un evento convencional.

• Mayor audiencia e interacción

Los eventos virtuales nos permiten eliminar distancias y posibilitan la conexión con personas de cualquier parte del mundo.

• Organización más ágil

En la mayoría de ocasiones, todo lo que necesitan los asistentes de un evento virtual es un enlace y un dispositivo con conexión a internet. Esto nos evita desplazamientos técnicos y la contratación de cantidad de proveedores, lo cual agiliza la organización y ejecución.

• Fácil medición de resultados

El uso de plataformas de eventos virtuales nos brinda acceso a información valiosa como informes, encuestas y participación del público, lo que nos permite medir los resultados de nuestro evento en tiempo real.

• Documentado al instante

Gracias a estas plataformas, podemos documentar o dejar grabado el acto realizado, de manera que una vez que finaliza tenemos a nuestra disposición el resultado para difundirlo y compartirlo en redes sociales o reproducirlo en diferido las veces que queramos.

Por otro lado, es importante tener en cuenta que los eventos virtuales no tienen la capacidad de brindar las mismas experiencias sensoriales que un evento presencial, ya que la falta de interacción social puede tener un efecto negativo entre nuestra audiencia.

Por ello, será importante darle especial atención a la comunicación multidireccional, con el objetivo de fomentar la participación y el compromiso con el evento que organicemos.

Cómo organizar un evento virtual con éxito

Un evento siempre comienza con una idea, una visión clara de lo que queremos hacer y un plan de acción para llevarlo a cabo.

Pre-evento

En esta primera fase debemos fijar la fecha, hora y la plataforma online donde se celebrará el evento. Habrá que tener en cuenta aspectos como las diferentes zonas horarias donde se encuentren nuestros asistentes o la formación y familiarización del personal con la plataforma elegida.

Es importante fijar el propósito de nuestro evento, así como los objetivos que deseamos conseguir y el presupuesto con el que contamos, lo cual nos ayudará a aclarar cómo hacer que nuestro evento sea un éxito.

Por último, tendremos que elegir los ponentes con los que contaremos, los proveedores y patrocinadores, y el equipo humano que nos ayudará en la organización y ejecución del acto.

Es recomendable, además, crear una landing que nos ayude a: publicitar y difundir el evento, registrar asistentes y vender entradas.

Evento

Para asegurarnos el éxito en este tipo de eventos, nos será de vital importancia ser capaces de adelantarse a los imprevistos que puedan surgir y tener backups y soluciones para cada posible problema.

El día del evento, una de las tareas más importantes será asegurarse de que tanto asistentes como ponentes se encuentren en el lugar adecuado, que en este caso es conectados a la plataforma a la hora correcta. Y, como hemos mencionado anteriormente, desarrollar herramientas para lograr la participación e interacción del público con los ponentes o el resto de asistentes.

Post-evento

Las acciones que desarrollemos después del evento son cruciales para aumentar la efectividad del mismo y asegurarnos la consecución de los objetivos que nos habíamos fijado.

Es de gran relevancia hacer un seguimiento de los ponentes y los asistentes para conocer sus sensaciones y opiniones posteriores al evento y conocer en qué aspectos podemos mejorar en el futuro.

Asimismo, podemos facilitar las grabaciones de las ponencias o los contenidos de la jornada a los asistentes o utilizarlos para hacer difusión y promoción de los eventos que organizaremos próximamente.

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