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Entrevista a IDASFEST, empresa especializada en tecnología para eventos

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IDASFEST es una empresa valenciana que ofrece soluciones tecnológicas para festivales, conciertos y giras musicales. Este año han sido premiados por el «Mejor uso de la tecnología» en el sector festivales en España en los Iberian Festival Awards, los reconocimientos más importantes del sector festivalero en la Península. En IMEP hemos entrevistado a Javier Juanes, cofundador y Director Ejecutivo del Grupo CASFID.

¿Qué es Idasfest?

IDASFEST es una de las líneas de negocio con las que cuenta el Grupo CASFID, especializada en la investigación y desarrollo de soluciones tecnológicas mediante RFID para diferentes sectores. Uno de estos sectores es el de los eventos, donde el Grupo CASFID se relaciona con distintos públicos a través de diferentes marcas. IDASFEST está especializada en eventos musicales y lúdicos, por eso es, quizás, la más conocida. Pero también está IDCongress, dirigida al Sector MICE (congresos, eventos corporativos…) o IDSports enfocada a eventos deportivos.

¿Cómo surge la idea?

La idea surge a partir del trágico suceso del Madrid Arena. Considerábamos que se podía hacer mucho más por garantizar la seguridad de los asistentes, por eso, uno de nuestros servicios estrella es el control de aforo. De trabajar mano a mano con promotores y organizadores, supimos qué necesidades les surgían en sus eventos. Así que comenzamos a desarrollar más servicios que dieran solución a problemáticas comunes en el sector, llegando a día de hoy, a ofrecer un servicio integral a nivel tecnológico y acompañando al organizador desde antes hasta después del evento.

¿Qué tipo de marcas acuden a vosotros? ¿En qué tipos de eventos habéis podido colaborar?

Como hemos comentado antes, tenemos diferentes líneas para distintos tipos de eventos. Si nos centramos en IDASFEST trabajamos fundamentalmente con festivales, conciertos, ayuntamientos… Pero también acuden a nosotros marcas que quieren realizar alguna acción de alcance en un evento. Por ejemplo, podríamos destacar el Juergas Rock, el Marenostrum Xperience, MontgoRock o Iboga, así como también marcas como el FC Barcelona.

A través de IDCongress operamos en el sector de eventos profesionales, corporativos, congresos… En este sentido, trabajamos con secretarías técnicas, opcs, agencias,… En este sector hemos trabajado tanto con marcas como Consum, como en eventos de referencia tanto a nivel nacional como internacional. Hemos aportado soluciones tecnológicas desde eventos TEDx, a eventos corporativos de SAGE, pasando por congresos como el 3er Congreso Español de la Mama o el European BIM Summit.

Con IDSports hemos trabajado con federaciones, clubes y organizadores de eventos, fundamentalmente. Podríamos destacar nuestra presencia en la Copa del Rey y Reina de Hockey.

Planificar y ejecutar un evento sin usar ninguna tecnología es prácticamente imposible. ¿Qué tecnología consideráis imprescindibles en un evento?

Como imprescindible destacaríamos aquellas que aporten seguridad. Por ejemplo, el control de aforo debería ser innegociable. Si lo pensamos fríamente en un evento de 5.000 personas (por poner una cifra), hay 5.000 vidas, 5.000 familias… Es imprescindible garantizar la seguridad de los asistentes. Para ello, hay que contemplar todas las casuísticas posibles y el sobreaforo es una de las más comunes. También destacaríamos todas aquellas que hacen la estancia del asistente mucho más cómoda: control de accesos ágiles, cashless payment… Al final, el asistente acude a un evento a disfrutar.

Montgorock Xàbia Festival (2017). Foto de Luis Crown.

Gracias a vosotros se hizo por primera vez el control de aforo en Montgorock con tótems. Uno de vuestros servicios estrella es el control de aforo en tiempo real. ¿Qué ventajas ofrece para los asistentes?

Lo primordial es que aporta total seguridad. Tener un control exhaustivo del número de personas que están dentro de un recinto, o en sus diferentes zonas, es vital.

Para los asistentes es un signo de confianza y calidad del evento. Son conscientes de que el evento pone los medios para garantizar su estancia de forma cómoda y satisfactoria y su percepción respecto a la seguridad en el mismo es mayor.

¿Y qué ventajas ofrece para la organización del festival?

Para la organización es, sin duda, más fundamental. Primero, porque muchas comunidades autónomas recogen que debe ser obligatorio por ley contar con sistemas de control de aforo y las sanciones, que sería la menor de las tragedias, puede ser muy elevada. En muchas ocasiones, los cuerpos y fuerzas de seguridad requieren del dato del número de personas y, de forma rápida, el promotor puede facilitárselo. Segundo, porque genera una información en tiempo real muy útil para el promotor, con lo que puede planificar mejor sus recursos.

También fuisteis la primera empresa en incluir el pago con pulsera en una feria artesanal. ¿Qué ventajas ofrece el cashless payment para los asistentes?

Sí, al final, el cashless payment es una tecnología extrapolable a casi cada tipo de evento por sus múltiples ventajas gracias a la tecnología RFID. Si ponemos el foco en el asistente, las colas se reducen considerablemente, ya que se minimiza el pago a 1 segundo y elimina procesos como sacar el monedero, sacar el dinero, devoluciones de cambio, etc… También le permite planificar el gasto, es decir, pueden ponerse un tope de gasto y no recargar nada más, así como también despreocuparse de portar dinero en efectivo con el riesgo de que se pueda perder, te lo puedan robar…

¿Y qué ventajas ofrece el ‘cashless payment’ para la organización del festival?

Si nos centramos en la organización, existen muchas razones. Primero, porque es una herramienta que potencia el consumo y elimina cualquier fallo humano. También, al poderse realizar recargas antes del evento, la organización obtiene liquidez previa para poder afrontar los primeros pagos con proveedores. Por otro lado, uno de los puntos más destacables es lo que conocemos como Big Data, es decir, toda la información en tiempo real que se genera y que puede ser analizada a posteriori (ver qué se ha consumido más, a qué horas, ver cuánto consumo ha generado una actuación concreta en un festival…). Además, es un valor añadido para patrocinadores.

En toda vuestra experiencia:

¿Qué tecnología tiene más impacto positivo en la experiencia de los asistentes?

Directamente en el asistente, quizás las que más son el control de acceso, el cashless payment y el Social Media Engagement.

  • El control de acceso es porque es la primera impresión del asistente y si acceden de forma ágil, reduciendo los tiempos de cola, el organizador tiene mucho ganado.
  • El Cashless Payment también, por reducir considerablemente las colas, por dar una imagen mucho más tecnológica y moderna del evento y permitir que se planifique el gasto.
  • Por último, destacaría también las acciones de Social Media Engagement, puesto que son acciones divertidas con las que el asistente lo pasa bien y, además, potencian el alcance del festival o una marca.

¿Qué tecnología tiene más impacto positivo en el postevento?

A nivel postevento, lo más destacable es todo los datos generados (Big Data). Al final, la interacción con la tecnología genera grandes volúmenes de información que, analizados correctamente por la organización, permiten conocer mejor al asistente: cuáles son sus gustos, sus hábitos, preferencias… Así, ofrecer experiencias más ajustadas a las expectativas del asistente.

¿Cuál es la casuística más común en un evento?

El mínimo común suele ser el control de acceso. Al final, emplear la tecnología para identificar quién puede acceder a un recinto y quién no, es necesario independientemente del tipo de evento. El resto de tecnologías varía en función de las necesidades de cada evento.

¿Qué evento os ha marcado o recordáis especialmente desde un punto de vista profesional?

Como Grupo CASFID, haber trabajado en Congresos nacionales e internacionales. Desde IDCongress, empleando herramientas para aunar conocimiento como votaciones interactivas sobre protocolos médicos fue una de las experiencias más gratificantes. Colaborar con la ciencia, a través de nuestra tecnología, es algo que nos llena.

Por otro lado, a nivel IDASFEST, uno de los momentos que más nos ha marcado es el ser los artífices del sistema de “cashless payment” más grande de España, con más de 150.000 asistentes pagando por pulsera.

¿Qué momento destacarías en estos años de experiencia?

Uno de los cúlmenes es, sin duda, el haber recibido hace menos de un mes el premio a “Mejor Uso de la Tecnología” en España en los Iberian Festival Awards. Es un reconocimiento a nuestra trayectoria.

Respecto a la seguridad en los eventos, ¿qué tendencias estáis viendo?

Quizás la tendencia más destacable es a nivel legal. Cada vez más territorios se están tomando en serio que la seguridad es primordial y, por eso, la legislación referida al control de aforo es progresivamente más exigente y habitual.

Para terminar, qué términos tecnológicos debe conocer un organizador de eventos sí o sí.

A nivel tecnológico:

  • RFID: Son las siglas inglesas que hacen referencia a la radiofrecuencia. Es una de las tecnologías más en auge en eventos para identificación e interactuación de asistentes.
  • Código de barras: Es una de las tecnologías para la identificación de asistentes, que permite reconocer rápidamente a un asistente de forma única, global y no ambigua.
  • Código QR: Es la evolución del código de barras.
  • Control de aforo en tiempo real: que son las herramientas que posibilitan el conteo de todos y cada uno de los asistentes de un evento.
  • Cashless payment: que es el sistema que posibilita el pago por pulsera, aunque no siempre es a través de una pulsera.
  • Experiencia de usuario: que es, básicamente, la satisfacción que obtiene en el evento. Existen tecnologías que permiten potenciarla.

Si quieres saber más, IDASFEST os recomienda leer su post: Código de barras, QR, RFID… ¿qué tecnología emplear en mi evento?

Archivado en: Organización de Eventos Etiquetado como: Cashless payment, EME, event manager, organización de eventos, seguridad en eventos, tecnología en eventos

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