Los event managers son una raza especial de adictos a la adrenalina, trabajadores incansables e hiperorganizados. El papel del organizador de eventos es especialmente desafiante – es por eso que es conocido por ser un trabajo especialmente estresante -, pero basta con que le preguntes a cualquier profesional de los eventos qué es lo que más le gusta de su trabajo. Todos ellos te contestarán que lo mejor es la enorme satisfacción que produce que un evento salga tal y como habías planeado.
¿Crees que naciste para ser un organizador de eventos? Echa un vistazo a estas habilidades imprescindibles y descubre si tienes lo que hay que tener.
1º Atención al detalle
Un evento bien ejecutado nunca surge por casualidad: es la combinación de muchos, muchos pequeños detalles que se unen para crear una experiencia pulida e impecable.
Los profesionales de eventos son conocidos por su atención al detalle, que a menudo se manifiesta en checklists, listas de tareas pendientes e itinerarios. Para petarlo en este papel, tienes que estar al tanto de las pequeñas cosas, prestando a cada cosa la atención que se merece, desde los servilleteros hasta la conexión del Wi-Fi.
2º Comunicación
Los organizadores de eventos interactúan con una amplia variedad de personas a diario, incluidos directivos de alto nivel, patrocinadores de marca, proveedores y, por supuesto, asistentes al evento. Las habilidades sociales sólidas son clave para garantizar que todo funcione sin problemas y que todos los involucrados comprendan su función.
Los mejores organizadores de eventos tienen grandes habilidades de comunicación verbal y escrita, transmitiendo información con confianza, claridad y respeto. Y no solo son buenos para comunicar su propia visión, también son excelentes oyentes y tienen especial cuidado en comprender los deseos y necesidades de sus clientes.
3º Resolución de problemas
El ingenio de un event manager no se limita a la cinta adhesiva y los imperdibles, ¡aunque son unos grandes aliados! Los organizadores de eventos exitosos pueden mantener la calma y tomar decisiones rápidas cuando surgen imprevistos.
Ya sea matando el tiempo mientras el ponente principal está atrapado en un atasco o haciendo cambios del menú de última hora cuando el proveedor no contesta, son ágiles y creativos para resolver problemas inesperados y complejos.
4º Negociación
Los profesionales de eventos son los reyes y reinas de la negociación. Desde convencer a un cliente para estirar una fecha de entrega hasta negociar un contrato con el patrocinador, los planificadores de eventos top combinan preparación, confianza, tacto y demás habilidades para obtener lo que necesitan.
Hablamos más en detalle de las habilidades de negociación de un event manager en este post.
5º Multitarea
En pocas palabras, para ser un planificador de eventos exitoso, debe poder hacer malabarismos con muchas cosas a la vez. La descripción de su trabajo podría incluir todo, desde el diseño de un cartel o la recepción de asistentes, hasta la gestión de licitaciones, el contacto con proveedores o controlar la logística de un evento. Y, por supuesto, es su responsabilidad asegurarse de que todo está bajo control.
Además de eso, el organizador de eventos promedio está planificando y ejecutando múltiples eventos simultáneamente. Y si tiene la suerte de tener un equipo de trabajo, también necesitará perfeccionar sus habilidades de delegación, una excelente forma de evitar el agotamiento.
6º Presupuesto
Planificar y hacer un seguimiento de los gastos es una habilidad importante para los planificadores de eventos, quienes regularmente hacen malabares con múltiples propuestas, facturas y gastos. Los mejores en el sector han descubierto las herramientas y tácticas más efectivas para aprovechar al máximo cada euro gastado.
Además, tan importante como administrar el dinero es administrar hábilmente el tiempo, ya que, con frecuencia, los event manager trabajan en plazos ajustados y se ajustan a itinerarios estrictos por día.
7º Creatividad
A pesar de lo que pueda parecer, la creatividad no es una cualidad innata reservada para unos pocos elegidos, es una habilidad que se puede aprender y desarrollar con el tiempo.
Si bien los profesionales de eventos experimentados generalmente confían en procesos y sistemas establecidos para mantenerse organizados, también saben cómo dar un giroa su imaginación para tener una visión más flexible. A través de una lluvia de ideas creativa y una toma de riesgos calculada, los creadores de eventos más inspirados infunden pasión y originalidad en cada uno de sus eventos. Para la mayoría de los profesionales de eventos, ¡esta es la parte más divertida!
Al final del día, ser un creador de eventos increíble no consiste solo en cumplir los requisitos de una checklist de habilidades. La pasión genuina, la resiliencia y la experiencia en el trabajo son fundamentales para el éxito en esta profesión dinámica y desafiante.
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Gran articulos. Muchas gracias por compartir. Un saludo, Felix
Muchas gracias Félix. Un saludo.