Un evento es un proyecto; tiene fecha de inicio y fin, gestiona muchos recursos diferentes, cuenta con un presupuesto y debe entregar a su finalización un producto o servicio único. Así mismo destacaríamos un aspecto que ,de hecho, aparece en la propia descripción que PRINCE2® (AXELOS® –UK-) y es que cumpla el business case esperado, es decir, que se consigan los beneficios planificados y por los que la organización o nuestro cliente ha decidido dedicar sus recursos.
Y un gran evento, es un gran proyecto, donde se aplica todo lo anteriormente señalado, pero que debido la importancia que tiene para el cliente suelen ser de alta criticidad para la organización que los promueve. Lo que significa que, si se producen fallos, por ejemplo, en la seguridad, en el acceso al recinto, en las comunicaciones, o en cualquier otra área, el impacto puede ser enorme y generar también un gran impacto en la reputación del mismo. Aspecto clave, sobre todo, para eventos que se repiten anualmente.
Gestión de riesgos: una buena idea
John Digby (Event Safety Alliance –USA-) afirma que “la cultura en los negocios de los grandes eventos y en la música, está evolucionando hacia la seriedad en el cumplimiento de la seguridad”, lo que está derivando en un mayor esfuerzo por identificar, valorar y aplicar planes de respuesta a los riesgos que puedan amenazar el desarrollo de los eventos.
Como también opina Marina Tranchitella (General Manager y PMP de Sport Club International en Sao Paulo), haciendo que la gestión de riesgos sea parte indispensable y fundamental del plan de gestión del proyecto/evento.
Gestión sistematizada
Eventos complejos como el Burning Man, que se celebra todos los años en Black Rock City (Nevada) en el que se reúnen más de 75.000 asistentes. Siendo un punto de encuentro para la creatividad en que se crea un gran campamento temporal y los artistas construyen grandes obras de arte que desaparecerán con el fin del festival.
Utilizan sistemáticamente procesos y herramientas de gestión de riesgos, integrando a todos los participantes en la gestión del evento. Matrices de riesgos, listas, registros de riesgos y mucho más se aplica con éxito para poder identificar y priorizar los riesgos más importantes y, así, poder desarrollar estrategias adecuadas. Además, esta gestión sistemática sirve para consolidar el know how del evento y para que, en las siguientes ediciones, se utilice lo aprendido en la previa.
En este evento en concreto, a su finalización, el equipo realiza una retrospectiva completa de lo que ha ocurrido respecto a lo planificado y al cumplimiento de las hipótesis y riesgos identificados, utilizando estos resultados como punto de partida. Si bien, su estrategia, parte por tratar cada edición como un proyecto totalmente nuevo, algo único, por lo que revisan todos los aspectos como si fuera la primera vez.
Si funciona para los grandes eventos… ¿también para los que no lo son tanto?
Evidentemente… ¡sí!. Tanto es así, que es obligatorio realizar una gestión de riesgos en un evento, aunque sea de forma sencilla. Lo más sencillo sería tan sólo identificar los posibles riesgos. Parece poco, pero no es así. Hay un principio cuando hablamos de gestionar riesgos y dice que: “el mero hecho de identificar un riesgo, reduce su probabilidad de que ocurra o que, si lo hace, su impacto
sea menor”. Es una gran idea, ya que, es cierto que si conocemos una posible amenaza –u oportunidad-, podemos pensar qué hacer para que no nos impacte negativamente en nuestro proyecto. En cambio, si ni siquiera nos la imaginamos… ¡tendremos sorpresas!. Además, estamos haciendo pensar a todo el equipo y resto de interesados de una forma más previsora y con visión tanto al corto como al medio
plazo.
Os recomiendo leer uno de nuestros artículos sobre la identificación de riesgos “La mosca que arruinó el proyecto.”
Un ejemplo sencillo
En enfoque hacia la gestión en el caso que estamos hablando lo podemos ver con un ejemplo muy sencillo. Imaginemos que tenemos que organizar un evento en el que el aforo es libre (la sala puede albergar hasta 200 personas) y el cliente quiere ofrecer un catering. Y, claro, no quiere quedar mal ;- ).
El problema es que no sabemos cuánta gente va a acudir. Es habitual usar alguna aplicación como eventbright para controlar los asistentes que se han apuntado. En el caso que analizamos, se han apuntado 120 personas. La pregunta es ¿para cuántas personas se debe comprar el catering?. Si nos quedamos cortos, los asistentes quedarán insatisfechos y nuestro cliente dará una imagen pobre, y si nos pasamos, estaremos malgastando el dinero de nuestro cliente.
¿Cómo lo hacemos?
Podemos aplicar gestión de riesgos desde la planificación del evento. Y para eso, como estamos hablando del futuro tenemos que usar hipótesis; algo que consideramos como cierto y que necesitamos para nuestra planificación y que deba comprobarse si se cumple o no. Y también sobre la que podemos valorar los riesgos.
Un ejemplo de hipótesis puede ser:
En base a eventos similares que hemos organizado, aparecen normalmente entre un 5-10% de asistentes que no se han apuntado. Pero, al ser un evento gratuito, entre el 30-40% de los apuntados no asiste, por lo que el número de asistentes planificados sería: Vamos a usar una técnica de estimación PERT, con 3 escenarios: el más probable, uno optimista y otro pesimista.
La estimación sería de 85, podemos contar con un margen razonable de un 10% por lo que el catering lo contrataríamos para 94 personas.
¿Dónde está el riesgo?
A partir de aquí podemos pensar en posibles escenarios, como, por ejemplo, qué pasaría si vienen todos y alguno más que no estuviera apuntado… La clave es pensar sobre ello, y dependiendo del proyecto, de su importancia, criticidad, etc, diseñar una estrategia para luchar contra él.
Básicamente, podríamos:
• Eliminarlo: contratamos para 150 personas o directamente suprimimos el servicio.
• Lo podemos mitigar: Contratando comida pre-cocinada o que se pueda elaborar en el propio evento.
• Aceptar: no hacemos nada y, conscientemente, asumimos lo que pueda ocurrir.
• Idear un plan de contingencia en el que planificamos de antemano qué haríamos en caso de que se produjese el evento del riesgo.
Como podemos ver, la gestión de riesgos, que funciona y que se está utilizando en los grandes eventos para protegerlos y asegurar sus objetivos, la podemos (debemos) aplicar también, a cualquier evento que tengamos que organizar, y así nos aprovechamos de sus beneficios.
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