Mª José Valls, directora del Centro de Congresos de Elche y responsable de la Gestión de Eventos en VisitElche, es una de las profesionales invitadas en el Experto Universitario en Organización de Eventos, Protocolo y Comunicación. Conoce su trayectoria y experiencia en el ciclo de entrevistas de docentes IMEP.
Cuéntenos un poco sobre su formación académica y en qué medida ha influido en su trayectoria profesional.
Tengo la Diplomatura de Técnica en Empresas y Actividades Turísticas (TEAT) y la influencia de esta formación en mi trabajo ha sido decisiva. Soy funcionaria de carrera, y mi puesto siempre ha estado vinculado al Departamento de Turismo del Ayuntamiento de Elche. Muy en mis inicios trabajé en la Oficina de Turismo de Elche y posteriormente, tras presentarme a una nueva oposición, ocupé un puesto de Técnica de Turismo para de la gestión del Centro de Congresos.
¿Cómo es su día a día como directora del Centro de Congresos de Elche?
Si se trabaja en el sector de la organización de eventos hay que tener en cuenta muchos detalles. Cada día me dedico a prever, organizar, coordinar y supervisar. Esas son para mí las acciones que consiguen que todo funcione.
A pesar de esta planificación previa, mi día a día suele ser bastante imprevisible ya que siempre van surgiendo asuntos no previstos y que hay que atender, entre otras cosas. Normalmente se trata de personas que vienen sin cita pero que son potenciales clientes del Centro de Congresos, por tanto, hay que dejarse todo y atenderles siempre que se pueda.
¿Cuál ha sido su mayor logro en el cargo que desempeña?
No podría hablar de tan solo un logro sino de muchos. Me refiero a cada evento, acto reunión, que se desarrolla como el cliente desea y que alcanza las expectativas para todos. Es lo que más me satisface.
De todos los eventos organizados en el Centro de Congresos de Elche, ¿cuál ha supuesto un mayor desafío y por qué?
Son muchos los eventos en los que hemos tenido que realizar un sobresfuerzo o potenciar nuestro ingenio para que pudieran celebrarse. Por ejemplo, en un congreso se vendieron más espacio de exposición del que disponíamos, y aunque no tuvimos nada que ver con la equivocación sí que nos implicamos en la solución. Alquilamos una carpa que se instaló de forma contigua al Centro de Congresos en la que se pudieron ubicar todos los expositores.
¿Nos cuenta sintéticamente sobre un evento reciente que se haya celebrado en el espacio y del que esté orgullosa?
Os voy a hablar de una convención de Speedo que se celebró aquí, y de la que me siento orgullosa del resultado. Se trataba de presentar la nueva colección de la marca a nivel internacional a todos sus comerciales. Speedo es actualmente el mayor vendedor del mundo de trajes de baño y productos tanto de uso cotidiano como para natación competitiva.
El trato con el cliente fue exclusivamente por correo electrónico y teléfono ya que se encontraban en Inglaterra y no previeron una visita de prospección para conocer el espacio, por lo que no sabían exactamente lo que iban a encontrar a su llegada.
Las necesidades eran dos espacios para la exposición del producto, con luz natural y fácilmente convertibles en espacios de reunión, con todos los medios técnicos para realizar presentaciones audiovisuales de gran calidad. Además había que ofrecer un almuerzo cada día (total 4) para unas 40 personas, y coordinados con el hotel para que ningún plato se repitiera en la cena.
El resultado fue fantástico, con gran satisfacción por parte del cliente que cuando llegó tenía todo montado según sus peticiones y descripciones.
Desde su experiencia, ¿cuáles son las claves para organizar y comunicar correctamente un evento?
Creo que es fundamental organizarlo con tiempo, poder mantener reuniones con todas las partes implicadas, para que todos sean conocedores del objetivo del evento y que cada uno desde su posición trabaje para conseguirlo. No hay que olvidar que mi trabajo consiste en que los espacios alquilados estén en condiciones y adaptados a las necesidades del cliente y son normalmente los organizadores quienes se encargan de comunicar el evento en sí. Podemos apoyar esta comunicación desde las redes sociales del Centro de Congresos, pero el peso de la misma recae en ellos.
¿Qué consejos le daría a los futuros alumnos del Experto Universitario en Organización de Eventos, Protocolo y Comunicación?
Es difícil dar un consejo, pero hay uno con el que creo que no me equivoco: hay que trabajar mucho para todo. En vuestra fase actual de estudio el esfuerzo de hoy será la recompensa de mañana y, por supuesto, luego dedicar un tiempo importante para la búsqueda activa de trabajo y una total dedicación una vez que se consigue. Con trabajo todo llega.
Deja una respuesta