La negociación es un hecho consustancial al ser humano y una herramienta absolutamente imprescindible para un profesional de la Organización de Eventos, el Protocolo y las Relaciones institucionales. Ya sea enfocado a lograr los objetivos establecidos por la marca, la gestión de proveedores, la discusión sobre las posibles soluciones entre los miembros de un equipo de trabajo, el manejo de crisis in situ, la presentación de informes y resultados, relacionado con un acto protocololario o, de forma ineludible, en el ámbito de la Diplomacia pública y las Relaciones internacionales.
Y, para ello, quizás negociemos de forma natural, es decir, sin necesidad de una formación o entrenamiento previo. De hecho, lo hacemos de forma no consciente desde el instante mismo de nuestro nacimiento. Por lo que podríamos decir que es un instinto humano tan primario, que pronto es emulado por otras capacidades o habilidades menos influenciadas por una necesidad de supervivencia. Un hecho que nos permite afirmar que, de manera natural a lo largo de nuestras vidas, estamos produciendo intercambios negociados.
El ámbito laboral no es una excepción. Actualmente todos asumimos uno de sus elementos consustanciales: el conflicto como un factor inherente a nuestra cotidianeidad. De hecho, en el ámbito profesional, al Event Manager de hoy no se le pide que evite el conflicto, sino que lo haga constructivo: que aprenda a resolverlos. Todo ello nos conduce a pensar en la necesidad de manejar las denominadas “Técnicas de Negociación” como una condición sine qua non para el desempeño óptimo de su trabajo.
Con este fin y, al igual que un entrenador de un equipo de fútbol diseña la estrategia más adecuada para obtener un buen resultado en un partido, hemos de elegir la estrategia que mejor se adapte a la negociación y a los objetivos que queremos obtener con ella. La estrategia será el marco general en el que se van a mover nuestras acciones y determinarán, en gran medida, las conductas, actitudes y estilos que adoptaremos. Por ello, antes de lanzarnos a la negociación, es recomendable definir la estrategia que vamos a adoptar. Es decir, de qué manera queremos “jugar”.
Las estrategias de negociación
Actualmente, existen tantas estrategias de negociación como negociadores. Entre ellas, las denominadas las “dos grandes familias de negociación”, ambas contrapuestas: la negociación competitiva y la negociación cooperativa.
La primera se mueve buscando más el beneficio para uno mismo, contemplando a la otra parte negociadora como a un rival; mientras que la negociación cooperativa tiene un espíritu más colaborativo en el que se da más importancia a la satisfacción de los intereses de ambas partes. Lógicamente, no hay una estrategia preponderante o mejor que la otra. Son formas diferentes de entender la negociación e igualmente válidas. Su efectividad dependerá de su adaptación al caso concreto de la negociación que se vaya a llevar a cabo, estudiando el modelo o método que estratégicamente es más conveniente utilizar. Entre ellos:
Obviamente, cada uno de estos modelos posee sus propias características y, por ende, también sus pros y contras. Entre ellos, uno de los más utilizados para llevar a cabo negociaciones en los ámbitos de la Organización de Eventos, el Protocolo y las Relaciones institucionales, es el Método Harvard (Fisher, et. al., 1981), por ser un modelo de negociación de tipo cooperativo centrado sobre todo en la parte psicológica de la negociación. Este método, recogido en la obra “Getting to yes: Negotiation Agreement Without Giving In” escrita por Roger Fisher y William L. Ury, se basa en la búsqueda de diferentes soluciones posibles a través de la detección de las necesidades que son ineludibles o fijas y las que son flexibles, para lograr un acuerdo beneficioso para las partes.
El Método Harvard
El Método Harvard de negociación viene definido por cuatro principios básicos:
- Centrarse en intereses, no en posiciones.
- Separar la posición o rol de la persona.
- Desarrollar el mayor número de opciones.
- Basar el resultado en criterios objetivos.
Además, el Método Hardvard comprende 5 fases que vemos a continuación.
FASE 1. Saber detectar las necesidades
Por ejemplo, poniendo en práctica la Teoría de la Motivación Humana de Maslow o la Pirámide de Niveles Neurológicos de Robert Dilts, las cuales nos posibilitarán obtener conclusiones sobre las necesidades con que la otra parte negociadora afronta la negociación. Igualmente es importante tener claras las necesidades propias que nos mueven a la negociación. En este modelo, el mejor acuerdo será aquel que satisfaga mejor las necesidades de ambas partes.
FASE 2. Elegir un estilo propio de negociación
Teniendo en cuenta su utilidad distinta y nuestro conocimiento e información sobre la otra parte y la finalidad de la negociación.
FASE 3. Considerar las variables del entorno
O lo que es lo mismo, las circunstancias que rodean la negociación y que pueden tener relevancia para la misma, como el lugar o la hora de la negociación.
FASE 4. Saber crear las tácticas y contratácticas más apropiadas al contexto
Utilizarlas “inteligentemente” puede ser clave en una negociación pues nos pueden facilitar la consecución del objetivo con que afrontamos la negociación.
FASE 5. Aplicar los siete elementos de la negociación
Alternativas, intereses, opciones, legitimidad, compromisos, comunicación y relación. Estos componen la base sobre la que se asienta este método y que es necesario cumplir para que se produzca un acuerdo eficiente desde el punto de vista de los creadores de este modelo.
En resumen, lo más recomendable para un Event Manager es, en primer lugar, tener claro cuál es el objetivo que desea lograr y, en segundo lugar, experimentar y mejorar a través de la experiencia sus dotes como negociador, probando los diferentes estilos, estrategias, modelos o tácticas de negociación, de manera que los resultados y los acuerdos alcanzados sean los más beneficiosos para uno mismo y para el entorno de la Organización de Eventos, el Protocolo y las Relaciones Institucionales.
Como afirmaba Albert Einstein: “dar ejemplo no es la principal forma de influir en los demás. Es la única”.
Autora: Ana Tomás, docente de IMEP.
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