Sandra Fernández es una de nuestras alumnas del Máster Oficial en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales del curso 2017/2018. Dentro de poco presentará su TFM sobre Turismo de Eventos. Actualmente organiza bodas para la Finca Jardinade junto a Sandra Carbonell, antigua compañera del Grado en Publicidad y Relaciones Públicas (también alumni IMEP). Tiene una cuenta profesional en Instagram donde publica su día a día como Wedding Planner.
¿Cómo surgió Weddings Alicante? ¿Y por qué?
Me planteé crear esta cuenta para poder compartir todo lo bonito del mundo de las bodas desde mi perspectiva como responsable de protocolo y coordinadora en las mismas, en el contexto alicantino, con todo lo que ello implica: sol y buen tiempo, y muchas bodas al aire libre.
¿Qué nos podrías contar de la Finca Jardinade?
Considero que Finca Jardinade, la finca donde trabajo, es un muy buen referente de un destino paradisíaco en el que casarse disfrutando de las ventajas de la provincia alicantina, destacando su gastronomía y entorno.
¿Qué es lo más te gusta de la profesión?
Definitivamente, organizar y coordinar. Disfruto organizando las distintas partes del evento, coordinándolas y gestionando los tiempos. Todo ello para crear un evento dinámico y ligero, en el que no haya cabida para el aburrimiento y que haga de ese día tan especial un recuerdo memorable tanto para los novios como para los invitados.
Especialmente, me gusta ayudar en la coordinación de las diferentes sorpresas que se preparan (pues actualmente no hay convite que no cuente con mínimo un par de sorpresas para los invitados o los novios), y es bonito ver como se sorprenden y emocionan después de prepararlo todo para que salga lo mejor posible. En general, me satisface mucho contribuir a crear un día inolvidable en la vida de cada pareja.
Según tu experiencia en la organización de eventos y bodas:
¿Cuáles son las claves para que todo lo planeado salga bien y sea un éxito?
Prepararlo todo con suficiente antelación y tener en cuenta posibles imprevistos que puedan surgir, para no alterar al resto del equipo en el desarrollo de sus tareas y que el evento fluya. Para esto es esencial que haya una buena comunicación entre todo el equipo: protocolo, maître, técnico de sonido y otros. Pues para que el evento salga delante de forma exitosa es crucial que todos estemos constantemente conectados e informados de lo que pasa en cada momento, motivo por el que todos disponemos de un walkie talkie para estar siempre comunicados.
Por otro lado, como he dicho la planificación también es muy importante. Lo que yo hago es diseñarme un guión con todos los detalles a tener en cuenta en la boda, dividido por partes: ceremonia, cóctel, banquete y barra libre. A continuación, en cada parte detallo la decoración que tendrá que haber en cada espacio para cada parte de la boda, las tareas a desarrollar (preparar pizarras, colocar detalles en mesa…), los momentos que se desarrollarán y sus canciones (como en la ceremonia la entrada de la novia o el intercambio de anillos, y en el convite el corte de tarta, por ejemplo), notas a tener en cuenta (sobre todo en la parte del convite, en relación a los comensales, si hay alérgicos que tienen un menú distinto, cuántas mesas van y si hay niños, cuántos, si llevan cuidadores, etc.).
También es muy importante anotar cada sorpresa que los novios quieren hacer para sus familiares o amigos, con qué música y cuándo tendrá lugar durante el evento, para tenerlo todo bajo control. Por supuesto, siempre se debe tratar de prever si se está preparando alguna sorpresa a los novios por parte de los invitados, para encajarla en el evento sin que altere otras partes. Por último, siempre me resulta muy práctico elaborar una checklist en la que apuntar todas las cosas que necesito tener listas para el día de la boda, para confirmar que todo está en orden.
¿Cuál es el problema más frecuente con el que te has encontrado en la organización de un evento?
Como en todos los eventos, pueden surgir imprevistos y esto es algo que siempre hay que tener en cuenta. Que surjan regalos o sorpresas no planificadas, un error en la disposición de las mesas (seating plan) o errores técnicos relacionados con la música, por ejemplo. En esas circunstancias, lo importante es actuar rápido y de forma coordinada para llegar a una solución lo antes posible.
¿Qué suelen pedir los clientes?
Preparar una boda implica mucho esfuerzo y estrés, por lo que las parejas suelen acudir a nosotros como pilar en el que apoyarse y así sentirse menos agobiados. De hecho, desde el momento en el que nos reunimos para confirmar todos los detalles de la boda, mi tarea es liberarles de gran parte de ese peso al tomar nota de toda la información, organizarla y reflejarla en mi guión. A partir de ahí, y con la ayuda de mis compañeros, nuestro objetivo es que cada parte del evento sea como los novios lo han deseado.
¿Hay algo más que te gustaría añadir?
Aunque organizar una boda a veces puede ser muy estresante, la recompensa de hacer feliz a una pareja el día más especial de su vida, hace que valga mucho la pena.
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