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«En los grandes eventos, los nervios te mantienen alerta para que todo salga perfecto» – Sandra Carbonell, alumni IMEP

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Realizaste tus prácticas en el Festival Internacional de Cine Independiente de Elche. ¿Qué puedes contarnos de esa  experiencia?

El Festival Internacional de Cine Independiente de Elche es uno de los festivales de cine que sin duda tiene más relevancia no solo dentro de la Comunidad Valenciana, sino también a nivel nacional como internacional, por lo que desde que me dieron la oportunidad de participar en la organización sabía que iba a ser una de las experiencias más importante de mi etapa educativa.

Desde el principio, la Fundación Caja Mediterráneo (actualmente Fundación Mediterráneo), me brindó la oportunidad de unirme a un equipo de trabajo que consolidaba todas sus fuerzas para que la 40 edición del FICIE fuera una de las mejores ediciones vividas hasta el momento.

Concretamente, Vicente Sanchís como director general del festival, hizo que enseguida cogiera el hilo de una organización que llevaba ya tiempo entre manos y me introdujo en el mundo no solo de la organización de los eventos sino también de la parte más artística, la parte cinematográfica. 

El festival abarcaba muchos ámbitos en los que yo pude participar, como las actividades transversales del FICIE que se realizaban paralelamente a las proyecciones en directo la misma semana del festival.

Recuerdo organizar junto con José María Pallarés, encargado del ámbito de patrocinadores y mano derecha de Vicente,  dichas actividades dentro de los espacios que nos cedían alguno de los patrocinadores más importantes, como eran en su momento L’aljub o El Corte Inglés. Pude participar en la organización de esos mini eventos que nos permitían conectar al público con el festival de una forma más directa, ya que solían ser masterclass de rodaje, talleres cinematográficos y hasta la presentación de proyecciones de una mini serie.

Pero sin duda alguna, el momento de más aprendizaje fue durante la semana del festival y como no, la esperada Gala de Clausura. Fue muy impresionante para mi ver como l’Hort del Xocolater se convertía prácticamente de una día para otro en un lugar de proyecciones de cortos al exterior. El bagaje que tenía por delante el equipo hizo que pareciera fácil el montaje de la gran pantalla de proyecciones, con su equipo técnico, sonido, iluminación, etc. Un gran espacio natural convertido en un “cine de verano” al que cualquier ciudadano de Elche podía asistir, visualizar los cortos y participar en la votación al mejor corto del Público de L’hort.

Recuerdo perfectamente estar terminando el montaje en l’Hort y tener a gente esperando en la puerta para su apertura. Al ser un festival con 39 ediciones por delante, era una de las semanas de verano más esperadas por el público ilicitano. Durante las proyección, lo más importante era llevar la recepción de llegada de asistentes, el reparto de papeletas de votos y después el control de entrega de los mismos que se depositaban en una urna al finalizar las proyecciones.

Ahora bien, la Gala de Clausura era el momento más esperado de todo el festival y para ella trabajamos mucho y muy duro. Durante las semanas previas a la Gala preparamos una escaleta en la que se describe paso a paso lo que iba a ocurrir en L’hort del Xocolater ese mismo día. Desde las presentaciones, hasta la entrega de premios , como las proyecciones finales, todo debía quedar bien esquematizado y medido paso a paso. El trabajo de un año debía de estar reflejado en unas hojas para que nada se saliera del guion.

Paralelamente a esto, recuerdo estar con la confirmación de asistentes hasta pocos días antes. Creando un listado por categorías, según fueran autoridades, directivos, patrocinadores, directores de otros festivales, miembros del jurado, cortometrajistas e invitados en general. Todos ellos clasificados a través de un código de colores que luego nos permitió organizar el protocolo de asiento de cada una de esas autoridades o asistentes según su relevancia del acto de clausura.

Gracias a una buena y exigente organización previa y a la experiencia con la que contaba el equipo de trabajo, formado por personal  organizativo, técnico, equipo de sala con azafatos.., todos hicieron que la Gala de Clausura fuera exitosa. Los nervios de ese día porque todo estuviera perfecto, nos mantuvieron activos durante todo momento y cada uno aportó su granito de arena para que finalmente saliera a pedir de boca. Por ello, tal y como esperaba, mi experiencia como alumna en prácticas en el FICIE fue muy enriquecedora a nivel tanto profesional como personal.

¿Pudiste aplicar lo aprendido durante la carrera?

Desde el principio de mis prácticas en el FICIE estuve haciendo tareas relacionadas con la organización de eventos y el protocolo.

El proceso de organización de un festival a ese nivel es muy complejo y podría contar muchas tareas que llevé a cabo durante mis prácticas.  Sobre todo recuerdo la tarea de organización de los asistentes las semanas previas al festival. La confirmación de invitados es un proceso lento, ya que siempre está en constante cambio. Esta parte era muy importante porque conforme se acercaba la fecha era esencial saber los asistentes para luego formar el protocolo de asientos.

Recuerdo crear junto con otros miembros del equipo un croquis en el que aparecían todas las sillas y la distribución de cada uno de los asistentes por filas, según su cargo o su relevancia dentro del evento, y aún así, el día de antes tener que cambiarlo porque había alguna cancelación o confirmación más. Me gustó mucho poder aplicar los conocimientos sobre protocolo en esta parte concretamente.

Por otro lado, también llevé la gestión de los mini eventos que se realizaron la misma semana de las proyecciones del festival. Cada uno de ellos se organizaba en un espacio y con un público diferente, por tanto tenían una necesidades técnicas y humanas diferentes. Poner en práctica mi capacidad organizativa y de coordinación fue una de las mejores experiencias dentro del FICIE.

Una de las cosas que también me gustó mucho es que pude ver internamente el trabajo de la Fundación Mediterráneo, estuve presenté y ayudé en algunos de los eventos que se realizaron en el Aula de Cultura y en la Biblioteca. Tocar esa parte de eventos culturales dentro de la fundación también fue muy enriquecedor para mi.

¿Qué sacas en positivo de la experiencia vivida en las prácticas?

Todo el aprendizaje y la formación sin duda fue lo mejor que pude llevarme de la experiencia de prácticas en el FICIE. Ahora a la larga lo recuerdo y veo muchas cosas que podría haber aplicado o realizado de otra forma, pero eso me hace darme cuenta de que en ese momento todavía me faltaban muchas cosas por saber y para eso están las prácticas, para aprender.

Por otro lado, una de las partes más positiva de esta experiencia fue el buen ambiente de equipo que tuve desde el principio tanto con mi compañera de prácticas Marina Benavent como con Vicente y José María, al igual que el resto de equipo que trabajaron codo con codo para que todo saliera estupendamente. Creo que el buen ambiente de trabajo generó eso a lo que llaman ganas. Ganas de que la 40 edición fuera una de las más especiales dentro de los años que lleva organizándose el FICIE.

Actualmente trabajas como Wedding Planner, ¿qué puedes contarnos de tu trabajo?

Lo que más me gusta de mi trabajo es  ver cómo las parejas disfrutan del Día B sin tener que preocuparse prácticamente nada más y lo agradecidas que se muestran luego por ello.

Desde la primera reunión que realizamos con los novios, ya conocemos aspectos importantes sobre el día B. Se cierran horarios, se exponen dudas, tareas a realizar y siguientes pasos que dar.  Además, de cerrar un estilo decorativo que normalmente suele seguir una misma línea durante toda la boda. Nuestra función es guiar a los novios durante los meses previos para que disfruten del proceso y se dejen llevar.

Ahora bien, el esfuerzo realizado durante todo un año con cada una de las parejas se ve reflejado en lo que será uno de los días más importantes de sus vidas, por lo que también es un trabajo exigente y sacrificado. Cada pareja confía en ti como su mano amiga desde el principio, aunque evidentemente esta confianza se va generando con el buen hacer y la profesionalidad.

Ser Wedding Planner es una profesión muy emocionante y gratificante

Para mi gusto, el trabajo durante los meses previos es lo más importante para que todo esté perfecto el día B. Mi función como wedding es que todo suceda en tiempo y forma, por ello nuestro gran aliado es el Guion de Protocolo, que se elabora previamente con los novios paso por paso y tiene toda la información necesaria; desde la música que va a sonar, hasta el regalo que se va a entregar o la entrada que se va a hacer… Este guion debe plasmar todo lo que sucederá en cada momento de la boda.

La parte más laboriosa quizás como Wedding es la coordinación de todos los proveedores y servicios que desarrollan sus funciones durante el día B como la empresa Gruporedcarpet. En una boda existen proveedores de diferentes ámbitos como floristería, empresas de sonido e iluminación, autobuses, catering fotomatón, mesa dulce, empresas de alquiler de menaje y materiales decorativos, etc. En definitiva, una infinidad de servicios a los que hay que encajar en un engranaje único con una sola finalidad, que todo salga perfecto.

La sensación como Wedding Planner de terminar el día B, exhausta por el trabajo que conlleva pero feliz porque que todo ha salido de maravilla, es la mejor que conozco hasta el momento, Y no hay nada como leer o escuchar las palabras de los novios al día siguiente dándote las gracias por todo tu trabajo. Eso es lo que te hace amar esta profesión cada día más y más.

¿Consideras que la formación es importante para esta profesión?

Por supuesto que sí, la formación es muy importante dentro de esta profesión. No basta con ser organizada, dentro del trabajo de Wedding Planner también tienes que asesorar a las parejas con temas de protocolo de entradas y salidas, protocolo de mesas, protocolo de llegadas de invitados. Tienes que saber coordinar los diferentes servicios, marcar unas pautas y unos tiempos de realización. Buscar miles de alternativas y sobre todo saber que no hay nada fuera de tu alcance, porque siempre hay una opción B, C y D si hace falta.

¿Qué habilidades consideras que debe tener un event manager?

Para mi gusto, una de las habilidades esenciales que tiene que tener un event manager es ser resolutivo. Mantener la mente activa durante la realización de las tareas es esencial, encontrar soluciones donde otros no las ven es una de la habilidades más importantes ya que siempre surgen imprevistos.

Por otro lado, me parece esencial ser sociable y saber trabajar en equipo, ya que como event manager hay muchas personas con las que vas a tener contacto y muchas de ellas dependen de ti. Como he comentado antes, coordinar los diferentes servicios es una de las tareas más complejas a mi parecer. Por ello, crear un buen ambiente de trabajo considero que es muy importante para que todos los proveedores desarrollen sus funciones a gusto y den la mejor de sus versiones.

Por último, y no menos importante, en este trabajo habitualmente se necesita mucha paciencia. El proceso de organización de un evento, ya sea una boda o cualquier otro tipo, es un proceso pausado y en el que hay que respetar unos tiempos. Es cierto que conforme se vaya acercando el evento, los nervios y las dudas producen momentos de “crisis”. Para solventarlos lo único que hace falta es paciencia y confianza en ti mism@ en que todo saldrá bien porque llevas mucho tiempo trabajando en ello.

¿Qué consejo darías a los futuros estudiantes de IMEP?

Les diría que si de verdad les gusta el mundo de los eventos, IMEP es su lugar. Mi consejo personal es que aprovechen al máximo las oportunidades que ofrece el centro de hacer prácticas en empresas, para formarse bien, tener una buena base y lanzarse en un futuro al apasionado mundo laboral de los eventos. Que trabajen duro para conseguir aquello que se propongan, porque no hay metas cortas ni largas, simplemente metas. Si quieres algo, te formas para ello y trabajas para conseguirlo al final lo consigues.

 ¿Te apetece VIVIR LA EXPERIENCIA IMEP? Para cualquier duda, contacta con nosotros a informate@protocoloimep.com, o llámanos al 900 901 683. También puedes escribirnos un WhatsApp al 673 608 297 o rellenar este formulario.

Archivado en: Experiencia IMEP Etiquetado como: ficie, wedding planner

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