Que la tecnología ha interrumpido en nuestra vida es todo un hecho, en el sector de la organización de eventos en España es un campo que cada día va sumando la importancia que se merece, ya que aporta tanto al evento como al organizador un valor añadido en la gestión, planificación, ejecución y evaluación. para mostrarnos la realidad actual del sector y los nuevas soluciones como las alfombras cuenta-personas contamos con la colaboración de la empresa Ytope.
¿Qué es Ytope?
Después de una sólida trayectoria profesional y muchos años dedicado al sector de la venta de entradas, Manel Férriz (CEO y fundador de Ytope), se dio cuenta de que había un gran vacío en lo que se refiere al control y la seguridad en cualquier tipo de evento con gran afluencia de público (aforos descontrolados, multiplicidad de operadores con la consiguiente variedad de formatos de entradas, gestión compleja de acreditados), por lo que decidió emprender su propio proyecto empresarial y ofrecer lo que denominamos soluciones integrales para eventos.
El objetivo de Ytope no era otro que hacer frente al gran enemigo del sector: el caos y las colas. Para ello se empezó con el control electrónico de las entradas, luego se desarrollaron sistemas de acreditación para prensa e invitados entre otros, y lo siguiente fue el desarrollo de soportes acreditativos como proveedores de pulseras, credenciales, lanyards y numerosos productos que han ido incorporando dispositivos tecnológicos y así combinar la funcionalidad del control de acceso y la validación de entradas. Si todo esto fuera poco, también se ha ido añadiendo el control de aforo y otras soluciones de consumo a nuestro catálogo de servicios.
La empresa aporta a día de hoy, diez años después de su fundación, todas las herramientas necesarias para el control de acceso y aforo para festivales, conciertos, congresos, competiciones deportivas, museos, parques temáticos… etc. con el propósito de que cualquier event manager pueda organizar un evento con absoluto control sobre todo lo que sucede en el recinto a cada momento y sin ningún tipo de contratiempo.
¿Qué soluciones aportáis al event manager?
Depende de las necesidades de cada evento ofrecemos una solución diferente: no es lo mismo controlar el aforo de una fiesta en una sala pequeña que un festival multitudinario en un recinto al aire libre. Pero una cosa es innegable: la mayoría de eventos requieren de soluciones tecnológicas. Y no sólo eventos, sino también los billetes de tren o avión, las entradas de cine… Esto ha dado experiencia al público y ha provocado que éste sea más exigente y reclame inmediatez, cosa que con medios analógicos (listas de invitados y similares) no es fácil conseguir.
Por otra parte, en Ytope trabajamos con todo tipo de organizaciones (empresas públicas, privadas, asociaciones, marcas), en eventos puntuales y también en instalaciones fijas, y de esta forma en cada caso estudiamos qué es lo que hace falta en concreto y proponemos los servicios y productos que se ajustan a cada caso.
El espacio físico, así como el número de días que dura el evento, marcará en gran medida cómo es el control de acceso y de aforo. Depende de la afluencia de público prevista se decidirá por organizar una serie de carriles de entrada y de salida, un acceso específico para medios de comunicación e invitados, etc. Probablemente estas decisiones recaigan en el organizador, aunque nosotros asesoramos para el óptimo funcionamiento de todo el dispositivo; con este fin proponemos el uso de una tipología u otra de soportes acreditativos y una tecnología determinada para la lectura y verificación de entradas y pulseras.
¿En qué eventos?
Progresivamente se ha ido optando por el uso de la tecnología para la gestión de eventos, tecnología que viene en forma de código de barra o código QR incorporado a una entrada, tarjeta o pulsera por lo general. Mediante estos los asistentes pueden entrar en el recinto a partir de la verificación correspondiente (por parte de PDAs u otros lectores digitales) y así evitar fraudes, colas innecesarias, o acceso a zonas restringidas por parte de personal no autorizado entre otros. El caso de invitados, prensa o VIPs puede ser similar o añadir una acreditación específica para accesos exclusivos o determinadas ventajas sobre el público general.
Novedades
El uso de un sistema tecnológico de gestión de acceso y aforo permite recibir información en tiempo real de la cantidad de gente que accede, la posibilidad de generar informes estadísticos, y optimizar recursos técnicos, humanos, económicos… No hay que olvidar que la seguridad del evento es primordial, y si cada individuo que entra y sale queda registrado en el sistema esto nos asegura el control del número de personas que se encuentra dentro del recinto para no sobrepasar el aforo y respetar la legislación vigente.
Desde Ytope aportamos el sistema tecnológico, logístico y de gestión para que el acceso al recinto se lleve a cabo de forma óptima y sin incidencias, y tengamos controlado el aforo total en el recinto, pero como se ha mencionado anteriormente, también somos proveedores de pulseras, acreditaciones, lanyards o tokens, e incluso generamos códigos y print@home para el propio evento.
Evolución
Hemos trabajado en la Expo Zaragoza 2008, el Mundial de Natación del 2013, o los MTV Europe Music Awards en Madrid entre otros eventos. Una experiencia que podríamos destacar es la del Festival de Benicàssim, donde siempre potenciamos que la mayoría del proceso se realice con antelación y online. Una vez en el recinto con una simple lectura de la pre-acreditación y la identificación visual del DNI es suficiente para dejar entrar, colocar una pulsera, requerir el pago in situ, entregar el pack de bienvenida, etc.
Respecto a las novedades, acabamos de presentar nuestras alfombras cuenta-personas en la feria BIME de Bilbao. Sus sensores flexibles de presión multicapa permiten contar cada individuo que pasa por ellas, por lo que colocadas en la entrada y salida del recinto permiten el control de aforo de forma instantánea, es decir, saber cuánta gente hay dentro a cada segundo, minuto, hora, día…
También tenemos pulseras con un chip de tecnología RFID que puede servir para pagar sin dinero en efectivo (sistema cashless), y estamos trabajando en proyectos de innovación como el Photobarcode, que consigue incorporar una fotografía encriptada en el código de barras de una acreditación para que posteriormente una PDA lea el código de barras, lo desencripte y represente la fotografía en una pantalla sin necesidad de consultar con ninguna base de datos.
«Las posibilidades son infinitas. Y en Ytope hacemos estas posibilidades una realidad»
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