La nueva estrella de los eventos: el participante

Teníamos muchas ganas de que llegara esta colaboración, ya que la persona con la que compartimos experiencia en materia de organización de eventos es un espejo donde mirarse, reflejo de trabajo, dedicación y pasión por una profesión.

Para los que se dedican a la organización de eventos no necesita presentación, pero para los que no lo conozcáis, Eric Mottard es un profesional reconocido a nacional e internacional en el sector de la organización de eventos, socio fundador del Grupo Eventoplus (desde 2002 gestiona el portal eventoplus.com, la revista eventos magazine, eventoplus formación y los Premios eventoplus entre otros proyectos) sigue el mercado de eventos de manera constante, analiza y documenta las tendencias y trata diariamente con los mejores profesionales nacionales e internacionales.

Cuando contactamos con Eric para que colaborara en este espacio, nos pareció acertado y así lo venimos realizando, que tratara el tema que él considera más beneficioso para el sector  de la organización de eventos (empresas, profesionales, futuros profesionales, colaboradores, medios…etc.)

Lo dicho, todo un placer poder contar con profesionales de este nivel en nuestro blog, aquí os dejamos la entrada que nos ha preparado Eric Mottard.

La nueva estrella: el participante

¿El participante, la persona para la cual ‘hacemos todo esto’, es la estrella? ¡Vaya obviedad! Pero no: en un sector muy preocupado por escenografías, atareado con gestión de transfers y rooming lists, y donde las decisiones se toman entre una agencia y su cliente sin que el asistente tenga mucho que decir, nos habíamos olvidado de que todo esto solo tiene sentido si implicamos al asistente.

¿Por qué este cambio? Varios factores lo causan:

• el desarrollo de las redes sociales, que llegan sin complejos a los eventos e imponen la idea de participación

•  el desarrollo de tecnologías que permiten implicar al target de forma mucho más efectiva (votación en directo, apps que permiten interactuar entre asistentes o con el speaker)

•  el creciente número de formatos más democráticos, participativos, innovadores (¡cuántos espacios de coworking han aparecido en nuestras ciudades!)

•  los avances de la neurociencia y otras disciplinas que nos dicen que un asistente pasivo es un asistente desconectado

•  los smartphones que hacen que un target no implicado pueda irse a cualquier sitio (mentalmente)

• los millenials, generación indisciplinada, rápidamente aburrida, llena de ideas y con ganas de participar (la generación X se conformaba más por escuchar medio dormido una larga conferencia esperando el coffee…)

• el movimiento de meeting design, venido del norte de Europa y que impone pensar el evento en función del objetivo pero sobre todo implicando al target

•  la rebaja de presupuestos que hacen más difícil deslumbrar a un asistente con escenografías

Con todo esto, vemos una consciencia creciente del organizador, de que no importa lo que decimos al target; sino que importa lo que entiende él, asimila, acepta, digiere, dice.

Implicaciones: ¿Qué tiene que cambiar en el diseño de los eventos?

Las implicaciones en eventos son múltiples – repasemos algunas (y asegurémonos de que se apliquen en nuestros eventos).

–          Primero, simplemente tratar mejor al asistente, integrando ideas de wellness (techos altos, luz natural, salas que respiran, cuidar la calidad del aire…). El asistente tiene que sentirse bien ante todo. Esto supone también no llenar programas con 18 horas al día de actividades. Por fin se impone la idea de que un buen incentivo tiene momentos libres significativos.

–          Adaptarse a las capacidades de su cerebro. El cerebro humano no puede escuchar dos horas seguidas. No puede leer y escuchar a la vez. Recibe imágenes de forma más efectiva que las palabras. Aprende a base de escuchar/mirar, luego repetir, luego hacer un ejercicio que le haga digerir el contenido… Sesiones de 20 minutos, visuales, amenas, seguidas de una participación relevante, son lo que se empieza a ver, por fin… Si tenemos más medios iremos a entornos inmersivos, una verdadera comunicación hacia los cinco sentidos, etc.

–          Pensar más en lo que este asistente necesita (“what’s in it for me?”) quizás incluso preguntárselo con sondeos pre-evento. Se está acabando el síndrome de la ‘mamma’ italiana, es decir del organizador que enchufa contenidos a un target semi dormido sin preocuparse de qué quieren escuchar.

–          Aplicar formatos participativos. Han surgido un sinfín de formatos basados en la pura participación de la gente, sesiones sin ponentes y con simplemente un moderador (Open Space, Barcamp, Freudian Walk). El mejor formador para un asistente podría ser, simplemente, otro asistente. ¡Dales la palabra!

–          Utilizar las buenas tecnologías. Desde un tweetwall en el evento hasta una app o una herramienta de votación, la tecnología facilita mucho que el asistente deje de ser pasivo. Es hora de utilizarla, siempre con sentido, siempre como una herramienta y no como un juguete o como la estrella del evento.

“Eric es un apasionado del mundo de los eventos, su aportación al sector es indiscutible, y eso se percibe con cada nueva iniciativa que pone en marcha”