Fue San Francisco de Asís en el 1223 quien tuvo la iniciativa de representar la escena del nacimiento de Jesús utilizando personas y animales de verdad, esto le ayudaba a consolidar la realidad del misterio del nacimiento de Nuestro Señor. La idea se hizo costumbre en la Iglesia y hoy en día todavía está presente y lo vemos en muchos hogares, establecimientos, iglesias, entidades, instituciones…, una tradición que se celebra en muchos lugares del mundo y que se representa a través del belén.
Pero no te has planteado alguna vez ¿Quién le ayudo a organizar todo esto? ¿Cómo se planificó todo? y lo más sorprendente ¿Cómo el mensaje de la Navidad ha llegado hasta nuestros días? Seguramente porque un organizador de eventos de la época se pondría manos a la obra, con creatividad, ingenio y una gran visión estratégica.
Nosotros hemos querido plasmar cómo ese “event manager” de la época ordenó todo, y te lo contamos desde el principio:
El briefing
El organizador de eventos iniciaría su trabajo con la elaboración de un briefing, planteándose las siguientes cuestiones:
- Qué mensaje comunicar, por qué comunicar ese mensaje y no otro.
- Marcó los objetivos.
- Qué públicos (stakeholders) iba dirigido el mensaje.
- Qué mensaje central/ idea fuerza debía de aparecer en la mente de los stakeholders.
- Recursos humanos con los que contaba.
- Recursos materiales“un humilde pesebre”.
- De cuánto tiempo y presupuesto disponía“incienso, oro y mirra”.
- Cuál era su competencia “otras religiones”.
- Cómo desarrollaría la comunicación.
- Qué retorno de la inversión (ROI) le supondría.
Una vez que San Francisco de Asís aprobó el briefing el “organizador de eventos” continúo con el proyecto…
La Producción del evento
Storytelling
Había que contar una historia que enganchara desde el primer momento (un Ángel que anuncia el nacimiento del Mesías, un rey llamado Herodes, un viaje que se ve interrumpido en mitad de una fría noche de diciembre por el nacimiento de Jesús el hijo de Dios en un humilde pesebre, y para finalizar la visita de Tres Sabios o Magos llegados desde Oriente).
Escenografía
Pensó una escenografía relacionada al mensaje que personalizan el espíritu de la Navidad, un pesebre donde se encuentra María (que representa la fidelidad y el amor a Dios), José (la obediencia y la fortaleza) y el niño Jesús (la guía espiritual)el buey (que mantiene caliente al niño Jesús), la mula o el burro (la humildad), el Ángel (que representa la bondad, el amor y la misericordia) y la estrella que guió a los Tres Reyes Magos (la renovación) que representan el poder sacerdotal y real que se percibe en sus obsequios (oro, incienso y mirra).Los pastores son la sencillez y las ovejas que guían, la docilidad y la confianza.
El timeline
El organizador preparó una escaleta en dos tiempos: la noche del 24 al 25 de diciembre con el Nacimiento de Jesús y la noche del 5 al 6 de enero con la llegada al de SSMM.
El evento
Sin lugar a duda se creó un evento con una visión estratégica a largo plazo estableciendo un objetivo principal “expandir el mensaje de la Navidad al mundo”, y con otros objetivos secundarios como el de dejar legado y asegurar que en el mundo se continúe con esta tradición.
La organización previa al evento
Como se puede observar en las imágenes, una vez montada la escenografía “un humilde pesebre en la ciudad de Belén” se inicia el ensayo general de los agentes implicados que sirve para que todos participante conozcan cuál será su función en el evento.
El día del evento
Un evento que se representa simultáneamente en muchos lugares del mundo requiere de una cierta dificultad técnica, pero gracias a la coordinación y planificación del profesional de la “organizador de eventos” está todo bajo control.
El post evento
Durante los 365 días posteriores a la ejecución del evento, no penséis que no se trabaja, que todas las figuritas del belén vuelven a su caja para ser guardado en el altillo de los almarios junto a las guirnaldas y otros adornos. El organizador de eventos continúa evaluando los resultados, los puntos débiles y los puntos de mejora para que cada principio de diciembre familias, empresas, instituciones…etc. saquen de las cajas estas figuras y se inicie la magia de la Navidad.
“El boca a boca”
O también conocido como el buzz marketing, fue una estrategia muy bien ejecutada por parte del “organizador de eventos de la época” ya que el mensaje de la Navidad fue pasando de persona en persona consiguiendo que llegue hasta el año 2014.
En los tiempos que corren nos puede parecer extraño casi imposible cómo organizó el evento sin el soporte que nos proporcionan las redes sociales (Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram) pero un buen profesional conocedor de otras técnicas del Marketing sabe sacar de la chistera sus mejores trucos para sorprender al público.
El retorno de la inversión (ROI)
Un indicador que todo event manager debe de plantearse en cada evento que inicia, se trata de un indicador que evalúa la efectividad de la inversión que se ha realizado y que supone una herramienta indispensable para el organizador de eventos, ya que al obtener datos sobre el evento le permite analizarlos, estudiarlos y además le son de gran ayuda a la hora de plantear próximos eventos.
¡Estamos convencidos que el “organizador de eventos de la época” utilizó está guía, que fue un creativo, un generador de experiencias que supo planificar estratégicamente la organización y la comunicación, trabajando el briefing y consiguiendo resultados más que evidentes que la ilusión de la Navidad se encienda en el mundo cada mes de diciembre.
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