Meetmaps es una plataforma tecnológica para la gestión y organización de cualquier tipo de evento y sector. Han trabajado para empresas como Volkswagen o Grupo eventoplus y colaborado en eventos como BIME PRO, BED (Barcelona Event Day), Meeting & Incentive Summit (MIS), y muchos más.
En IMEP seguimos de cerca las publicaciones de su blog, te recomendamos que leas sus artículos, especialmente Dónde estudiar organización de eventos y protocolo y Cómo introducir el Neuromarketing a tus eventos. Si quieres saber más sobre la empresa y aprender sobre determinadas tecnologías aplicadas a los eventos y cómo estas generan más engagement en los asistentes, lee entrevista que le hicimos a Gerard Salvi, cofundador y CEO de Meetmaps.
¿Qué es Meetmaps?
Meetmaps es un software que ayuda a los organizadores de eventos a crear engagement y ahorrar tiempo a través de distintas herramientas como la web de registro, la app de evento o el sistema de check-in. Actualmente hemos conseguido ser una de las plataformas más ponentes del mercado, nuestro servicio lo usan tanto empresas como eventos de primer nivel como Volkswagen, HP, Desigual, Huawei o Sónar+D.
¿Cómo surgió la idea y por qué?
Como muchos emprendedores, empezamos asistiendo a todo tipo de eventos con el fin de conocer, conectar y aprender cómo sacar adelante un negocio. Vimos que el potencial de un evento se encuentra en el público, en conseguir que se genere una gran interactividad entre ellos y que se despierte un gran interés hacia el evento, que los motive y que para ellos tenga una razón de ser.
Es por eso que vimos la necesidad de crear una plataforma donde los asistentes pudieran conectar de una manera más social a través de un chat. Y con el tiempo, lo que empezó siendo un chat como tal, se acabó convirtiendo en una aplicación con todas las funcionalidades necesarias para que los organizadores puedan comunicar, gamificar y seducir a sus asistentes a través de una gran experiencia antes, durante y después del evento.
De hecho, ahora hará unos meses, hicimos un gran salto, consiguiendo adopciones de hasta el 98% cuando sincronizamos la app con el sistema de registro al evento y el control de acceso a través de un código QR dentro de la misma aplicación, cerrando así el ciclo del asistente.
¿Qué eventos se pueden organizar con Meetmaps?
Gracias a la versatilidad de la plataforma se puede usar para todo tipo de eventos profesionales, ya sea para una gran convención, congreso o feria como para eventos de un día o conferencias.
¿Qué diferencia a Meetmaps de otros softwares similares?
Nuestra gran y principal diferencia es que ofrecemos las herramientas para gestionar todo el ciclo del evento de forma sincronizada, esto evita tener que usar varias plataformas ahorrando tiempo, errores y dolores de cabeza. Otro aspecto que nos diferencia es nuestra visión de que cada evento es distinto y se requiere de una tecnología que sea lo suficientemente versátil para adaptarse a cada tipo.
De todas las modalidades de eventos que se pueden organizar con Meetmaps, ¿cuál es la más popular? ¿Por qué es importante el uso de la tecnología?
Para que te hagas una idea, actualmente los eventos que usan Meetmaps engloban muchas modalidades: conferencias, convenciones internas, festivales, formaciones, etc. y aunque cada uno tiene sus particularidades, todos tienen necesidades tecnológicas a la hora de ahorrar tiempo o mejorar la experiencia del asistente.
Por un lado, los organizadores de eventos están interesados en hacer mejor, más rápido y con menos errores su trabajo y esto pasa por utilizar un software que les ayude en el proceso. Por el otro lado, los asistentes de hoy en día utilizan el móvil para todo y no esperan menos cuando asisten a un evento. Por ejemplo, según un estudio de Capterra, el 74% de los asistentes esperan poder utilizar una app cuando va a un evento. Esta combinación de necesidades hace que cada vez sea más extraño encontrar eventos “no tecnológicos”.
Adaptar tu evento a los Millennials es posible leyendo este post https://t.co/704d2aDVRC pic.twitter.com/7IPdgAcCWs
— Meetmaps (@Meetmaps) 12 de febrero de 2019
De todas las empresas con las que habéis podido trabajar, ¿qué evento ha supuesto un mayor reto y por qué?
Nuestro principal reto es la propia herramienta y como es capaz de ayudar al organizador en cada uno de los eventos. Si que es verdad, que con expertos en ella, nos sentimos cómodos escuchando los retos de cada uno para ayudarles a usarla de la mejor manera (un poco como consultores tecnológicos). Pero nos gusta mucho acompañar a aquellos que desde el momento inicial piensan la experiencia del evento incluyendo la tecnología ya que son los que consiguen unos mejores resultados.
Como anécdota, recuerdo un evento que reunió a los profesionales del sector creativo y digital y necesitaban una herramienta para facilitar el networking entre los 5.000 asistentes. Implementamos la app con sus módulos de interacción, ¡y lo logramos! Más del 90% accedieron a ella, tuvo más de 15.000 visitas antes del evento y se generaron más de 160.000 interacciones de networking y más de 10.000 mensajes entre asistentes.
Tenéis tres productos orientados a facilitar tanto la experiencia digital de un evento como la recopilación de datos a través de una app, web de registro y check-in. ¿Es el big data el nuevo oro en eventos?
Una de las ventajas de la tecnología para eventos es que te permite recopilar mucha información y medir varios aspectos del evento. Desde los más básicos como el total de asistentes registrados hasta aspectos más complejos y de más valor para un equipo de marketing como los temas de interés de los asistentes: ¿Qué han visto en la app?, ¿Qué han guardado en su agenda?, ¿Qué documentos han descargado?
Nosotros siempre decimos que una buena definición de los objetivos del evento son clave para medir de manera correcta. Por esto siempre le preguntamos a nuestros clientes cuando hablamos de recoger datos: ¿Que quieres conseguir con el evento?
Sobre el engagement de los asistentes a un evento:
En general, ¿cuáles son las tecnologías imprescindibles para generar un impacto positivo?
El engagement es algo que se consigue dando al asistente la oportunidad que participe y encuentre un valor en el evento. Muchas veces será el contenido, los ponentes de nivel, pero otras el deseo de ganar un premio o hacer contactos. Una app permite que el asistente este en contacto con el evento desde el momento en el que se registra y puede incluir opciones que hagan más fácil generar el sentimiento “esto no me lo pierdo”.
¿Cuál es la mejor tecnología para en el caso de las acreditaciones?
Actualmente estamos potenciando mucho la opción de tener la acreditación dentro de la app del evento. La idea es que la acreditación pueda funcionar igual que cuando compras un billete de avión o vas al teatro.
Estamos saturados de aplicaciones en el móvil, ¿cuál es la ventaja de usar una app de evento? ¿Habéis tenido buenos resultados?
Los asistentes no se descargan la app si es una replica de lo que pueden acceder desde una web. La clave está en hacer que una parte del evento requiera del uso de la app. Por ejemplo, que tengan la acreditación dentro, que reciban información exclusiva, que les permita contactar con otros asistentes, entre otros.
¿Qué opinas sobre el sector de la organización de eventos en España y Europa?
Creemos que en un mundo tan digital como el actual, el evento está ganando mucho peso como una forma de crear un recuerdo positivo en las personas. Ya sea de gran tamaño o con formatos más reducidos, esta tendencia implica que cada vez más se van a necesitar profesionales formados para organizarlos. ¡Y esto es una buena noticia para todos los estudiantes de vuestra escuela! En este sentido queremos compartir con todos ellos que existen herramientas que les pueden ayudar a hacer más sencillo y menos caótico su trabajo, sobre todo cuando tengan que gestionar un volumen alto de asistentes.
Para terminar, ¿cuál es vuestro próximo proyecto o reto?
Uno de nuestros retos más próximos para este 2019 es poder aplicar las nuevas herramientas de gamificación, que hemos lanzado estos últimos meses, en eventos grandes o ferias. Ahora la app te permite lanzar objetivos a tus asistentes para que jueguen y se diviertan buscando QR entre los stands o ponencias, compitiendo a resolver los quizz o tests en menos tiempo, después de una formación o incluso compartiendo contenido en las redes. Sabemos que es una de las novedades más demandas para este 2019 y la verdad es que ha sido genial en los pilotos que hemos hecho.
Foto principal: De izquierda a derecha, Moises Huesca (CTO), Cesc Riera (CMO) y Gerard Salvia (CMO).
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