¿Cómo es trabajar durante ocho meses como wedding planner? La respuesta la tiene la alumna de 4º de gado Erika Gayete al haber hecho prácticas como coordinadora de bodas en la Masía Durbá de Castellón. Le preguntamos por su experiencia durante estos meses.
Pregunta: ¿Cómo conseguiste estas prácticas?
Respuesta: La Masia Durba se trata de un venue para eventos con renombre en el Alto Palancia, Castellón. Por lo que en el momento en el que yo me planteé hacer prácticas y comenzar conociendo el mundo de las bodas, intenté ponerme en contacto con ellos. He de decir que yo contaba con la facilidad de tener a una amiga trabajando dentro y me comentó que estaban buscando a alguien con mi currículo, así que no me pusieron ningún tipo de impedimento.
P: ¿Qué puesto desempeñabas y cuáles eran tus funciones?
R: Como ayudante de coordinación mis funciones englobaban:
- Gestionar los proveedores el día del evento.
- Decoración básica de la masía y de los buffets.
- Colocación del sitting.
- Gestión de invitados.
- Coordinación con DJ y Maître a lo largo del evento para los momentos especiales del mismo.
- Trato y orientación de los novios a lo largo de todo el día.
P: ¿Puedes describir cómo te organizabas en un día de celebración de un evento?
R: Comenzaba el día del evento controlando el montaje y decorando las mesas para los buffets, además, colocaba el sitting y los regalitos de los invitados.
Momento previo a la ceremonia:
Era la encargada de atender a los novios y recibir a los maquilladores, peluqueros, fotógrafos… y ubicarlos en su respectivo lugar. Una vez que comenzaba el evento recibía a los invitados y los conducía por el recinto, comenzando en el pre-cóctel.
Momento ceremonia:
Me coordinaba con el Dj, el oficiante, la maître y mi superiora para poner la canción indicada a lo largo de la ceremonia.
Momento cóctel:
Al finalizar la ceremonia daba comienzo el picoteo previo al convite, aquí simplemente ubicaba a los músicos (cuando había música en directo) y controlaba que todo anduviera correctamente.
Momento convite:
Mis funciones se basaban en coordinar las canciones en los momentos especiales del convite, acompañando a los novios y comunicándoles qué se iba a hacer en todo momento.
Momento fiesta:
Finalizaba mis funciones con el baile de los novios, conducía a todos los invitados a la zona de la fiesta y preparaba a los novios para que pudieran dar comienzo con su baile nupcial.
P: ¿Puedes compartir alguna experiencia en la que tuvieses que resolver un problema de último minuto durante un evento?
R: He tenido varias, pero una de ellas creo que fue a principios de verano, cuando los novios insistían que querían absolutamente toda la boda al aire libre, a pesar de que las probabilidades de que lloviese eran muy altas. De hecho, ese día llovió muchísimo y tuvimos que montarlo casi todo bajo las carpas. Por suerte, en torno a media hora antes de que diera comienzo la ceremonia dejó de llover y pudimos moverlo todo a contra reloj al descubierto para poder realizar la boda como ellos querían. Nos lo agradecieron posteriormente, la implicación y la atención.
P: ¿Cómo gestionabas la coordinación entre proveedores, como floristas, catering y músicos, para asegurar un flujo sin problemas durante el evento?
R: Previamente se les comunica el rango de horas en el que pueden hacer acto de presencia y se les comunica por donde entrar y su zona de trabajo, igualmente mi trabajo en esos días también es recibirlos y ubicarlos, además de estar atenta por si necesitan algo.
P: ¿Cómo mantenías una comunicación efectiva con los clientes para entender sus necesidades y asegurarte de que estuvieran satisfechos?
R: Yo solo me comunicaba con ellos el día del evento y el día posterior.
El día del evento se les escucha a lo largo de la velada y se sobreentiende cuál es su opinión, de hecho, ellos te lo van diciendo, además de alguna pregunta de “¿todo bien? “. Algo tan simple como eso te informa un montón.
El día siguiente, al bajar a desayunar, hacemos una mini reunión informal de cuáles fueron sus opiniones y como vieron el día.
P: ¿Has tenido que trabajar con presupuestos ajustados? ¿Cómo lograste maximizar los recursos disponibles sin comprometer la calidad del evento?
R: En las bodas con presupuesto más limitado solemos utilizar todos los materiales que hay en el gran almacén de la masía, no se tira nada y se intenta aprovechar todo al máximo.
P: ¿Cuál fue el evento más desafiante que organizaste en la finca de bodas y cómo lo manejaste?
R: El que yo considero el más desafiante se trató de mi primera boda “sola” donde mi superiora, la que me guiaba en esos días, fue invitada en una boda en la masía. Ese día el timing lo terminé y llevé a cabo sin un superior que me guiara. Parece algo fácil de decir, pero tener a tu jefe de invitado te supone un nivel de exigencia superior. Afortunadamente, la presión no me bloquea y fui capaz de terminar la boda con éxito.
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