María, alumna de 3º de grado, acaba de volver a sus clases después de pasar un intenso fin de semana en Ámsterdam en el evento en el que llevaba trabajando dos meses: la XV edición de la World Bulk Wine Exhibiton. Le preguntamos sobre su experiencia, lo que ha aprendido y las sensaciones que le ha dejado esta magnífica oportunidad.
Pregunta: María, estos últimos meses has estado haciendo prácticas en el departamento de protocolo de la XV edición de la World Bulk Wine Exhibiton. ¿En qué consiste este evento?
Respuesta: La WBWE es una feria internacional de gran relevancia para el sector del vino a granel. Además, es un punto de encuentro tanto para vendedores como compradores para que expongan sus nuevos productos a nuevos mercados. Este año en Ámsterdam se han reunido aproximadamente 250 bodegas de todo el mundo. Es un evento organizado por una empresa manchega llamada Pomona Keepers, que desarrolla ferias internacionales, eventos y numerosas actividades relacionadas con el sector del Aceite, el vino y el mundo rural.
Previamente a la WBWE, se organiza un concurso etnológico, Internacional Bulk Wine Competition IBWC. Se trata del único concurso que premia mediante un jurado especializado en el sector del vino la calidad de los mejores vinos a granel.
P: ¿Cuáles han sido tus funciones?
R: Han sido unas prácticas en las que he disfrutado y aprendido a partes iguales, desde el minuto uno en el que Diana Rubio me preguntó si estaba interesada en hacer prácticas en este evento estuve involucrada como una organizadora más. Algunas de mis funciones previas al evento eran mandar invitaciones a autoridades tanto nacionales como internacionales, crear secuencias protocolarias para los días del evento, preparación de la inauguración como el corte de cinta, colocación de autoridades para las fotos que se hacían en la feria, preparación y entrega de regalos para los ponentes… Ha sido una gran experiencia.
P: Te desplazaste hasta Ámsterdam donde se celebró el evento, ¿qué impresiones te llevaste al vivirlo in situ?
R: Al estar trabajado este evento desde casa no era consciente de las dimensiones reales del evento que estábamos tratando. Cuando llegué vi que era mucho más de lo que yo me había imaginado, porque realmente en mi casa no era capaz de creer que estuviese organizando un evento de esta magnitud.
P: ¿Cómo se organiza el protocolo de un evento así? ¿Cuántas personas erais en el equipo?
R: Para organizar el protocolo de este tipo de eventos necesitas tener muchísima coordinación y confianza en tu equipo, ya que son numerosas cosas de las que tienes que estar pendiente, cosas que el equipo de protocolo solo sabe hacer. Y, por supuesto, saber solucionar cambios de última hora sin perder la calma. En el Departamento de Protocolo éramos solo dos Diana Rubio y yo, pero nos uníamos con otros equipos para llevar a cabo ciertas cosas del evento.
P: Hasta la celebración del evento, ¿cómo estuviste realizando las prácticas? ¿De manera online?
R: Pues empecé mis practicas dos meses antes de la realización del evento. Desde el principio he estado trabajando online desde casa, nosotras teníamos una lista de tareas que desde el departamento de protocolo teníamos que ir haciendo previo al evento, como por ejemplo mandar todas las invitaciones tanto a las autoridades, invitados externos, los ponentes de las charlas de la feria, jurado del concurso WBWC, además hacer montaje de mesas, preparación de materiales…
P: ¿Qué ha sido lo que más has disfrutado de esta experiencia?
R: He disfrutado absolutamente todo, desde el montaje, los días del evento hasta la clausura final con todo el equipo que hizo que todo saliese increíblemente bien. Para mí ha sido una oportunidad única, me he dado cuenta, una vez más, que el protocolo y los eventos ya forman parte tanto de mi presente como, por supuesto, de mi futuro.
P: ¿Crees que podrías haber desempeñado las mismas funciones sin todo lo que has aprendido en IMEP?
R: Sinceramente, creo que no. Es difícil desempeñar estas funciones si no tienes ciertos conocimientos sobre ello. No solo hablo de conocimientos teóricos, sino aquellos que hemos aprendido que funcionan realmente en un evento, como el ser observador o el saber reaccionar ante cualquier imprevisto. Esta experiencia la adquieres haciendo prácticas en eventos como este. Yo, durante estos tres años en el grado, he creado esa base que me permite desarrollar esas funciones en el evento, gracias a los conocimientos que me han aportado los docentes.
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