Elena Álvarez es la directora gerente de Más que eventos, una agencia especializada en la organización de eventos. También es la Presidenta de Asociación de Protocolo, Eventos y Comunicación de Asturias (APECA). En IMEP la consideramos una «pro» y hemos tenido la oportunidad de entrevistarle. Conoce sus experiencias y consejos del sector en esta entrevista.

¿Quién es Elena Álvarez?

“Fresca, dinámica y con un gran sentido de la estética”, así me definió mi compañera Celia Domínguez en unos de los capítulos de su libro “Motívate y emprende”. Parisina de nacimiento, pero asturiana de alma y corazón (mis padres son asturianos), llegué a Oviedo con diecinueve años. Soy Diplomada en Magisterio, pero me formé en Protocolo y Organización de Eventos, así como de Wedding Planner.

¿Qué le impulsó a dedicarse al ámbito de la organización de eventos y el protocolo?

De siempre he sentido curiosidad por este mundo pero estando estudiando Magisterio en Oviedo, una compañera de clase, Julia, trabajaba de azafata de congresos en una reconocida empresa de organización de eventos de Oviedo.

Cuando Julia trabajaba en algún evento, siempre nos contaba anécdotas que a mí me apasionaban y me generaban una gran curiosidad. Julia me convenció, aunque no le resultó demasiado difícil, para concertar una entrevista con la directora de dicha empresa, y así fue, allá por el año 1993, como poco a poco me fui introduciendo en este sector, para después seguir formándome y llegar hasta donde estoy hoy.

¿Cómo cree que ha evolucionado el ámbito del protocolo y la organización de eventos desde los inicios de su trayectoria profesional hasta ahora?

La evolución a lo largo de estos años ha ido creciendo muchísimo. A principios de los años 90, no existían estudios específicos en protocolo y organización de eventos. Eso, afortunadamente, cambió con la aparición de unos estudios, primero como título propio, y después como estudios oficiales, en el año 2011.

¿Un organizador de eventos nace o se hace?

En mi opinión, un organizador de eventos puede nacer con algunas habilidades pero otras como son la formación y la experiencia las vamos adquiriendo a lo largo de nuestra vida.

Sobre la organización de eventos:

En su trayectoria en Más que eventos: ¿Recuerda el primer evento que organizó? ¿Qué nos podrías contar?

Mi primer trabajo fue la organización de la comunión del hijo de una compañera. Fue un trabajo con algunos nervios por ser el primero, por ser el de una persona querida pero que me facilitó mucho la tarea, pero muy gratificante y placentero, del que guardo muy buenos recuerdos, y a la que le debo mucho por permitirme ser mi primer clienta y mi primer evento.

¿Los eventos son complejos de organizar?

Cada evento es un mundo, pero, en ocasiones, para los que nos dedicamos a este ámbito, toma un significado muy especial. La complejidad de un evento generalmente no es visible para el que lo disfruta pero, quien lo conoce desde el interior, es consciente que intervienen cientos de factores para que todo salga como se había imaginado.

Cada evento tiene su complejidad, su necesidad y sus particularidades. Por ejemplo, un evento de empresa buscará que la decoración de la sala luzca los colores corporativos. En cambio, en una boda, le dedicará más tiempo a la elección de flores o a elementos decorativos.

Lo importante es que contemos con tiempo suficiente para crearlos y organizarlos, por lo que la previsión y la coordinación son aspectos fundamentales a tener en cuenta para que nuestro evento sea un éxito.

De todos los eventos que ha organizado, ¿cuál recuerda con mayor satisfacción y por qué?

Es difícil recordar solamente un evento que genere mayor satisfacción que el resto. Todos tienen sus cosas buenas y sus cosas no tan buenas, todos aportan algo, de todos se aprende algo, y se busca mejorar para el próximo.

Sobre APECA

¿Cuál es la misión de APECA?

APECA es una asociación sin ánimo de lucro, que agrupa a los profesionales que se dedican al protocolo, a la organización de eventos y a la comunicación. Sus fines son los de “defender los intereses de los profesionales del protocolo, organización de eventos y comunicación en el Principado de Asturias, realizar actividades que contribuyan a la proyección y el desarrollo de la profesión en este territorio, fomentar la comunicación, la colaboración y la formación entre profesionales de estos sectores, establecer relaciones con otras entidades dedicadas a fines análogos, cumpliendo los requisitos legales establecidos, y representar al colectivo ante las diferentes entidades públicas y privadas del Principado y la sociedad asturiana en general”.

En general las asociaciones siempre son algo bueno que aportan beneficios a un colectivo de un determinado sector. El objetivo es ser una suma que multiplique los resultados, y que eso nos dé una mayor visibilidad, mayores facilidades y beneficios.

¿Qué supone para usted tanto en lo personal como profesional ser presidenta de la APECA?

Albert Einstein decía que “si continúas haciendo las cosas como siempre las has hecho, obtendrás los mismos resultados”. Por eso si queremos lograr el desarrollo personal tenemos que abandonar nuestra zona de confort y seguir evolucionando, ya que nuestra actitud, y lo que hacemos marcarán nuestro crecimiento como personas.

Así que para mí, ser presidenta de Apeca es un crecimiento a nivel personal y profesional, del cual me siento muy orgullosa.

¿Cómo ha evolucionado el protocolo desde el inicio de la asociación hasta hoy?

APECA es una asociación relativamente nueva, surgió la necesidad de su creación en el año 2014, a pesar de que ya eran muchos los años, en los que el Principado de Asturias, ha sido una de las regiones españolas donde el cuidado en la planificación de eventos, el respeto hacia las costumbres y tradiciones y la promoción de la correcta proyección de su identidad. Han sido una constante diaria que ha dado sus frutos, no sólo en esa proyección, sino a través de la continua formación de multitud de personas y que se ha visto fortalecida.

En la actualidad, con la certificación europea de los estudios oficiales de protocolo y organización de eventos y con una nueva corriente de profesionales que quieren mantener vivo ese espíritu, creyendo en las posibilidades reales de una materia que, queramos o no, se encuentra presente en las más rutinarias y más complicadas acciones humanas.

¿Cuáles son las tendencias que marcarán el sector en los próximos años?

Según el nuevo Informe 2019 sobre tendencias futuras en el sector publicado por Carlson Wagonlit Travel (CWT) Meetings & Events, la demanda global aumentará entre un 5% y 10%, y el enfoque principal serán las experiencias memorables. Proporcionar una experiencia memorable a los asistentes es clave, para ellos se buscan espacios más creativos y sofisticados; también contribuyen las innovaciones tecnológicas, como el uso de realidad virtual o aumentada, inteligencia artificial, así como formatos colaborativos en los que los asistentes contribuyen al contenido.

Al mundo de los eventos no le queda más remedio que adaptarse a los nuevos hábitos de la sociedad y a los cambios tecnológicos que van llegando, por lo que los organizadores tenemos la necesidad de estar continuamente investigando para conseguir resultados que, verdaderamente, satisfagan a nuestros asistentes.