Como apasionados de la tecnología, hemos decidido investigar sobre la importancia del Wifi en los eventos. Y más concretamente sobre el servicio MiFi (Wifi portátil). Para ello, hemos entrevistado a Miguel Moral Salarich, director general de Wifi Away, una empresa que ofrece conexión a internet donde y cuando se quiera, sin contratos ni permanencia, sin instalación ni infraestructuras y adaptada a las necesidades de los usuarios. En IMEP los descubrimos gracias a su artículo WiFi en Eventos: ¿Qué alternativas hay?
A la hora de elegir un servicio de WIFI sin instalación o MIFI, ¿qué consejos les daríais a los organizadores de eventos?
Que lo pidan con anterioridad y se familiaricen con el servicio unos días antes. Nuestra solución es muy fácil de usar, pero en el evento estarás a un montón de detalles… Así que mucho mejor si lo has recibido antes. Aparte, como cada evento es un mundo, necesitaremos hablar con ellos sobre cuáles son las necesidades: ¿Un Wifi ultra rápido para todo el mundo? ¿Una red o varias? ¿Uso de datos ligero o intensivo? ¿Una sala o varias?
Ningún evento o producción es igual. ¿En qué se diferencia el servicio WIFI para una rueda de prensa, congreso, feria o festival?
Efectivamente, cada servicio es distinto.
En una rueda de prensa probablemente quieras tener dos redes:
- Una para ponentes y equipo técnico, muy ampliamente dimensionada, a la que sólo se conecten ellos, para tener controlado lo que se hace, y que nunca se ralentice porque alguien “secuestre” la red a base de descargas de películas, por ejemplo
- Otra para asistentes y/o prensa, para que compartan en redes sociales.
En un congreso la casuística puede ser muy variada:
- Tendrás que tener en cuenta los distintos espacios y salas, sus dimensiones y asistentes, para dar servicio en todas ellas.
- Querrás tener un acceso independiente para los ponentes, pero también para demostraciones de producto, vídeos u otras necesidades particulares del congreso.
- En algunos congresos, como aquellos de formación con apoyo informático (en los que los asistentes siguen un curso paso a paso con sus ordenadores), necesitarás una red bien dimensionada para que todo funcione fluido. Nada como una red lenta para destrozar un evento así. En otros congresos, la red de cortesía podrá ser mucho más “básica” porque se necesitauna red de cortesía, que no pasa nada si en algún momento flojea.
- También puede que tengas asistentes VIP, a los que quieras dar una comodidad extra. Si viene gente de fuera a un congreso de varios días, entregar un dispositivo a cada asistente causa un impacto fuerte en la satisfacción y percepción de servicio. Más aún si son extranjeros y quieren evitar el roaming.
En una feria, los recintos feriales te intentarán cobrar cientos de euros por servicios que con WifiAway cuestan 30-40€. Te dicen que la red está saturada y que no uses soluciones como la nuestra… No te fíes y pruébanos. Debieras contratar un dispositivo para cada stand. Además, todo el mundo agradece poder estar trabajando con el ordenador en los momentos flojos de la feria.
¿Qué opináis de un evento sin conexión a internet?
Plantéate esta pregunta: ¿para qué se hace un evento? Quieres comunicar una imagen o mensaje, al máximo público posible. Si quieres que los asistentes compartan lo que ven en redes sociales, lo harán más fácilmente si tienen un Wifi de calidad.
Por otro lado, también es importante en cuanto a la producción y organización del evento: Si alguien se ha olvidado de descargar una presentación, si tienes que buscar algo corriendo en Internet desde uno o varios ordenadores, si quieres mostrar un vídeo y está en Youtube, o te tienes que descargar cualquier cosa… No tener internet te puede costar un susto enorme, y jugártela con el Wifi de un hotel o recinto puede causarte problemas: a veces funcionan, pero a veces van a pedales y te tirarás de los pelos.
Y ahí va una pregunta importante: con el pastón que cuesta todo lo demás (alquiler del espacio, mobiliario, alquiler de equipos técnicos, ponentes, transportes, catering…) ¿vas a escatimar con algo que cuesta tan poco y es tan crucial?
A la hora de emitir en directo o streaming, ¿cómo podemos saber si la conexión a Internet permitirá una salida con calidad?
Probándolo con anterioridad in situ. Nosotros tenemos mucha experiencia en streaming de video y audio, y lo que recomendamos es recibirlo días antes y probarlo en el lugar del evento. Así estarás seguro de que la cobertura es buena, y se envía con velocidad. También hay que dimensionarlo bien, asegurarnos de que la red de streaming sólo la usa un equipo, y no esté mezclada con la de todos los demás.
¿Las empresas deben de cambiar su visión sobre la red wifi?
Creemos que las empresas de eventos, en su mayoría, no saben que con la llegada del 4G y nuevas tecnologías, pueden gastar mucho menos que antes en dar un Wifi de calidad. Por eso muchas siguen gastando miles de euros en algo que podrían pagar la décima parte.
También debieran saber que todo el mundo quiere Wifi. Antes llegabas a un hotel y pedías un vaso de agua. Ahora lo primero que pides es la contraseña del Wifi. Y no depende de que seas extranjero o español, ejecutivo o universitario… siempre pides la clave del Wifi.
¿Qué tendencias estáis viendo en relación al uso de WIFI en los eventos?
Cada vez es más imprescindible: para mostrar tus productos, para la comodidad de tus asistentes, para sorprender con elementos innovadores que necesitan conexión, para cobrar con TPV, para resolver imprevistos…
Para terminar, ¿Qué diferencia a Wifi Away de empresas similares?
Para los eventos se pueden entender muchas cosas como empresas similares:
- Hay empresas que te instalan una línea de fibra en el hotel o espacio que necesites. Esta solución puede costar entre 1000 y 3000 euros
- Otra opción que sueles tener es contratar el Wifi del hotel (o el recinto en el que se celebre el evento), que muchas veces está saturado. Si esto te pasa, para un uso personal no hay problema, pero si en un evento un ponente pone un vídeo y se le corta cada tres segundos, quedas muy mal.
Otras empresas intentan dar un servicio parecido al nuestro. De ellas nos diferenciamos así:
- Rapidez: Aconsejamos siempre pedir nuestro servicio con tiempo, varios días de antelación, pero podemos enviarlo de un día para otro si es necesario. Una vez en Madrid, incluso nos llamaron y nos dijeron: “¡Tenemos una urgencia! ¿Podéis darnos Wifi para 80 personas en un hotel dentro de 30 minutos?” y sí, ¡lo conseguimos!
- Fiabilidad: Trabajamos con varios operadores, y te enviamos dispositivos conectados a la red más fiable para cada situación. Además, formamos nuestras redes con varios puntos de acceso a la red móvil independientes. Si una persona empieza a hacer mal uso de una red (por ejemplo, se pone a descargar torrents o vídeos,), no “secuestra la red entera”, sino una fracción pequeña de la misma.
- Escalabilidad, adaptación al proyecto y personalización: Hemos hecho proyectos de todos los tamaños y formas. Desde unos pocos ponentes hasta 500 personas que deben estar permanentemente conectados con mifis individuales.
Muchas gracias a Miguel Moral, director de Wifi Away por respondernos a todas nuestras preguntas.
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Fotos: Flickr Veld Music Festival
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