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Carlos Garulo: «Ahora los eventos buscan interactuar con el público y generar experiencias»

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Háblanos de tu trayectoria profesional

Soy Diplomado en Turismo, con máster en dirección de empresas y organizaciones turísticas, máster en dirección y planificación del turismo y actualmente en proceso de doctorarme en turismo. Me he dedicado al mundo de la consultoría turística desde el punto de vista de licitaciones públicas y desde 2009, he trabajado en Esatur gestionando los sistemas de gestión de calidad y medio ambiente del grupo, así como la dirección de servicios, la organización de eventos y la gestión de proyectos de licitación.

¿Qué te impulsó a dedicarte al mundo de los eventos y el turismo?

La verdad es que cuando  terminé bachillerato, no tenía muy claro a qué dedicarme. Me gustaba periodismo y economía, pero no tenía muy claro que quisiera dedicarme a ello. Fui a la Universidad de Alicante a informarme de posibles estudios universitarios y vi el dossier que tenían de la carrera de turismo, una carrera relativamente joven, y al ver el plan de estudios y las salidas profesionales, me decanté por escogerla ya que englobaba un poco de todo (idiomas, economía, empresas, planificación, marketing…). Pero sobre todo, porque cuando estudié Turismo la carrera eran 3 años  y me dije: voy a probar. Y mírame, fue terminar la carrera y estudiar otros dos masters y actualmente estoy en proceso de doctorarme en turismo. Desde que estudié la carrera, descubrí que me encanta viajar, y desde entonces he visitado ciudades como Hong Kong, Tokio, Chicago, Nueva York, San Francisco, Miami, Las Vegas, San Juan de Puerto Rico, Sao Paulo, Río de Janeiro, Túnez, Roma, Londres, Oslo, París, Ámsterdam, Friburgo o Estocolmo, entre otras.

El tema de los eventos es algo que descubrí poco a poco cuando estuve estudiando turismo, y en un principio, no pensé que fuese a dedicarme a ello. Realicé algún curso sobre protocolo en eventos y sobre organización de congresos, pero cuando yo estudiaba no existía una carrera o un master específico en organización de eventos como el que actualmente tiene IMEP. El tema de los eventos, vino de la mano de Esatur y casi por casualidad, ya que no tenía intención inicial de dedicarme al mundo de los eventos.

Todavía recuerdo mi primer evento que organicé con Esatur: la inauguración del parking de la Avenida Libertad, en el año 2010, o mi primer “Race Village de la Volvo Ocean Race” en el año 2011, donde tuvimos 21 días seguidos de evento. Fueron estos dos eventos los que despertaron mi interés por los eventos. 

Sobre todo me interesan los eventos que organiza la administración pública y que saca a concurso a través de procesos de licitación. Muchas empresas desconocen como poder captar eventos de las administraciones públicas y piensan que presentando una buena idea a un Ayuntamiento o administración, puede llevarles a organizar el evento. Pero esto no es así, las administraciones se basan en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) que marca cómo deben proceder las administraciones para la contratación de empresas.  Incluso hay administraciones públicas como la EUIPO o la Comisión Europea, que licitan contratos marcos para seleccionar a una empresa que se encargue de organizarle todos los eventos que vayan a ir desarrollando durante 4 años.

¿Cómo crees que ha evolucionado el ámbito de la organización de eventos desde los inicios de tu trayectoria profesional hasta ahora?

Los eventos han ido adaptándose cada vez más a su público objetivo. Hemos pasado de eventos tradicionales donde lo importante era el protocolo y donde estaba todo muy marcado y estandarizado, a nuevos eventos que buscan la interactuación con el público y la experiencia del que asiste. Ese componente experiencial, muy ligado a la comunicación y a “las redes sociales” es lo que permite al usuario generar la “memoria del evento”, lo que pervive en su mente cuando recuerda el evento.

No obstante, creo que el uso de redes sociales cada vez es más excesivo, sobre todo en eventos de tipo conciertos o similar. Me da mucha pena ver como los usuarios, en lugar de disfrutar de un concierto, se pasa todo el concierto con el móvil en la mano “grabando” la actuación o compartiéndola en redes sociales…¡ y no disfrutando o viviendo ese momento!

Eres docente de Organización de Eventos II en 2º del Grado en Organización de Eventos, Protocolo y RRII, ¿qué aprenden los alumnos contigo?

Cuando asumí el reto de impartir esta asignatura en el curso 2016/2017 lo primero que pensé es… ¿qué puedo aportar al alumnado que no puedan aportar otros docentes y que realmente sea útil? La respuesta la tuve muy clara al instante y fue transmitirles todo mi know-how para que fuesen capaces de preparar una licitación pública de eventos.  El tema de licitaciones no es algo que habitualmente se enseñe en una carrera. En mi caso, me tuve que enfrentar a ellas cuando realicé las prácticas del primer máster que realicé, ya que estaba en una oficina técnica de gestión de un plan de dinamización y teníamos que preparar para el ayuntamiento todo el proceso de licitación. Mi primer día de las prácticas, me dieron la Ley de Contratos y me dijeron… léetela y empieza a preparar pliegos. Fue un proceso muy duro que no recomiendo a nadie y donde tuve que ser autodidacta. Además, hay que entender muy bien lo que nos están pidiendo en las licitaciones y cómo nos van a valorar. Una licitación se gana muchas veces por analizarla muy bien e identificar qué preponderancia tiene el precio sobre el resto de criterios. En ocasiones, es mucho más interesante bajar “x” dinero sobre el precio, que aportar una mejora específica, puesto que la puntuación obtenida es mucho mayor.

Los grandes eventos privados dependen de empresas que o bien organizan los eventos a través de sus propios trabajadores, o bien contratan a grandes empresas que se dedican a la organización de eventos.  Pero a través de la LCSP todas las empresas tienen igualdad de oportunidades para poder gestionar eventos para la administración pública. Por tanto, un buen event manager que sepa diferenciar los clientes públicos de los clientes privados y conozca el funcionamiento de las licitaciones públicas es un gran activo para empresas de organización de eventos ya que será capaz de conseguir clientes y organizar eventos para las administraciones públicas. Y no olvidemos, que grandes eventos como el Race Village de Alicante Puerto de Salida o congresos impulsados por entidades como patronatos, ayuntamientos o consellerías, dependen de administraciones públicas y por tanto se rigen por esta Ley.

Según tu experiencia, ¿cómo debería ser un buen organizador de eventos?

Tiene que ser una persona muy organizada, autodidacta y que sepa ser resolutivo. Durante muchos eventos, ocurren circunstancias imprevistas y se debe improvisar en el momento para resolverlas. Por mucho que planifiques un evento y preveas posibles situaciones o contingencias, siempre ocurre algo que puede afectar al desarrollo del mismo y un buen event manager debe saber salir airoso de estas situaciones.

Sobre tu trabajo para la Comisión Europea en España:

Desde Esatur gestionas la organización de eventos sobre las Prioridades de Comunicación de la Comisión Europea en España, ¿en qué consiste tu trabajo?

En primer lugar, lo primero fue desarrollar todo el proyecto de licitación para que nos adjudicaran el contrato. Este proceso consistió, una vez se publicó la licitación, en preparar un proyecto técnico donde describir toda la metodología y el proceso desde que entra una petición de la Comisión, hasta que se aprueba, se ejecuta y se pasa el reporte o informe final. También disponía de dos casos prácticos y por último, de un listado o anexo donde se debían establecer los precios que vas a mantener durante los 4 años de duración del contrato.

Una vez nos adjudicaron y tuvimos la reunión de arranque, me designaron Responsable del Contrato, de manera que todas las peticiones o solicitudes que realiza la Comisión Europea desde sus sedes de Barcelona o Madrid, me llegan a mí y en base al tarifario por el que nos adjudicaron, me encargo de pasarles el presupuesto de la acción y gestionar los proveedores con los que prestaremos el servicio.

Se trata de una labora bastante administrativa pero que me permite mantener la relación con todo el personal de la Representación de la Comisión Europea en España y en muchas ocasiones, transformar las necesidades que tienen en los conceptos del contrato marco para que los eventos se puedan desarrollar.

Una vez aprobados los eventos, junto con mis compañeros/as de Esatur, nos encargamos de la producción y ejecución de los mismos, así como de elaborar el report final para el cliente y su facturación.

¿Cuál ha sido el evento más complejo que has tenido que crear y por qué?

¿Para la Comisión Europea? Uno que estamos actualmente gestionando. Se trata de la Conferencia sobre el Futuro de Europa (COFE), donde viajamos por 17 ciudades españolas a lo largo de dos meses y medio y donde tenemos que trasladar un stand de ciudad a ciudad, así como gestionar la logística de transporte y alojamiento de varios compañeros que se encargan de tomar notas, establecer resúmenes y subir la información de las propuestas a la plataforma futurodeeuropa.eu, además de gestionar servicios de interpretación, cabinas, etc… Se trata a priori de servicios bastantes sencillos, pero lo complicado muchas veces es que hasta el día de antes o dos días antes no te confirman determinados aspectos y cada semana hay 2 ciudades y dos días por ciudad. Presupuestar todo esto anticipadamente fue lo más complicado, ya que en el caso de los contratos marcos, una vez presupuestado un servicio, si te has quedado corto en el presupuesto, no puedes modificarlo y debes asumir el coste del mismo.

Con respecto a otros eventos, el más complejo creo que fue mi primer Race Village de la Volvo Ocean Race en 2011. Fue un evento de 21 días de duración entre las 9.00h y las 22.00h, con más de 30 personas a mi cargo y por donde pasaron casi 1millón de personas… Nosotros nos encargamos de gestionar las actividades de contenido y dinamización del Race Village y la Ceremonia de Clausura, los flashmobs que realizamos, etc… y durante esos 21 días, además, prestamos servicios de transfers para diferentes equipos y patrocinadores, así como otra serie de servicios. Fue un evento muy agotador, pero a la vez gratificante.

¿Y cuál recuerdas con mayor satisfacción y por qué?

Recuerdo con mucho cariño la licitación de la Comisión Europea. Hasta ahora habíamos presentado licitaciones a contratos marcos con otros socios y esta licitación fue la primera a un contrato marco donde nos presentamos solos y donde me encargué de gestionar todo el proyecto de licitación. Trabajamos muy duro el proyecto y quedé muy contento con el mismo.  Y la recompensa vino después cuando nos nombraron los adjudicatarios del contrato marco.

A nivel de eventos,  mi primer Race Village de 2011. Fue mi primer gran evento, donde trabajamos duro y salió todo a la perfección. Fueron muchos días, pero cuando terminó el evento y vimos todo lo que habíamos hecho, resultó muy gratificante.

¿Qué consejos le darías a todo aquel que quiera dedicarse a la organización de eventos?

Es un mundo apasionante donde se aprende y se conoce a mucha gente, y donde el trabajo en equipo se convierte en una pieza fundamental para el éxito del evento. Si te gustan los retos y eres una persona metódica y resolutiva, el mundo de la organización de eventos es tu futuro.

¿Te apetece VIVIR LA EXPERIENCIA IMEP? Para cualquier duda, contacta con nosotros a informate@protocoloimep.com, o llámanos al 900 901 683 . También puedes escribirnos un WhatsApp al 673 608 297 o rellenar este formulario.

Archivado en: Entrevista Etiquetado como: carlos garulo, comision europea, event manager

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