Como ya marca la costumbre, se presenta en este post el resumen y las ponencias del III Cibercongreso en Organización de Eventos y Protocolo que se ha celebrado el 7 de mayo de 2020, y que, en esta ocasión, ha versado sobre diferentes aspectos de la organización de eventos.
Ponencias
Javier Aguado
Coordinador de Protocolo y Eventos de la ONCE, licenciado en Ciencias de la Información, por la Universidad Complutense de Madrid y Máster en Protocolo y Ceremonial por la Universidad San Pablo Ceu.
«Eventos accesibles e inclusivos»
El objetivo principal de esta presentación es recalcar la importancia que tiene realizar eventos que lleguen a todos los públicos, independientemente de su estado, de condición.
Hemos detectado que, afortunadamente, a los actos se está incorporando otro público, otro target: nos referimos a personas del colectivo de la tercera edad, jubilados tempranos, personas con algún tipo de discapacidad y, claro también, madres, padres que van con sus hijos pequeños, recién nacidos, etc.
Creemos que cuando se diseñan actos estas cuestiones no se tienen muy en cuenta.
El hecho de implementar, desde el principio, medidas de accesibilidad no supondrá un coste añadido al presupuesto. Pero, insistimos, si esas cuestiones las contemplamos desde el inicio de la producción. A posteriori, lógicamente, tendremos un incremento.
Por otro lado, hablaremos de las barreras que nos encontraremos cuando nos enfrentamos a producir un evento: Barreras del lenguaje, barreras arquitectónicas, de mobiliario, y las barreras mentales. Es muy importante que consideremos este esquema. Nos ayudará y mucho en la elaboración. Las peores de solventar, a veces, son éstas últimas.
Un aspecto que, a veces, se descuida es el de la señalética de nuestros eventos: los caracteres pequeños, la falta de contraste, no medir bien los colores, etc.etc. puede provocar problemas a aquellas personas que tiene discapacidad visual o baja visión. Incluso, a veces, esos indicaros están mal ubicados y dificultan la movilidad.
Por último abordaremos un aspecto que, por supuesto, es importante en los eventos: el catering en todas sus vertientes: daremos unas claves de interés para cuando acudan personas con discapacidad.
Lógicamente, ahora, con la Covid’19 quizás este sector, y todos en general, sea el que más se tenga que reinventar pero, en cualquier caso, hemos de contemplar cómo de servir a las personas ciegas. O que tipo de mobiliario ha de montarse si en nuestro evento asisten personas con movilidad reducida. Estamos colaborando con nuestros proveedores habituales para reenfocar la nueva situación que se nos presenta post pandemia.
Carlos Moreno
Jefe de Movilidad de Fira Barcelona, Doctor en Comunicación, Publicidad y RR.PP. por la Universidad Complutense de Madrid y Máster en Dirección de Seguridad Privada en la Universidad de Barcelona.
“Gestión de riesgos y amenazas en eventos”.
Para garantizar la correcta celebración de un evento en la actualidad, resulta imprescindible valorar los riesgos y amenazas que puedan afectar a la seguridad del mismo. En un mundo globalizado, los ataques terroristas que han ocurrido en los últimos años en algunos eventos han hecho que la seguridad haya evolucionado, ganando más peso en la planificación de cualquier tipo de acontecimiento.
A través de un recorrido histórico por algunos hechos relevantes, podemos ver cómo los eventos se han adaptado, incorporando nuevas medidas de seguridad y considerando aspectos como la gestión de multitudes, sin olvidar su necesaria integración con aspectos más operacionales e intentando garantizar, por encima de todo, la correcta experiencia del visitante o participante.
Algunas de las claves para mantener el éxito de los eventos consiguiendo que sean seguros y que así se perciban el refuerzo de medidas de seguridad, la consideración ‘holística’ del evento para ver otros puntos de la experiencia del visitante en riesgo, la aplicación de nuevas soluciones tecnológicas, la formación y una cultura de la prevención, además de la comunicación. Será gracias a la comunicación que todos los responsables de un evento y de su seguridad podrán conocer los detalles del mismo y sabrán elaborar planes y estrategias que, a su vez, deben ser comunicadas al staff y, por supuesto, a los visitantes.
De nuevo, frente a la crisis del Covid-19, se vuelve a poner de manifiesto que sin seguridad no son posibles ni eventos ni turismo. Afortunadamente, con lo aprendido en el pasado, el sector deberá ser capaz de mostrar de nuevo su resiliencia.
Julia Alonso
Docente del Experto en Mâitre – Jefe de Sala de IMEP, Directora de eventos y comunicación del Grupo Gourmet Alicante, entre otras empresas del sector turístico y hostelero alicantino. Desde hace más d 15 años dirige su propia empresa JA! EVENTOS, COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO.
«La restauración frente al Covid19».
A nadie se le escapa que la restauración, la hostelería en general y el turismo son los sectores más castigados por la crisis sanitaria del Covid19. Además, Alicante es una de las provincias españolas donde el turismo mueve la mayor parte de la actividad económica.
Pasados los primeros 2 meses donde hemos vivido todas las fases del “duelo”, la restauración debe resurgir y se deben volver a organizar eventos dentro de la ya famosa “nueva normalidad”.
La presión vivida estos meses será positiva, nos ayudará a movernos, a reactivarnos, a reinventarnos. La clave será la comunicación en todos los sentidos, con nuestros clientes, proveedores para llegar a un formato de organización de eventos dentro de la restauración que sea responsable para todos.
El turismo y la hostelería salvaron la crisis del 2008 y en esta ocasión lo harán de nuevo. El apoyo de todos los agentes del sector será fundamental, asociaciones y colectivos junto con las instituciones han de caminar de la mano.
#NoCancelesAplaza, ese es el objetivo. Que no se pierdan los eventos, que se cambien de fecha para darnos tiempo a coger aire y poder celebrar eventos seguros.
Javier Berenguer
Fotógrafo y videógrafo con más de 20 años de experiencia. Especialista en Fotoperiodismo Social y Corporativo. Habiendo trabajado en eventos para PORSCHE, GRUPO PLANETA o AC HOTELES entre otros.
“Tips para fotografía de eventos corporativos ”.
En esta ponencia Javier responde a varias cuestiones:
¿Qué claves son necesarias para hacer fotos en eventos institucionales y corporativos? ¿Consejos de como realizar las fotos y que debemos mostrar? ¿Objetivos?
Y la importancia de realizar reportajes dentro del fotoperiodismo. Desde un reportaje de presentación de producto, a fotografiar una ponencia, eventos sociales, deportivos, corporativos etc… El fotógrafo de eventos tiene que ser rápido e inquieto para poder adaptarse rápidamente a cada situación y enfocar cada evento como se deba mostrar.
También de lo importante que es estar organizado, y por ello tener en cuenta sus consejos para desarrollarlos y ampliarlos con nuestra propia experiencia.
“Una fotografía dinámica y creativa”
En general, lo primero que nos llama la atención cuando recibimos una invitación son las fotografías de un evento anterior, para ver qué tipo de actividades suele realizar la empresa y ver si la gente suele pasarlo bien o no, escuchar las opiniones sobre ese mismo evento y decidir si irás o no.
En la presentación puedes navegar por varios de sus trabajos, ejemplos de su trayectoria y nos ha querido trasladar pequeños tips importantes, los cuales podéis poner en práctica siempre que vayáis a hacer un evento.
Como por ejemplo… Conocer datos relevantes del cliente, visitar con anterioridad el lugar, así estudiar los espacios y sus posibilidades, realizar algunas fotos de prueba. Por lo cual debemos ir con tiempo de antelación.
Con estos puntos claves se obtiene mayor posibilidad de éxito y se minimizan imprevistos, así se potencia vuestra capacidad de adaptación: cuanto más organizados seas, los resultados serán mejores.
“Plasmar las imágenes de un evento es una tarea vital. Pero más importante es la experiencia necesaria en saber cuando va a pasar el momento exacto para conseguir capturar la acción. Y eso solo puede suceder si te antepones al microsegundo exacto que sucederá.”
III Cibercongreso muy interesante, cada vez me da la sensación que son mejores.
Mi mas enhorabuena a IMEP.
Un cordial saludo.
Buenas tardes, muchas gracias por los aportes que nos dieron… soy de Argentina, la verdad que muy contenta de poder participar y espero seguir haciéndolo !! Gracias los felicito
¡Gracias Carolina!
sinceramente, me parece fenomenal el sobreesfuerzo por organizar estos cibercongresos.Animo a seguir adelante, porque me estan enganchando y necesito más….
Enhorabuena…
Gracias por tus palabras, Gregorio. Nos alegra saber que nuestro trabajo es de buen recibo.
Un abrazo.
Muchas gracias. Fuemuy dinámico e ilustrativo
Gracias Isabel. Saludos.
Me encantaron todas la ponencias . Me pareció muy interesante sobretodo la del Sr. Aguado, ya que es un tema que se trata poco o no se tiene mucho en cuenta. Cada vez más, es cierto, pero en general se obvia.
Muchas gracias por estas iniciativas os voy siguiendo y espero poder participar en algún curso con vosotros, ya sea presencial o virtualmente, cuando las circunstáncias me lo permitan.
Felicidades a todos los ponentes por sus excelentes conferencias y a IMEP por la iniciativa