El rápido desarrollo de Internet y las tecnologías de la información y comunicación (TIC), ha dado lugar a la aparición de un escenario renovado, donde distintas soluciones tecnológicas estimulan la puesta en marcha de servicios y experiencias personalizadas. En paralelo, surgen ahora nuevos perfiles de consumidores que generan importantes retos y oportunidades en el diseño y organización de eventos. Es por que ello que la tecnología se establece como un elemento clave de cualquier evento del siglo XXI.
La COVID-19 ha venido a corroborar este hecho. Tanto que ha dado lugar a un antes y un después en el sector de los eventos. El sector ha tenido que reinventarse y sacar el máximo partido a tecnologías existentes, como el streaming. En este sentido, distintas soluciones gratuitas (Instagram, YouTube, Facebook…) y de pago han contribuido a mitigar los efectos negativos de la pandemia sobre el sector, dando paso ahora a una intensa digitalización de los eventos. Incluso a la virtualización de algunos otros. Tecnologías paralelas como el 5G parece que no van más que a favorecer esta profunda digitalización y virtualización de eventos.
Para comprender y contextualizar mejor estos retos y oportunidades, vamos a repasar brevemente algunos aspectos claves.
¿Smart events? Un concepto de moda
El escenario Smart es una etapa marcada por un uso intensivo de la tecnología. Entre otros aspectos, estas tecnologías Smart están influenciando las estrategias de marketing desarrolladas por los eventos. Así por ejemplo, tengamos en cuenta el uso las redes sociales y su capacidad para optimizar la promoción y gestión de los eventos, gracias a los datos procedentes del entorno online. Estas huellas digitales permiten a los eventos incorporar nuevas métricas, herramientas y enfoques sustentados en la amplia y variada información sobre su actividad y sobre los hábitos de la demanda. Todo lo Smart hace referencia a la capacidad de las actuales tecnologías para mejorar nuestras vidas, en todos los ámbitos. También el de los eventos, claro.
La datificación del mundo: un elemento clave.
El Big Data es sin duda una de las tecnologías que más están marcando el concepto de inteligencia. Según distintos expertos, los datos suponen el petróleo del siglo XXI y hemos de entenderlos como una nueva forma de aproximarnos a los servicios y productos turísticos. A los eventos, en definitiva. Esta enorme cantidad de información generada revierte en un potencial sin precedentes a la hora de crear valor en los eventos. En este sentido, una de las características más importantes de este escenario Smart es la conexión de lo físico con lo digital (phygital), gracias a los datos generados (fotografías, comentarios, datos geográficos, etc.) y un amplio abanico de tecnologías que permiten estas interconexiones (Internet de las Cosas, RFID, NFC QR codes, Beacons,…). Estas tecnologías son incorporadas por un amplio abanico de eventos, con el objeto de mejorar su organización en las distintas fases del mismo (pre, durante y post).
Así por ejemplo, en multitud de eventos se están utilizando distintas tecnologías para agilizar las inscripciones y acreditaciones, mejorando la experiencia del cliente y la organización del evento. Que además va generando datos que tienen la capacidad de mejorar nuestro proceso de toma de decisiones. Los cuestionarios online, por citar una solución tecnológica concreta, nos está ayudando a conocer al asistente mediante estrategias de sondeo programado en el pre y post evento.
Dime qué evento, en qué fase, y te diré la tecnología
Dependiendo del tipo de evento y la fase de aplicación de la tecnología, podemos decantarnos por unas soluciones inteligentes u otras. Así por ejemplo, en la fase del “durante”, tecnologías como el reconocimiento facial son claves para mejorar la seguridad de un evento, ya que permiten registrar, almacenar y rastrear los rasgos faciales de una persona. Facilita además la organización y acceso, elevando los niveles de eficiencia y rentabilidad.
La realidad extendida (XR), el video mapping o las apps específicas, son otras de las tecnologías clave que pueden ser aplicadas a los eventos para conseguir el ansiado efecto WoW. Su aplicación se centra básicamente en la fase del durante. Bien diseñadas, estas estrategias tecnológicas pueden llegar a un mayor número de personas y fomentar una mayor comunicación/interacción entre asistentes.
Lejos de ser aparentes juguetes de radiocontrol, los drones se establecen como computadoras volantes que han permitido promocionar los eventos desde perspectivas inimaginables. De ahí nacen campañas promocionales en la fase del pre y durante evento que inspiran campañas de marketing altamente impactantes. 
¿Todo es tecnología? NO
Evidentemente, el éxito de un evento no depende en exclusiva de la aplicación de tecnología. La tecnología es una herramienta. Lo verdaderamente importante es contar con un capital humano altamente cualificado, que sea capaz de diseñar una correcta planificación/implementación tecnológica en un evento. Y eso es lo que hacemos en IMEP ;-). Formar profesionales capacitados para la toma de decisiones en el sector de los eventos.
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