El evento ha concluido y has sobrevivido ¡bien! Ahora hay que evaluar, analizar y redactar el informe. Dependiendo del tipo de evento y de la organización, podrás identificar sus éxitos y los puntos a mejorar.
El objetivo del trabajo después de evento no es únicamente conocer el retorno de la inversión (ROI) o el retorno de los objetivos (ROO), sino tener una base para planificar las futuras ediciones.
Después de organizar un evento, debes:
1. Dar las gracias
Agradece, no sólo a los participantes por su asistencia, sino a todo el equipo que ayudó en el evento como proveedores, patrocinadores, equipo de planificación, voluntarios, personal del venue etc., por su implicación y esfuerzo…
2. Recopilar datos
Los días posteriores al evento deberás recopilar todo tipo de datos: informaciones y detalles de lo acontecido, número de inscritos y asistencia real, análisis de los resultados de las encuestas efectuadas a los participantes, recopilación de menciones en redes sociales, blogs, medios convencionales etc., para posterior clipping.
3. Repasar el informe financiero
Comprueba todos los gastos y toma nota de aquellos adicionales, de última hora, que no estaban contemplados en el presupuesto principal de la organización del evento.
Además de esto, puede que necesites incluir más números. Imagina, por ejemplo, que el objetivo de tu evento es recaudar fondos, aquí podrás reflejar la relación gastos/ingresos y ver de dónde obtienes los mejores resultados (¿de la venta de entradas? ¿donaciones? ¿patrocinio?)
4. Hacer una reunión con los equipos
Reúnete con proveedores y también con tu equipo interno para tener un feedback del evento y evaluar si lo planificado se cumplió según se había programado o no. En caso de detectar puntos débiles será positivo escuchar las opiniones para saber qué mejorar en el futuro.
Un ejemplo: imagina que las acreditaciones no fueron fluidas. Sería bueno plantear en la reunión por qué ocurrió ¿cómo se organizó? ¿con cuánto personal contabas para ello? y ¿qué puede hacerse para la próxima vez?
5. Trabajar las redes sociales
Usa tus redes sociales para colgar fotografías y vídeos del evento y haz un seguimiento de qué se publica online y off line. Las redes sociales son un buen aliado para el preevento, durante el evento y el postevento.
6. Crear el informe final
Durante la fase postevento deberás redactar el informe final del evento. Si lo vas a enviar a diferentes destinatarios su enfoque será adaptado a cada uno de ellos.
Desde que finaliza el evento hasta que se le pueda dar “carpetazo” hay todavía mucho que hacer. El seguimiento del postevento es tan importante como la planificación del acto
¿Cómo vives tú el postevento?
Fuente: María Lapeña. (Contenido con Licencia Creative Commons)
Deja un comentario