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¿Por qué un organizador de eventos o jefe de protocolo debe ser un entendido de las relaciones institucionales?

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Las relaciones institucionales cada vez ocupan una posición más relevante para cualquier organización pública o privada. Éstas no sólo incluyen funciones de comunicación, protocolo y organización y gestión de eventos. Mucho más allá, su labor consiste en tender puentes con otras organizaciones, grupos e instituciones que ejercen una influencia en su ámbito de trabajo. Para lo cual, su objetivo central es establecer nuevas relaciones directas, positivas, periódicas y estables con sus stakeholders (agentes o grupos de interés e influencia). Es por ello, por lo que las relaciones institucionales están cobrando cada vez un mayor protagonismo y potenciando su profesionalización en el ámbito de la organización de eventos, el protocolo y la comunicación.

En especial, si tenemos en cuenta un factor, y es que las relaciones institucionales se han de construir de dentro a fuera. O lo que es lo mismo: han de formar parte de la dirección de la organización (sea pública o privada) e integrarse en su estrategia global. Para ello, será necesario crear un “Plan de Relaciones institucionales”, configurado por dos elementos básicos en comunicación. En primer lugar, una imagen corporativa y un posicionamiento comunicativo claro y bien estructurado. En segundo lugar, una definición precisa de los objetivos que se pretenden conseguir con la misma.

¿Qué son en esencialmente las “Relaciones institucionales” (lobby en inglés)?

Llegados a este punto, y para ayudarnos a comprender mejor su alcance y relevancia, nos preguntamos: ¿qué son en esencialmente las “Relaciones institucionales” (lobby en inglés)? En su sentido más amplio, pueden definirse como la actividad consistente en defender los intereses legítimos de colectivos o empresas ante las Administraciones públicas o privadas, tejiendo unas relaciones institucionales activas y eficaces, que influirán positivamente en la percepción que se genera ante otras organizaciones e instituciones. Al mismo tiempo que se traslada, de forma transparente, información y conocimiento relevante sobre un sector, actividad o colectivo a las Administraciones públicas e institucionales.

Según el Parlamento Europeo:

Los grupos de interés privados, públicos o no gubernamentales son un modo de proporcionar conocimientos expertos específicos en sectores económicos, sociales, ecológicos, científicos y de toda índole.

¿Cuáles son los beneficios que un conocimiento profundo de las relaciones institucionales puede aportar a un organizador de eventos o jefe de protocolo?

Sobre esta base, es fácil detectar cuáles son los beneficios que un conocimiento profundo de las relaciones institucionales puede aportar a un organizador de eventos o jefe de protocolo. En opinión de Miriam Rivera, Directiva de Efectiva Comunicación, las relaciones institucionales:

    • Potencian las habilidades y recursos profesionales del event manager, incrementando sus conocimientos sobre la organización, institución o empresa en la que desarrollen o puedan desarrollar su actividad profesional.
    • Al ayudarle a comprender y situar las relaciones institucionales en el marco estratégico de una organización, podrán colaborar en la construcción del discurso y las políticas institucionales y en el diseño del “Plan de Relaciones institucionales”.
    • Por otro lado, aportan mayor fluidez relacional del experto en protocolo y organización de eventos con las Administraciones públicas y organizaciones e instituciones privadas, generando un feedback constante con otras organizaciones e instituciones, al saber aplicar el protocolo institucional, sus normas y sus técnicas.
    • Al conocer las principales herramientas de trabajo y estrategias de actuación del responsable de relaciones institucionales, éstos tendrán más capacidad de respuesta ante posibles crisis institucionales, aportando apoyos favorables y activos.
    • De esta forma, podrán mejorar su imagen pública y su notoriedad.
  • Serán, por sí mismos, el mensaje de la organización, institución o empresa a la que representan, ante sus stakeholders o públicos objetivos.

Por todo ello, podemos afirmar que las relaciones institucionales constituyen una firme apuesta de presente y de futuro, al representar una fuente importante de conocimiento y brindar un conjunto de herramientas imprescindibles para el profesional de la organización de eventos y el protocolo del siglo XXI que, claramente, pone en valor el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo.

Autor: Ana Tomás
Profesora de IMEP
Doctora en Derecho
Investigadora en Derecho y Ciencias Políticas

Archivado en: Artículos, Protocolo, Relaciones Institucionales Etiquetado como: grado en organización de eventos, grado en protocolo, master en organización de eventos, máster oficial en protocolo, protocolo

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