Incluso los organizadores de eventos más imaginativos se quedan sin energía creativa. Especialmente si estás trabajando simultáneamente en varios proyectos o trabajas con plazos ajustados. El clásico: tengo un evento para la semana que viene y ¡necesito ideas ya!
Afortunadamente, hay muchas fuentes de inspiración para eventos que puedes utilizar cuando se te han agotado las ideas. Pinterest, Instagram o, en general, las redes sociales, pueden salvarnos de esas ocasiones en los que la creatividad escasea. También puede hacerlo consultar revistas referentes (como eventoplus) o navegar por internet.
Para automatizar la búsqueda de inspiración, esa que tanta falta te hará en los momentos de crisis, es conveniente que guardes una carpeta de ‘Ideas para eventos’ en tu ordenador y la compartas con tu equipo, ¡no falla!
Ahora bien, si quieres saber cómo rellenar esa valiosa carpeta será mejor que te quedes y sigas leyendo. ¡Dentro ideas!
7 formas poco convencionales de encontrar inspiración para eventos
1. Deja que los objetivos del evento generen ideas temáticas
Primero, define los objetivos del evento para ver el panorama general. El tema y la decoración deben adaptarse a los objetivos del evento, así que haz preguntas a tu cliente con frecuencia para asegurarte de que estás satisfaciendo sus necesidades. Cumplir con las intenciones establecidas del evento reduce tus opciones y te acerca a la meta desde el principio.
Un simposio sobre tecnología verde, por ejemplo, te guiará a explorar lugares y proveedores de eventos ecológicos. Así, puedes dejar que el tema guíe tu lluvia de ideas. Explora sitios web y revistas con un enfoque ambiental y lee detenidamente libros de fotografía de la naturaleza para germinar ideas, como un jardín vertical detrás de los ponentes principales o el uso de paquetes de semillas orgánicas como tarjetas de bienvenida.
2. Deja que el lugar del evento dicte la temática
A veces encuentras el lugar perfecto antes de elegir un tema y la ubicación puede ser toda la inspiración que necesitas. Por ejemplo, un museo como el del The Ocean Race (en Alicante) puede ser el lugar idóneo para un congreso sobre deportes de vela. El vestíbulo de un hotel moderno puede inspirar una decoración con líneas limpias y clásicas para una gala de recaudación de fondos en el salón de baile.
En aquellos lugares que permitan organizar eventos de ensueño, reserva tiempo para absorber el trabajo artístico o el tema, ya sea visitando el lugar en persona u online. Explora las imágenes, la arquitectura y la historia sin presionarte para generar ideas al principio. Unos días después, programa una sesión de brainstorming sobre el tema del evento y anota todas sus ideas sin juzgar; es probable que en la mezcla de varias ideas encuentres la idea perfecta.
Si el lugar preferido del cliente no está disponible, o está fuera de su alcance financieramente, traslada la sensación de su ubicación favorita a otro lugar. ¿No es posible la boda esperada de una pareja en su destino favorito? Proyecta imágenes de playas tropicales en las paredes del salón de baile.
3. Recurre a tu feed de redes sociales para la inspiración del evento
Las redes sociales son donde acudimos para todo: nunca faltan recomendaciones de productos, destinos de vacaciones y experiencias que no puedes perderte. También es una fuente perfecta de inspiración de planificación de eventos. Adapta tu tablón de redes sociales con eventos visualmente atractivos y sigue a otros planificadores, proveedores, lugares, floristas y más.
Pinterest es la red social definitiva para organizadores de eventos. Si no has estado estudiando detenidamente este tablero de anuncios virtual desde que comenzaste, ahora es el momento de registrarse. Encuentras de todo, desde temas de baby shower y fiestas de cumpleaños hasta ideas para diseñar bodas y eventos corporativos impresionantes.
Friendly reminder: es fácil perder la noción del tiempo explorando Pinterest, así que no pierdas de vista estos consejos:
- Comienza con una búsqueda básica en tableros usando un término amplio para comenzar. Event Inspiration ofrece muchas ideas. Encuentra y sigue tableros con una estética que combine con la tuya y la de tus clientes actuales.
- Sigue eventos o cuentas específicas de planificación como Event Manager Blog, Snappening, WeddingWire , The Knot y Brides, y las nuevas ideas aparecerán automáticamente en tu feed de inicio.
- Utiliza la lupa de Pinterest para descubrir ideas basadas en el mundo real. Busca arreglos florales, combinaciones de colores, paisajes de mesa o cualquier cosa que te inspire. La herramienta de descubrimiento visual te mostrará imágenes e ideas relacionadas.
- Busca resultados visualmente similares utilizando el icono de la lupa en la esquina de las imágenes fijadas.
Explora ideas de tendencias en Twitter cuando sigas a otros profesionales de eventos y hashtags relacionados. Algunos hashtags de planificación de eventos principales incluyen: #EventProfs, #EventPros, #MeetingProfs, #MeetingPros, #EventThemes, #EventManagement, #EventPlanning, #WeddingThemes, #Catering y #EventsChat.
Seguir hashtags de Instagram también es muy TOP. Los hashtags descriptivos son top cuando se trata de esta app de fotografías. Explora #Bride, #WeddingDay, #PartyThemes, #Tablescapes, #EventPlanning, #EventIdeas, #ColorPalettes, #Pantone, #EventPlanners, #WeddingDecor, #EventStyling, #Celebrate, #EventInspiration y más para obtener inspiración visual. Incluso puedes seguir tus hashtags favoritos, por lo que las fotos etiquetadas aparecen en tu feed.
También puedes utilizar la herramienta «Guías» de Instagram para recoger la inspiración por temáticas. Aquí te dejamos algunos ejemplos de guía de inspiración para bodas o guía de inspiración escenográfica.
Sigue a los organizadores de eventos en YouTube para coger ideas para reuniones y eventos. Suscríbete a canales relevantes para estar al tanto de la industria. Mira videos de eventos referentes y observa los lugares para ver qué ha funcionado bien (y detecta las áreas que necesitan un poco de trabajo). Sigue los canales de profesionales de la industria, como Event Manager Blog, EventPlanning Blueprint, Social Tables o Miss Event Planner, para obtener ideas de decoración, consejos comerciales y consejos de organización.
4. Establece contactos con otros profesionales de eventos
Únete a grupos de contactos en las redes sociales, asiste a ferias comerciales de la industria y participa activamente en foros de profesionales.
Es muy importante que utilices LinkedIn para establecer conexiones con otros profesionales de los eventos de todo el mundo. Ojea lo que tus compañeros de eventos están creando y mantente en contacto organizadores de otras zonas europeas, así como de Asia y de América, así podrás estar al tanto de las tendencias en otras partes del mundo. Establecer relaciones en todo el país y en todo el mundo puede inspirar versiones locales de eventos lejanos y también es útil al organizar eventos de destino.
5. Explora ideas en Tendencias de Google
Google Trends recopila, organiza y comparte información (mucha información). Explora los datos de Google para ver qué noticias, búsquedas y consultas de vídeo son tendencias y dónde son más populares. Explora los términos de búsqueda principales y palabras clave específicas. Mira hacia atrás para ver qué era popular hace dos, cuatro o nueve años.
Con esta herramienta podrás conocer las tendencias en alza y eso te podría ayudar a encontrar la temática ideal para tu evento.
6. Deja que la experiencia del evento cree el tema
¡Sé creativo! Utiliza actividades que animen a participar en lugar de simplemente a asistir. Crea eventos en torno a actividades interactivas y la participación de los asistentes, y las experiencias se convertirán en el tema principal del evento. Ok! tal vez no siempre podamos convertir un hotel en una cueva de hielo , pero la iluminación, la música, el entretenimiento y las actividades pueden jugar un papel en la creación de eventos.
Ideas experienciales para ejecutar:
- Pasa del menú habitual de «pollo o ternera» y opta por los foodtrucks de comida locales, un stand para hacer un show cooking o una barra de gofres y una fuente de chocolate (¿a quién no le gusta el chocolate?).
- Crea una sala de juegos y anima a los invitados a participar en batallas amistosas de Mario Kart.
- Contrata caricaturistas para capturar a los invitados de una manera única.
- Planifica un tablero gigante para jugar al ajedrez humano o busca alternativas divertidas para trabajar en equipo (como laser tag o escape rooms)
Estas actividades pueden orientar el tema general del evento: El juego del ajedrez puede inspirar un tema de «Alicia en el país de las maravillas», y los caricaturistas pueden inspirar un tema de arte urbano. Si contratas foodtrucks para un evento de networking al aire libre, los diferentes camiones pueden convertirse en temas de conversación para grupos pequeños.
7. Explota tu lado creativo o apuesta por lo seguro
Cuando estés atascado en una idea, deja volar tu imaginación a través de una sesión de brainstorming en la que todo vale. Piensa en ideas para eventos extravagantes o absurdas, busca paletas de colores para eventos que nunca haya visto antes e incluye temas que requieran un presupuesto desorbitado. Dentro de estas ideas poco realistas podría estar la semilla de un gran evento. También puedes realizar una encuesta en Twitter o en Instagram stories para ver si alguno de ellos resuena entre tus seguidores. Las respuestas a la encuesta podrían convertirse en una sesión de lluvia de ideas improvisada entre los event managers.
También puedes explorar ideas de tendencias y crear algo verdaderamente único con una combinación inusual. Ideas para inspirarte a ti mismo:
- Fuego y Hielo: Escapada tropical en un lado del evento, con temática de esquí retro en el otro.
- Tierra y mar: deja que estos dos temas inspiren tu decoración y tu menú.
- Piratas y caballeros: para los clientes interesados en el cosplay, este tema podría incluir piezas de vestuario para los invitados.
- Antes y ahora: lo vintage se combina con la decoración moderna y la comida y bebida. O llévalo a otro nivel con opciones vintage y futuristas.
Echa un vistazo a este evento de Joselito en el que realzaron los beneficios del consumo del jamón para la salud a través de una perfomance de los más interesante.
Finalmente, cuando todo lo demás falla, siempre puedes volver a los grandes éxitos. Hay una razón por la que estos temas de eventos se repiten: la gente los ama.
- Décadas: años 20, 50, 80, 90. O elije un año específico (es decir, 2005) y reproduce los mejores éxitos, usa las marcas más populares y explora las principales tendencias para ese año específico. (¡Las tendencias de Google son útiles aquí!)
- Temas de películas: películas de fantasía, películas de gánsteres, comedias, clásicos de culto, ciencia ficción…
- Destinos: playa, cabaña rústica en las montañas, castillo celta, ambiente parisino, selva tropical…
- Combinaciones de colores: blanco y negro, dorado y negro, plateado y dorado.
- Temas de temporada y vacaciones: Otoño, Primavera, Halloween, Navidad
El pozo de las ideas para eventos no tiene fondo, pero a veces parece que no puedes sacar esas ideas a la superficie. Date un pequeño descanso mental, duerme unas cuantas noches seguidas y luego explora las fuentes de inspiración anteriores. En poco tiempo, comenzarás a llenar su carpeta de ‘Ideas’ nuevamente y tendrás temas de eventos destacados para presentar a tus clientes.
¡Que la creatividad te acompañe, event manager!
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