El jefe de protocolo es el encargado de la producción y organización de actos. Es quien delega ciertas responsabilidades a auxiliares, adjuntos, colaboradores y subordinados, pero está al tanto de cómo transcurre el evento; es quien coordina, comprueba que todo funcione y que salga conforme está previsto.
Orden en el caos y maestros de la improvisación
En esta entrevista de El Mundo al jefe de protocolo de la ONU, Peter Van Laere dijo que “el protocolo es el arte que tiene que convertir el caos en confort en un minuto” y que “el peor evento es aquel se suspende”. Lo cual confirma lo que nos dijo Javier Carnicer, jefe de protocolo del Gobierno de Aragón, que es una profesión sometida a la dictadura del error. Por tanto, el jefe de protocolo además de la preparación de los actos, debe ser capaz de funcionar incluso al margen de su presencia, aunque atento a resolver cualquier incidencia previsible Arévalo (2001).
Funciones principales de un jefe de protocolo
Sus responsabilidades específicas deber concretarse en dirección según la naturaleza de cada acto para determinar: honores, espacio, seguridad, símbolos, etc. Si tuviéramos que enumerar sus funciones principales (entre las muchas que tiene que desarrollar) en diez puntos serían:
1. Elaborar los ordenamientos, las precedencias y los procedimientos protocolares de la institución.
2. Trabajar en la planificación, organización, coordinación y supervisión todos los actos y ceremonias protocolares, tanto dentro como fuera de la Institución. Por ejemplo: Redactar los guiones de los actos.
3. Supervisar la correcta aplicación de las normas y disposiciones referentes a las precedencias y los símbolos en todos los niveles (local, autonómico y nacional).
4. Coordinar las acciones correspondientes a cada una de las áreas involucradas en la actividad protocolar de la institución: auxiliares de protocolo, azafatas, seguridad…
5. Asesorar al personal en general en temas de ceremonial y protocolo.
6. Programación y planificación de la agenda protocolar.
7. Asesoramiento y asistencia en la organización de actos.
8. Acordar con el área de prensa y difusión con respecto a tarea en forma conjunta y gestionar los recursos de todas las actividades protocolares realizadas (fotos, videos, discursos, entre otros.)
9. Mantener actualizado tanto el fichero protocolar de las autoridades de todas las demás instituciones relacionadas como los antecedentes, disposiciones y documentos sobre ceremonial y demás referentes a la actividad protocolaria.
10. Velar por el cumplimiento estricto de las órdenes emanadas para la organización de un acto o ceremonia.
¿Cuál agregarías? ¿Se nos escapa algo importante? Te recomendamos nuestra publicación en la que recopilamos varias definiciones sobre el protocolo.
Sobre el jefe de protocolo también añadiría
saber resolver conflictos,
saber ponerse de acuerdo,
saber negociar.
¡Genial! Muchas gracias, Yelena. Las agregamos a sus funciones.
Agregaria lo mismo, todoterreno y especialista y discreto soluciona problemas sin que nadie se de cuenta
¡Gracias, Cristina! ¡Estamos de acuerdo que un jefe de protocolo es todoterrero, discreto y resolutivo!