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Por qué los organizadores de eventos deben ser expertos en licitaciones

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En los últimos cinco años, en España se han licitado más de 5.000 eventos por parte de la administración pública. Desde eventos con un presupuesto sencillo hasta grandes eventos como The Ocean Race o contratos marcos para el desarrollo de varios eventos en un periodo determinado de tiempo con presupuestos millonarios. En IMEP te enseñamos a entender, gestionar y presentar estas licitaciones.

Licitaciones públicas: el presente de los eventos

En la industria de la organización de eventos existen dos tipos de clientes: los clientes privados y la administración pública. La administración pública, en sus diferentes niveles (europea, nacional, autonómica y local), es la que lidera la captación de grandes eventos para los diferentes destinos, pues ven en ellos una gran oportunidad de promoción del destino y de captación de inversión, infraestructura y turistas, lo que al final genera creación de empleo y mejora económica y social.

Son las administraciones públicas las que tienen la capacidad para “vender” un destino de cara a albergar estos eventos, pues una empresa privada no dispone de los espacios e infraestructuras públicas para poder liderar este proceso, que debe ser apoyado por la iniciativa privada y el tercer sector para garantizar así una candidatura sólida.

Conocer de primera mano las particularidades y el proceso de licitación es algo fundamental hoy en día para cualquier profesional de la organización de eventos.

No obstante, la administración pública, a pesar de ser quien lidera esta captación y quien aspira a albergar y liderar este tipo de eventos, no cuenta, en la mayoría de los casos, con la infraestructura y equipo técnico necesario para su desarrollo, ni con el capital humano y los servicios requeridos para la celebración y desarrollo de este tipo de eventos que tienen una duración, generalmente, limitada en el tiempo, por lo que deben recurrir a la contratación de empresas especializadas en el ámbito de la organización de eventos. Esta contratación se denomina externalización o gestión indirecta (outsourcing) y la misma está regulada por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP).

¿Qué es la Ley de Contratos del Sector Público?

Esta Ley regula el proceso que deben llevar a cabo las administraciones a la hora de contratar a una empresa privada, velando por la transparencia del proceso y por la competitividad en la misma, impidiendo a la administración en general, contratar directamente a una empresa sin desarrollar un proceso de licitación y convocatoria pública para que, cualquier empresa que cumpla con los requisitos de solvencia, pueda presentar una oferta.

Conocer de primera mano las particularidades y el proceso de licitación que debe seguir la administración pública para la contratación de una empresa especializada que pueda gestionar un determinado evento es algo fundamental hoy en día para cualquier profesional de la organización de eventos que quiera desarrollar una carrera sólida en la producción y gestión de eventos.

Además, no existe actualmente gran competencia por parte de empresas que se dediquen a preparar proyectos de licitación relacionados con eventos, ya que requiere conocer el funcionamiento del proceso y dedicarle bastante tiempo a preparar una propuesta, sin que exista una formación especializada que forme a profesionales en el ámbito de la preparación de proyectos de licitación. Esto hace que muchas de las empresas de organización de eventos deciden optar únicamente por el cliente privado al no conocer cómo funciona la administración o el proceso para gestionar eventos de una administración pública.

Grupo de alumnos de grado en una visita a The Ocean Race

Sorprendentemente, grandes licitaciones de eventos como la gestión de contenidos de Alicante Puerto de Salida de la Vuelta al Mundo a Vela de Alicante, o la realización de reuniones y eventos para la Agencia Española del Medicamento con presupuestos que superan el millón de euros han recibido sólo entre 3 y 4 propuestas por parte de empresas interesadas en la gestión de estos eventos.

Conocer cómo funciona este proceso y ser capaces de preparar la documentación y un proyecto de licitación de eventos es el objetivo fundamental de la asignatura de Organización de Eventos II del Grado en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales que se imparte en IMEP.

¿En qué consiste la asignatura de Organización de Eventos II?

Durante la asignatura, el alumnado se enfrenta a una licitación real y vive de primera mano cómo es todo este proceso, por lo que cuando acude a la industria real están aportando valor añadido y se diferencian del resto de candidatos que quieren optar a ese puesto, ya que no es habitual que durante la fase universitaria se forme al alumnado a preparar un proceso de licitación.

En la asignatura, los alumnos comprenden la importancia de conocer qué es un pliego de prescripciones técnicas y un pliego de cláusulas administrativas, así como las diferentes fases del proceso de licitación. También se hace hincapié en la estrategia a seguir dependiendo de las licitaciones y los criterios de valoración y cuáles son las claves para poder optar a ganar los diferentes procesos de licitación.

Alumnas de grado en un aula de IMEP

Pero no solo es válida para aquellos que quieran trabajar en la organización de eventos para la empresa privada. También está dirigida al alumnado que en un futuro quiera desarrollar su carrera profesional en la administración pública, pues conocer de primera mano cómo funcionan los procesos de licitación permite a futuros técnicos de la administración pública a comprender los procesos de licitación que probablemente tengan que desarrollar en un futuro como técnicos.

Sin duda, una gran diferencia y un gran valor añadido para el alumnado de IMEP cuando comienzan su carrera como profesionales del sector de los eventos.

Artículo del profesor Carlos Garulo.

¿Te gustaría estudiar el Grado en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales? Haz clic aquí o escribe a informate@protocoloimep.com. También puedes rellenar el formulario de contacto o llamarnos al 900 901 683.

Archivado en: Artículos, Formación, Organización de Eventos Etiquetado como: event manager, eventos, grado en organización de eventos, licitaciones

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