¿Qué es Weezevent?
Weezevent es una start-up que nació en Francia en 2008, siendo el primer sistema del país en dar la posibilidad a los organizadores de eventos de vender entradas online en autoservicio (WeezTicket). A partir de ahí, fuimos ampliando de forma natural la gama de servicios más allá de la venta de entradas (¡a la par que mejorábamos nuestros servicios relacionados con entradas, inscripciones, invitaciones…!), desarrollando nuestro sistema de control de acceso (WeezAccess), nuestro sistema de pago cashless (WeezPay) y nuestro último lanzamiento, una herramienta de CRM e e-mailing para eventos (WeezTarget). La filosofía de Weezevent como colaborador técnico hace que tengamos clientes de todos los tamaños y que organizan eventos y actividades de todo tipo, sobre todo en Europa y cada vez más en Norteamérica.
Vuestra plataforma está ideada para los organizadores de eventos. ¿Cómo surgió la idea y por qué?
La idea surgió porque los fundadores de Weezevent, Sébastien y Pierre-Henri, ¡estaban en la misma situación! Eran organizadores de eventos y no encontraban un sistema que se adaptara a sus necesidades para la venta de entradas online, así que decidieron crearlo. ¡Es un sistema pensado por organizadores para organizadores! Por eso conocemos a la perfección los retos que se pueden presentar a cualquier organizador y nos esforzamos cada día por que la solución tecnológica Weezevent les facilite la vida, haciéndola cada vez más completa y transversal.
Weezevent permite crear eventos a medida, promoverlos, gestionar las entradas y el acceso. ¿Qué diferencia a Weezevent de otros softwares similares?
Cada una de nuestras soluciones tiene elementos diferenciadores frente a otras herramientas de la competencia, pero de forma global destacaría la interacción nativa entre los diferentes servicios que ofrecemos. El organizador centraliza 4 puntos cruciales de la organización de su evento (venta de entradas e inscripciones online, control de acceso, cashless y e-mailing) en un único lugar, teniendo un único interlocutor, y con las ventajas añadidas de que las diferentes herramientas estén creadas desde el inicio para comunicarse entre sí.
Además, nuestra filosofía es de colaborador técnico, no de simple proveedor de servicios ni tampoco distribuidor de entradas. Nos gusta acompañar a los organizadores en todas las etapas de sus proyectos, independientemente del tamaño del evento y de los servicios contratados.
¿Qué eventos en España usan o han usado vuestra tecnología?
Utilizando unos servicios u otros, ¡tenemos y hemos tenido eventos de todo tipo y todos los tamaños! Desde Festivales como Tomavistas, PortAmérica o Mallorca Live Festival o fiestas de Pacha Ibiza, hasta eventos profesionales como el World Football Summit, pasando por eventos pequeños pero no por ello menos importantes como los eventos benéficos organizados por la Fundación Ochotumbao o eventos corporativos como la Gala de entrega de los premios Best Workplaces.
Sobre la organización de eventos
Planificar y ejecutar un evento sin usar ninguna tecnología es prácticamente imposible. ¿Qué tecnología consideráis imprescindibles en la organización y celebración de un evento?
En realidad, se puede no utilizar tecnología… ¡pero te complicaría mucho la existencia! Somos partidarios de una tecnología al servicio del evento (y especialmente del organizador). Por lo tanto, no hay ninguna tecnología imprescindible de forma genérica, siempre dependerá de las características y la configuración del evento. Es cierto que un buen wifi te abre muchas posibilidades, ¡pero no es imprescindible ni siquiera para el cashless (con nuestro sistema)!
El 90% de los festivales franceses usan un sistema cashless y el 80% elige Weezevent. De hecho, en vuestra web podemos leer que sois los líderes de esta forma de pago en eventos en toda Europa. ¿Qué ventajas ofrece este sistema para la organización del festival?
¡Las ventajas son muchas! Estas son las principales:
Mejora de la experiencia del asistente:
- Reducción de colas, mayor comodidad y seguridad.
Beneficios económicos para el organizador:
- Aumento de un 5% de la facturación de las barras y puestos de comida.
- El saldo cargado en los soportes y no gastado que se queda sin reclamar tras el periodo de reembolso supone, de media, un 6% de la facturación de las barras y puestos de comida o 2€ por asistente.
- Posibilidad de aplicar una política de gastos que ayude a financiar el sistema: de media, suele representar un 2% de la facturación de barras y puestos de comida.
Beneficios indirectos:
- Disminución del riesgo de fraude.
- Disminución de las bebidas regaladas sin control.
- Ideal para patrocinadores: El soporte NFC supone un nuevo espacio publicitario y se abren opciones para acciones de activación de marca.
- Flexibilidad de la política de precios: posibilidad de modificar los precios (sin necesidad de que sean precios redondos) para responder a un aumento del precio por parte del proveedor, por ejemplo.
- Creación de una base de datos.
- Mayor oferta de prestaciones para colaboradores y patrocinadores, con nuevas posibilidades de activación de marca antes, durante y después del evento.
- Neutralización de algunos gastos tradicionales con otros nuevos: Por ejemplo, los gastos bancarios de TPV se ven sustituidos por los gastos bancarios online o el pedido de pulseras tradicionales por el de pulseras NFC. Además, se disminuyen considerablemente los gastos de seguridad.
¿Cómo les explicaríais a un organizador de eventos qué es la tecnología de control NFC y su utilidad? ¿Por qué es mejor que el código QR?
La tecnología NFC tiene muchos usos y el control es uno de ellos, al igual que se puede utilizar para el sistema cashless. Básicamente, se trata de un chip en el que se puede escribir información (derechos de acceso, saldo disponible, etc.), se puede reescribir (cambiar derechos, modificar el saldo, etc.) y se puede leer la información del chip. Todo ello con los dispositivos adecuados, claro.
Como decimos siempre, no hay nada que sea mejor o peor per se; depende del operativo del evento. La primera ventaja del control de acceso NFC es aprovechar el soporte utilizado para el cashless para un segundo uso sin coste adicional. También es muy útil, por ejemplo, para controlar las zonas internas como el backstage o la zona VIP de una forma cómoda (el asistente no tiene que sacar un papel o su teléfono cada vez que quiere acceder), económica (no es necesario crear múltiples series de pulseras y tener que llevar varias si tienes diferentes derechos) y segura; ayuda a evitar el fraude, permite reescribir sobre el mismo soporte (por ejemplo para pasar a un asistente a VIP o darle derecho de acceso al backstage una sola vez, todo sin cambiar de soporte). El QR no se destierra, sino que se utiliza en un primer momento para validar la entrada y entregar el soporte NFC. Sin embargo, en un evento pequeño, es probable que no merezca la pena implantar un control de acceso NFC y sea mejor mantener el QR.
Según el tipo de evento, ¿cuál es el mejor soporte de NFC?
En grandes festivales, el soporte más habitual es la pulsera y en su caso es el más recomendable, sobre todo porque permite unir cashless y control de acceso en un solo soporte por asistente. En eventos más pequeños, la tarjeta es también muy buena opción por ser más barata, pero ¡el límite lo ponen la imaginación y los objetivos del organizador! El chip NFC se puede incluir en cualquier soporte y hemos tenido incluso el caso de un festival humorístico en Canadá que lo puso en unas gafas… ¡Os podéis imaginar lo que suponía para pagar, pero ese era el objetivo!
Uno de los problemas más frecuentes en un megaevento son las colas de acceso. ¿Qué consejos le darías a los futuros event managers para evitar el caos?
¡Mucha organización y previsión! En este artículo de nuestro blog damos precisamente consejos paso a paso sobre este tema, pero aquí tienes algunos de ellos:
- Un primer control visual de las entradas antes de dirigir al asistente a la zona de control de acceso y redirigirlo a la zona de venta de entradas o al punto de información si fuera necesario. Si tienes personal suficiente, es lo ideal.
- Información completa y bien ubicada: señalética con instrucciones sencillas y claras desde el principio de las colas. Por ejemplo, indicar a los asistentes que tengan la entrada preparada con el código QR a la vista.
- Establecer colas distintas en función del tipo de entrada.
- Asegurarse de utilizar unos lectores de control de acceso buenos y rápidos. Nosotros ofrecemos nuestros WeezAccess Pro, que pueden escanear ¡600 entradas por hora!
- Dirigir las colas con un sistema de barreras en forma de “Z” e instala señalética en distintos puntos de la cola.
- Colocar papeleras en la zona de cacheo para que los asistentes puedan tirar cualquier objeto considerado peligroso.
- No olvidar tener en cuenta cómo está escalonada la programación del evento y abrir el recinto con suficiente antelación.
¿Qué opináis sobre el sector de la organización de eventos en España y en Europa?
Es un sector tan amplio y siempre en plena ebullición que las oportunidades y posibilidades son infinitas. Weezevent no deja de expandirse por Europa (¡ya van 4 oficinas: España, Francia, Reino Unido y Suiza!), sin olvidar la oficina norteamericana en Canadá. ¡Y ahora acaba de fusionarse con un antiguo competidor, PlayPass, para unir fuerzas y llegar a más organizadores!
En lo que respecta al cashless, España, en comparación con Francia, tiene mucho por hacer. Ha habido malas experiencias, por malas prácticas, que han ralentizado la adopción del cashless y han generado miedos entre los organizadores, dando al cashless una mala prensa que no se corresponde para nada con la realidad de las posibilidades de, por ejemplo, un sistema cashless como el de Weezevent, que no se puede caer porque no depende de una conexión wifi.
Trabajáis con miles de organizadores de eventos, ¿cómo debe ser el mejor profesional del sector?
Desde luego, tiene que ser reactivo, porque en eventos siempre hay imprevistos, pero sobre todo tiene que ser previsor, precisamente para minimizar al máximo las posibilidades de imprevistos.
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