Decálogo para la organización de un festival de cine

Este decálogo es el resultado del TFG de Andrea Gallego Goicoechea y María del Rocío Toscano Barroso, del Grado en Comunicación Audiovisual de la Universidad de Sevilla.

Para su investigación tomaron en cuenta festival de cortometrajes y documentales de su universidad, #Comcorto. Y estudiaron las pautas y labores del departamento de protocolo en la organización de este tipo de evento.

Clasificación de los festivales de cine

Según la clasificación del FIAPF (Federación Internacional de Asociaciones de Productores Cinematográficos), los festivales se dividen según su trayectoria, antigüedad, prestigio o impacto económico.

Los llamados festivales de Categoría A son aquellos más importantes a nivel internacional, como es el caso del Festival de San Sebastián, cuyos estándares son más elevados y están abiertos a todos los géneros y países, además son competitivos.

Después vienen los de Categoría B o no competitivos, que son iguales a los de Categoría A pero son más pequeños o nuevos, como sería el caso de Sitges Festival Internacional de Cine Fantástico de Catalunya. Estos dos festivales forman parte del reducido número de festivales acreditados por el FIAPF.

También existen los festival es especializados, como el Festival de Cine Africano de Córdoba o aquellos que la FIAPF clasifica como festivales de documentales y cortometrajes, que son en los que se centra el TFG.

Decálogo que puede aplicarse en el departamento de protocolo de un festival de cine especializado:

1. Establecer fecha y lugar de celebración. Es esencial para cualquier evento la correcta elección de fecha y lugar, que no coincida con cualquier otro evento y que se lleve a cabo en un lugar reconocido.

2. Elaborar lista de invitados importantes. Siempre se debe tener en cuenta a quién se quiere llamar la atención con el evento y cuáles son los objetivos a la hora de establecer el listado.

3. Conocer las instalaciones. Se debe de dominar perfectamente el recinto donde va a tener lugar el evento para evitar imprevistos.

4. Determinar número de plazas por productoras y acompañantes. Un evento que quede con espacios vacíos da mala imagen, por ello hay que tener siempre en cuenta el número de asistentes, en este caso productoras e invitados.

5. Contactar con los invitados VIP para confirmar asistencia. Además de elaborar el listado, se debe de tener constante contacto con los invitados VIP, tanto para confirmar su asistencia, como para cualquier necesidad que tenga que ser cubierta.

6. Confirmar número de invitados generales. Salvo cancelaciones de último momento, el salón de actos debe de tener cubiertos todos sus asientos. Para ello es esencial confirmar, los días previos a la gala, la asistencia de todos los invitados.

7. Elaborar seating para la gala. Este seating siempre se hará formando grupos, es decir, se intentará que las distintas productoras tengan plazas conjuntas para que no haya problemas de asientos vacíos en mitad de una fila.

8. Controlar la disposición de los elementos en el escenario. Todas las miradas se dirigirán a ese espacio, por lo que este debe de estar perfectamente organizado, ya sea atril, enaras, estatuillas, banderas, etcétera.

9. Dar indicaciones al personal subalterno que va a trabajar durante la ceremonia. La plantilla debe de estar al tanto de sus tareas durante la gala así como de las especificaciones del salón de actos.

10. Dividir puestos de trabajo en función de las necesidades del salón de actos. Para el buen funcionamiento de la gala, se deberá de distribuir las tareas entre todo el personal para que todas las posiciones estén cubiertas durante el trascurso de la ceremonia.

Este decálogo está orientado a festivales que cumplan las mismas características, puesto que un evento de mayor envergadura necesita de más control y autoridad.

¿Quieres formarte en Organización de Eventos? En IMEP puedes formarte en esta área a través de la titulación que más se adapte a ti: Grado o Máster Oficial en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales y el Experto Universitario en Organización de Eventos, Protocolo y Comunicación.

Fuente: Comcorto: Protocolo en festivales de cine 

Foto de Freepik.