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Consejos para planificar un evento de código abierto

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El término código abierto suele ser desconocido si no eres del ámbito tecnológico, sin embargo, es una filosofía que se puede aplicar en cualquier campo de trabajo e investigación. Hay muchos eventos relacionados con el código abierto, por ejemplo: los Maker Faire, un Hack Day y algunas charlas o talleres del Sónar +D.

¿Qué es el código abierto? Te recomendamos este vídeo educativo creado por BIT Blueprint.

Teniendo claro el concepto, te damos algunos consejos si tienes que planificar un evento tecnológico de código abierto.

Consejo nº1: define los propósitos, metas y objetivos.

Lo primero que debes hacer es plantear el propósito del evento y algunos objetivos. Ejemplos:

  • Propósito: reunir y conectar a usuarios de software.
    Objetivo: 25 clientes potenciales.
  • Propósito: Enseñar a las niñas a programar.
    Objetivo: Lograr que asistan 100 niñas y que el 50% desarrollen proyectos.

Consejo nº2: define las restricciones.

Diseñar eventos es emocionante pero hay que pensar en las limitaciones. Por ejemplo, si deseas organizar el evento en tu oficina, es posible que no puedan caber 200 asistentes. Estás limitado por el espacio. También habría que tomar en cuenta el presupuesto ya que es una limitación con la que un event manager suele trabajar.

Toma en cuenta el presupuesto ya que es una limitación con la que un event manager suele trabajar.

Consejo nº3: Piensa bien en la estructura del evento.

Después de esbozar las metas y las limitaciones, hay que definir el formato y la logística. Algunas modalidades pueden ser:

  • Sesión de networking. Invita a la personas a charlar sobre un tema. Puede ser un punto de inicio para un evento más grande.
  • Reunión informal de grupos de usuarios. Es fácil de organizar pero hay tomar en cuenta la periodicidad y al anfitrión.
  • Eventos online. Funcionan como un gran recurso para las comunidades que están en todo el mundo. Puede ser colaborativas o con una persona hablando con todos.
  • Hackathons. Son una gran manera para que la gente se reúna para entender nuevas ideas, interactuar con nuevas tecnologías y conocer a otros.

¿Qué modalidad es la mejor? La clave es pensar en la comunidad y en qué clase de evento necesita.

La palabra “hackathon” es una contracción de “hacker” (programadores) y “maratón”, y originalmente hacía referencia a todo tipo de encuentros de programadores para diseñar soluciones de software en un tiempo determinado (normalmente entre 24 y 48 horas), para después entregar un premio (en metálico) al equipo ganador. Fuente: hackathonspain.com.

Consejo nº4: La elección de la temática es fundamental.

Ahora estamos listos para hablar sobre el contenido que se cubrirá el evento. Esto incluye a los ponentes, las colaboraciones, los talleres y cualquier actividad.

Una excepción: el hackathon. La temática de este tipo de encuentro no se suele estar restringida como en la mayoría de los eventos. De hecho, los participantes le dan la forma a medida que ocurre.

Consejo nº5: Elige bien el lugar.

Cuando empieces a buscar un lugar, debes volver a las limitaciones (consejo nº2): presupuesto, número de personas, etc.

  • Para eventos de 20 a 80 personas suele venir bien universidades, bibliotecas o espacios de empresas tecnológicas.
  • Para un evento de 80 a 150 personas suele venir bien universidades y espacios de coworking.
  • Para un evento de 150 a 250 personas, las universidades siguen siendo una buena opción. También los locales como cines y galerías de arte, centros de conferencias, hoteles, entre otros.

Al comparar los lugares, recuerda pensar en los servicios. Si estás haciendo un hackathon es imprescindible poder tener acceso a Internet.

Ten en cuenta a los asistentes a los que te estás enfocando (consejo nº1) para elegir bien el tipo de espacio que necesitarás. En la mayoría de los eventos tecnológicos las personas querrán recargar sus dispositivos, así como sus cerebros.

En la mayoría de los eventos tecnológicos las personas querrán recargar sus dispositivos, así como sus cerebros.

Consejo nº6: Toma en cuenta la diversidad.

Intenta que tu evento sea para todos. Recuerda incluir en la web:

  • Un código de conducta (CoC)
  • Información de accesibilidad
  • Información del parking
    …

Consejo nº7: Objetivos + Restricciones = Logística.

Si tu objetivo es acoger a 200 asistentes, entonces debes asegurarte de que tienes comida y alojamiento suficiente. Para hacer frente a la logística, hay que ser organizados de principio a fin, seguir la planificación y ¡delegar!

El día del evento, recuerda delegar. Asegúrate de que los miembros del personal y los organizadores intercambien números de móviles, de modo que puedan ayudarse entre sí. También recuerda: Ninguna planificación evitará que algo salga mal. Sólo mantén la calma y prepárate para enfrentar el problema.

Consejo nº8: El postevento.

Cuando el evento finalmente ha terminado … todo es un destello de adrenalina y miedo. ¡Pero aún no has terminado! Vuelve a tu plan de organización y actualízalo. Revisa el cumplimiento de tus objetivos. Y descansa.

Si envías una encuesta postevento, quizás no todos te responderán, así que usa preguntas cortas con respuestas de selección múltiple. Y si puedes dar un premio, mejor.

Por último, recuerda realizar la «autopsia» a tu equipo.

Ninguna planificación evitará que algo salga mal. Sólo mantén la calma y prepárate para enfrentar el problema.

maker-faire

Fuente: Tips for how to plan an open source event, de Nicole C. Engard en opensource.com. Contenido Creative Commons. Os recomendamos su presentación.

Fotos: flickr de Matt Biddulph.

Archivado en: Artículos, Organización de Eventos Etiquetado como: consejos, event manager, evento tecnológico, master en organización de eventos, tecnología

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