Seguimos con los consejos y hacks para gestionar mejor tu tiempo si eres event manager. Te recomendamos la primera parte de este post.
Trata de construir una rutina diaria
El trabajo del organizador del evento es demasiado emocionante y diverso para hablar de cualquier tipo de rutina. Sin embargo, hay ciertas tareas que necesitas hacer cada día, como revisar el correo electrónico, gestionar las redes sociales, responder comentarios y preguntas, o lo que sea.
Si interrumpes constantemente tu trabajo cada 15 minutos más o menos para comprobar cada correo electrónico recibido, nunca completarás tus otras tareas diarias. En su lugar, podrías hacer estas actividades un par de veces al día (o más, dependiendo de la actividad) en ciertas horas o intervalos de tiempo.
Tomemos por ejemplo la revisión del correo electrónico. Puede seguir un patrón, por ejemplo: el primero a las 9:30h, el segundo a las 14h, y el tercero a las 17.30h. Revisa los correos urgentes de inmediato y distribuye el resto en carpetas para cuando estés menos ocupado.
Ten momentos de “no me molestes” cada día
Parte de tu trabajo como event manager implica comunicaciones constantes con socios, medios de comunicación, subcontratistas, ponentes, asistentes, etc. Eso significa, por supuesto, un montón de distracciones e interrupciones de diversas formas. Pero también esta el otro tipo de trabajo que requiere total devoción y atención, como escribir un comunicado de prensa o la publicación en un blog, o cualquier otra tarea que implique cierta creatividad o concentración. Aislarse durante algún tiempo cada día (ya sea por una hora y media por día) es la clave para hacer las tareas mejor y más rápido. Estarás pensando que es más fácil decirlo que hacerlo. Pero con estos dos pasos es bastante factible:
- Manténte alejado de todas las distracciones relacionadas con la tecnología: desactiva las notificaciones del móvil, olvidarte del correo electrónico, de las redes sociales, etc. Hay aplicaciones para ello como StayFocus, Anti-Social, Freedom, etc.
- Notifica a tus compañeros de trabajo que no te molesten por algún tiempo a menos que haya un terremoto o el edificio esté ardiendo.
Te sorprenderás de cuán productivo podrás ser.
Aprovecha al máximo las nuevas tecnologías
La tecnología está destinada a ahorrarnos tiempo y hacer que nuestro trabajo sea más fácil. Hay tantas herramientas y aplicaciones diseñadas especialmente para las necesidades del event manager como el software de registro de eventos y entradas (como Weemss), aplicaciones móviles y análisis para eventos (como DoubleDutch), plataformas sociales para eventos (como Conferize) y muchas más. Sólo tiene que averiguar qué funciona mejor para ti.
Aprovecha tu tiempo libre
Mantenerse al día con las tendencias y noticias en la industria de eventos es un desafío, pero al mismo tiempo es una necesidad para ser competitivo en este negocio. Por suerte, como dicen “¡donde hay voluntad, hay un camino!”.
El uso de tu tiempo de libre para mantenerte al día con las tendencias de la industria de eventos es necesario. Podrías, por ejemplo, escuchar podcasts en el gimnasio o leer las tendencias más importantes cuando estés viajando o tomando un café.
Hay tantas herramientas y aplicaciones diseñadas especialmente para las necesidades del event manager.
Aprende a delegar
Aprender a delegar y externalizar parte de tu trabajo es más difícil de lo que parece. Puedes pensar que si haces todo el trabajo, serás más rápido y mejor que nadie, pero la realidad es que no eres una máquina y el tiempo no es infinito.
Muchos event manager han aprendido esta lección de la manera más difícil –a través de interminables días de trabajo y algunas noches sin dormir–. Así que cuando estés sobrecargado de trabajo, delega parte de él a tus compañeros menos ocupados o subcontrata algunos servicios. No se trata de ser un vago, sino de ser realistas y hacer planes eficientes y flexibles.
No te olvides de tomar descansos
Puedes ser engullido por tu trabajo y olvidar fácilmente que debes tomar descansos. Eso podría desencadenar en cometer errores estúpidos y pasar más tiempo que el de costumbre haciendo algunas tareas simples y cotidianas.
Siempre ten tiempo para pausas cortas durante tu jornada laboral (puedes usar como Eyeleo, EVO, Rest) e intenta desconectar los fines de semana y los días de fiesta. Eso es crucial para tu bienestar y, en consecuencia, para la productividad en el trabajo.
Un buen event manager sabe delegar.
Si dominas estos hacks de gestión no sólo lograrás sobresalir en tu vida profesional como organizador de eventos, sino que también tendrá un impacto positivo en tu vida personal, ya que inconscientemente te vuelves más organizado en todo lo que haces.
Si tienes algún consejo adicional, no dudes en dejar un comentario.
Este artículo fue publicado originalmente en Weemss, en idioma inglés, y ha sido traducido y adaptado por IMEP. Nos encanta encontrar y compartir información de calidad de diversas fuentes sin ningún ánimo de lucro.
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