Al elegir una profesión como la de event manager, no escoges el típico trabajo de una jornada diaria de ocho horas. Eliges un trabajo emocionante, dinámico y que nunca te aburrirá. De hecho, a menudo tendrás la sensación de que un día no será suficiente para hacer todo tu trabajo. Es por eso que debes tener ciertas habilidades para mejorar la gestión de tu tiempo.
La buena noticia es que no es necesario que nazcas con ellas. Se pueden aprender y perfeccionar con la ayuda de algunos consejos útiles y hacks.
Si eliges ser event manager, eliges una profesión emocionante, dinámica y que nunca te aburrirá.
Crea un plan de acción detallado y flexible
Un plan es tan importante para el event manager como lo es el esqueleto para el cuerpo humano. Lo sostiene y protege de desmoronarse. Un plan bien elaborado y flexible es la clave para un trabajo bien hecho y debe ser el primer paso al comenzar un nuevo proyecto.
Sin embargo, para crear un plan de este tipo, no sólo es necesario anotar las tareas específicas, sino también establecer plazos y objetivos, así como asignar los recursos humanos y el capital necesario.
Elaborar un plan viable puede tomar algún tiempo, pero por otro lado, te ahorrará trabajo extra, y lo más importante, asegurará el éxito de tu proyecto.
Un plan es tan importante para el event manager como lo es el esqueleto para el cuerpo humano.
Realiza listas diarias de tareas pendientes con tareas prioritarias
Ya tienes un plan de proyecto, pero será fundamental cómo organices tu trabajo diario para poder seguirlo. Y la herramienta más simple pero invaluable para mantenerse organizado es la típica lista de tareas pendientes.
Si va a escribir sus tareas en un cuaderno (aunque parezca increíble y resulte pasado de moda, hay gente que todavía usa papel y boli) o vas a utilizar una de las muchas herramientas disponibles (por ejemplo, Wunderlist, Evernote, Asana, Clear, etc), hay dos factores que importan más que hacer tu lista de tareas pendientes.
En primer lugar, es necesario establecer plazos realistas para tus tareas. Y en segundo lugar, es necesario organizar las tareas por orden de importancia, o en otras palabras, priorizarlas.
Sabemos que es tentador comenzar el día tratando con algunas tareas fáciles sin ninguna importancia urgente y sentir una satisfacción inmediata. Pero eso podría ser contraproducente, ya que es fácil quedarse sin tiempo para el trabajo verdaderamente esencial. Así que comienza con las tareas más apremiantes e importantes del día.
Sé realista
Ya se trate del plan del proyecto o de la lista de tareas pendientes, hay una cosa que determina la probabilidad de tener éxito: ser realista.
Sé honesto con los objetivos y tus aptitudes reales. Si no lo haces, terminarás decepcionado y esto no será bueno ni para ti ni para el proyecto.
No establezcas demasiadas tareas diarias a las que no puedas hacer frente. Porque aparte del tiempo que pasas trabajando en ellas, necesitas tomar en cuenta las innumerables y pequeñas distracciones o algunas tareas inesperadas y urgentes que puedan surgir y que seguramente perturbarán y ralentizarán tu proceso de trabajo.
Agrupa tareas similares en un lote
Agrupar tareas similares es un truco que ayuda a su cerebro cambiar más fácilmente entre las diferentes acciones, por lo que tu trabajo es más rápido y eficiente. Por ejemplo, si necesitas hacer llamadas telefónicas, asigna una determinada franja horaria para hacerlo, no llames aleatoriamente a diferentes personas durante el día. O si tiene reuniones fuera de la oficina, trata de programarlas en intervalos cercanos para no desperdiciar todo el día viajando de un lado a otro.
Concéntrate en una cosa a la vez
«La multitarea es simplemente una actividad mítica. De hecho, los estudios demuestran que una persona que intenta realizar varias tareas necesita un 50% más de tiempo y más fácil que cometa un error”, dice Francesca Gino, profesora de Harvard Business School.
Aprender a centrarse en una cosa es vital para ser un event manager eficaz. A veces parece que el profesional de los eventos es multitarea, en realidad es porque está tomando decisiones una tras otra de una manera muy eficiente y rápida, dejando la ilusión de simultaneidad. Así que al menos que seas un descendiente de Napoleón o una persona extraordinaria y superdotada, no es recomendable que intentes ser multitarea. Sólo dedica toda tu atención a una tarea y la implementarás mejor y más rápido.
Nota: Este consejo no se refiere a los períodos justo antes y durante un evento cuando el trabajo del organizador de eventos es demasiado dinámico y exigente.
Este artículo fue publicado originalmente en Weemss, en idioma inglés, y ha sido traducido y adaptado por IMEP. Nos encanta encontrar y compartir información de calidad de diversas fuentes sin ningún ánimo de lucro.
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