La escaleta es uno de los pilares fundamentales de un evento para que éste salga bien. Una especie de guion que contempla cada paso que ha de darse el «día de», aunque evidentemente este documento siempre dará lugar a cierta flexibilidad fruto de la improvisación, es la principal herramienta con la que un organizador de eventos debe trabajar.
¿Cómo preparar una escaleta?
El primer paso que debes dar para comenzar con tu escaleta es tener MUY CLARO cómo va a ser tu evento y cómo se va a desarrollar, qué sucederá en cada instante, quién intervendrá y quién lo ejecutará. A qué hora se abrirán las puertas, cuándo comienza el evento, en qué momento dan inicio las piezas musicales y cuándo comenzará a hablar el ponente, son solo algunos de los ejemplos de qué tipo de información recoge una escaleta. Más en detalle, una escaleta debe contener la siguiente información.
- Tiempo de ejecución: el minuto a minuto de cada acción, cuándo entran los invitador, cuándo comienza el acto, cuándo salen los protagonistas al escenario, cuándo se da paso a la música, cuándo acaba, etc.
- Ubicación de cada acción: La escaleta deberá contener un lugar claro de dónde se desarrolla cada acción, desde la recepción de invitados, hasta la entrega de diplomas, por ejemplo.
- Medios audiovisuales y técnicos: atención porque es una de las partes más importantes del evento y de las que menos margen a la improvisación dejan. Es preciso que la escaleta especifique en cada momento qué medios técnicos se requieren (luces, cámaras, fotografía, micrófono, etc). Imagina que debes retransmitir un evento en streaming e internet deja de funcionar. Deberías de considerar un plan B, como retransmitirlo a través de un móvil con datos ilimitados. Esta parte es, además, la que más ensayo necesita.
- Responsable: Otro aspecto importante de la escaleta que evita la elusión de responsabilidades es asignar a cada acción un responsable. De esta manera, todo el equipo tiene claro su papel y las posibilidades de que todo vaya sobre ruedas aumentan considerablemente.
- Misión del equipo: al respecto del anterior punto, es importante que cada miembro del equipo conozca bien cuál es su función en el evento y cómo debe ejecutarla. Para ello será necesario diversas reuniones previas al evento que sirvan al equipo para aclarar dudas que puedan surgir frente a sus funciones.
¿Cómo asegurarnos de que el equipo conoce bien su función?
Otra de las partes importantes para que todo salga bien es que cada miembro del equipo debe estar en posesión de, al menos, una copia de la escaleta, que deberán repasar antes del evento entre todo para asegurar que todos tienen claro cómo va a funcionar el evento y qué misión tiene cada uno.
Plantilla de escaleta de un evento: Ejemplo descargable
En IMEP no nos parecía suficiente contarte cómo se hace una buena escaleta, así que también puedes descargarte nuestra plantilla gratuita en el botón de abajo. 🙂
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