Las aplicaciones móviles y la organización de eventos

Las aplicaciones móviles destinadas a la organización de eventos son una herramienta esencial para el sector, ya que permiten mejorar la experiencia entre el público implicado, generan engagement y favorecen la interacción de los asistentes.

La tecnología ha cambiado nuestros hábitos de vida, puede sonar descabellado, pero lo cierto es que estamos tan habituados a su uso que nos cuesta imaginar cómo sería nuestra vida sin ella.

En la organización de cualquier evento pasa exactamente lo mismo, la tecnología ha modificado la forma de organizar los eventos. Tal es así que prescindir de ella hoy en día es algo impensable, y para hablarnos sobre aplicaciones móviles entrevistamos a José Luis Fernández, CEO de evenTwo, empresa especializada en aplicaciones para eventos, conferencias y congresos, que nos descubrió cómo surgió la idea, en qué consisten, cómo funcionan y qué novedades nos depara la geolocalización.

Las aplicaciones móviles destinadas a la organización de eventos son una herramienta esencial para el sector, ya que permiten mejorar la experiencia entre el público implicado, generan engagement y favorecen la interacción de los asistentes.

¿Cómo surge la idea de desarrollar aplicaciones aplicadas a la organización de eventos?

Somos una compañía de desarrollo de software fundada en 2007, con las aplicaciones para eventos comenzamos en 2012 y reconozco que no fue una idea nuestra. Un cliente, director de una gran asociación, estuvo en un evento en Estados Unidos y en el que tenían una app. Quedó encantado y pidió precios allí para sus eventos en España, pero eran prohibitivos. Fue entonces cuando nos pidió que lo desarrollásemos nosotros. Tras el primer evento, nos empezaron a llegar peticiones de otras asociaciones y fue cuando decidimos crear una plataforma para “industrializar” la creación de estas aplicaciones para eventos.

En el 2013 lanzamos la primera versión de evenTwo trabajando mucho estos aspectos, desde entonces hemos conseguido que usen nuestra plataforma para cientos de eventos en España, pero también en países como Francia, Italia, Suecia, Rusia, Colombia, Argentina…

¿Qué servicio ofrecéis a los organizadores de eventos?

Ofrecemos nuestra plataforma y asesoramos a los organizadores de eventos creando aplicaciones totalmente personalizadas para sus eventos. Disponemos de:

Basic. Sustituye la guía en papel del evento con una app móvil, ponentes, agenda, mapas geolocalizados, documentos, notificaciones push…
Pro. Añade funcionalidades de patrocinio para que puedan monetizar la app, como patrocinadores o expositores.
Complete. Añade interacción total, posibilidad de votaciones instantáneas para que participe la audiencia, red social privada dentro de la app, mensajes entre asistentes para mejorar el networking…
Multievent. Una única app que puede contener cientos de eventos diferentes.

En evenTwo crean aplicaciones totalmente personalizadas para eventos.

Uno de los rompecabezas de los organizadores de eventos es enriquecer la experiencia y conseguir la interacción de la audiencia. ¿Qué herramientas, o qué sistemas lleváis a cabo para conseguirlo?

Desde 2013 nuestra principal preocupación ha sido mejorar la interacción entre el organizador y asistentes, y los asistentes en sí, para que tengan motivos suficientes para descargar la app, usarla e incluso mantenerla en sus dispositivos después del evento. En la primera versión teníamos las notificaciones push, que permite que el organizador del evento puede enviar mensajes y recordatorios de tipo mensajería instantánea a los asistentes. En las últimas versiones hemos avanzado mucho en interacción a todos los niveles, por ejemplo con:

Encuestas. Se puede crear una o varias encuestas para que los usuarios puedan ayudar al organizador con sus respuestas.
Red social privada. Posibilidad de integrar una red social privada propia de evenTwo que permite tener un muro de conversación en el que los asistentes pueden expresarse.
Comentarios en sesiones. Se pueden habilitar los comentarios en sesiones para que los asistentes puedan enviar preguntas a los ponentes.
Mensajes entre usuarios (networking). Poder acceder a un listado de participantes en el evento, ponentes, asistentes, expositores, staff…, y enviar mensajes a quienes quieras contactar.
Votación instantánea. Una de nuestras funcionalidades más solicitadas últimamente, se pueden realizar votaciones instantáneas desde la propia app mejorando la interacción con la audiencia o pudiendo usarlas como votaciones formales.

Al hilo del anterior punto, existen un a,b,c de las aplicaciones imprescindibles a la hora de contratar una aplicación.

A la hora de contratar una app hay que tener dos cosas claras, qué funcionalidades quieres para que participen todos los stakeholders del evento y qué diseño quieres.

La más importante es la primera, las funcionalidades que necesitas para que todos los que intervienen en el evento como ponentes, asistentes, expositores o patrocinadores. Esto dependerá del perfil de cada uno de ellos y te permitirá tener una app con la funcionalidad necesaria, ni más ni menos.

Por último, el tiempo es importante, nuestras apps son nativas, es decir, se publican en la App Store de Apple y en Google Play, con lo que hay que contar con un margen mínimo de 3 semanas para asegurar que todo va a salir bien (Apple valida manualmente cada aplicación que se sube a la App Store).

¿Hacia dónde se dirige el mundo de las aplicaciones para eventos? ¿Queda algo por inventar?

Este verano hicimos un extenso brainstorming al que incluso invitamos a algunos clientes, y vimos qué es lo que tenemos que abordar ahora, la microlocalización. La geolocalización está muy bien para llevarte al lugar del evento, pero no puede llegar más allá por su margen de error que son 100 metros.

Los móviles ahora integran una tecnología novedosa, los beacons, que permiten microlocalizar. ¿Y qué vamos a poder hacer con ellos en un evento? Pues con los beacons ofrecen posibilidades infinitas, podremos llevarte de un punto a otro del plano del evento con una precisión increíble, pero también crear un mapa de calor para saber por dónde ha pasado la gente en el evento, o registrar cuantos usuarios han pasado por un expositor, enviar mensajes a otros usuarios por proximidad, pasar tus datos de contacto a otro asistente o expositor…¡las posibilidades son infinitas!