Los eventos son una buena herramienta de comunicación pero hay que saber organizarlos y diseñarlos para que no perjudiquen la imagen de la marca. Recuerda no cometer estos errores:
Elegir el lugar sin pensar en la logística
Aunque te encante ese lugar para celebrar el evento, recuerda que hay otros detalles más importantes: ¿Hay una buena combinación para que los asistentes puedan trasladarse en transporte público? ¿Dispone de aparcamiento la zona? ¿Es de fácil acceso para proveedores y montadores?
Elegir una fecha inadecuada
Procura que la fecha para tu acto no coincida con una celebración importante en la ciudad o algún otro evento que pueda eclipsar el tuyo. ¡Un buen event manager lo toma en cuenta y cambia la planificación!
Una cobertura mediática sin estrategia
Si has pensado que estaría bien invitar a la prensa ¡invítalos a todos! Cualquier medio es bueno para ti. Envíales una nota de prensa con mucho autobombo. Ya sabes, una de esas en las que dices que eres el número 1 en tu sector, el líder, y te echas unas flores (en serio, parece que eso ya no lo hace nadie y sin embargo…) y muy importante: recuerda enviarla a todos los contactos indiscriminadamente (todo este comentario es irónico).
Marear la perdiz
Por favor, no marees a los asistentes, a tu personal, a los equipos subcontratados etc. Algunos consejos:
- El día del evento no llegues con el tiempo justo al lugar. Los eventos deben de empezar puntualmente.
- No hagas que tus asistentes se registren completando un formulario largo.
- No organices mal la entrega de las acreditaciones ya que lograrás un cuello de botella y que tanto asistentes como tu personal se pongan nerviosos.
- Cuida la señalización de la sala, en especial si estás en un centro de convenciones, hotel o similar, donde hay varios salones y eventos. O todas las personas estarán preguntando constantemente.
Mal trabajo en equipo
En un evento hay muchas cosas que coordinar simultáneamente y el equipo de personas de la organización debe estar sincronizado. La buena comunicación es fundamental, por tanto, todo tu equipo tiene que estar al corriente de todas las informaciones del acto. Por ejemplo, hay eventos en el que las azafatas o azafatos no han sido informados de prácticamente nada y se encuentran en la incómoda situación de no saber contestar a informaciones simples del acto.
Conclusión
La organización de un evento es un trabajo desafiante y se ha de tener buena capacidad de planificación, resistencia a la presión, una mente abierta y creativa, encontrar las soluciones oportunas a los imprevistos más extraños que puedan surgir, coordinar muchos detalles y equipos de manera simultánea, etc., así que la próxima vez que tengas que organizar un evento, si no piensas contar con un profesional del sector, ten en cuenta todos estos errores frecuentes y ¡evita ser un perfecto “event killer”!
Fuente: María Lapeña (Licencia Creative Commons)
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