Organizar un evento virtual va mucho más alla de realizar un directo en Instargram, aunque éste haya sido el formato de eventos virtuales por excelencia en lo que llevamos de 2020. Un evento, aunque se desarrolle a través del ciberespacio, conlleva un trabajo complejo y el desarrollo del mismo debe estar bien definido. En el post de hoy os damos 9 claves para que tus eventos virtuales sean un éxito.
1. Define objetivos
El primer paso de cualquier encuentro virtual (y presencial) es definir qué quieres conseguir con tu evento: ¿atraer nuevos clientes? ¿fidelizar los que ya tienes? ¿informar? ¿formar?. Definir los objetivos te dará las guías para saber qué hacer a lo largo de la organización de todo el evento. Además, te ayudará también a definir qué variables medir cuando ya se haya celebrado.
2. Publicita tu evento
De nada servirá que organices el mejor evento virtual del año si no difundes la información de forma idónea. Los canales más adecuados para difundirlos serán, obviamente, canales digitales. Si tienes una buena base de datos, las campañas de email marketing tendrán un alto impacto. Por supuesto, las redes sociales también te darán el empujón que necesitas. Haz un estudio sobre las horas con mayor impacto para tus campañas y el éxito está garantizado. Si deseas tener un mayor alcance, también puedes hacer campañas publicitarias en redes sociales, Google o en prensa digital.
3. Capta a tus leads
Lo mejor de crear eventos virtuales es la captación de nuevos clientes potenciales. Siguiendo con el ejemplo de los directos de Instagram, son una gran herramienta de difusión pero, al ser en abierto, no podrás trabajar con tu público en futuras ocasiones. Por ello, utiliza formularios de inscripción para hacer un seguimiento del volumen de asistentes a tu evento y poder gestionarlos adecuadamente.
4. Cuida la imagen
La imagen de un evento va desde lo más evidente (el cartel) hasta el más mínimo detalle, como puede ser el fondo que tengas tras de tí en el evento. Profundizamos en este punto desglosándolo en distintos aspectos de la imagen del evento:
- Cartel: La imagen que publicita a tu evento debe ser, en primer lugar, muy visual, pues será lo que capte la atención de tus clientes en primer lugar. Utiliza imágenes llamativas o colores radiantes, pero siempre con un resultado armonioso. A veces, menos es más. Intenta también que la información clave de tu evento quede reflejada en el cartel: fecha, hora y título.
- Escenografía: Que el evento sea virtual no significa que no tengamos que cuidar la imagen de lo que mostramos. Si puedes, utiliza elementos corporativos en el fondo. Evita a toda costa mostrar desorden o elementos que puedan distraer la atención de tus asistentes. Algunas plataformas permiten difuminar el fondo de la habitación o crear fondos personalizados. Si optas por esta última opción, trata de no elegir un fondo excéntrico, recuerda: la atención debe estar centrada en ti.
- Etiqueta: Del mismo modo que existe una etiqueta en eventos presenciales, también la hay para eventos virtuales. Dependiendo de las circunstancias, puedes mostrar un aspecto más formal o informal, pero nuestro lema es: arréglate del mismo modo que lo harías si fuera un evento presencial.
5. 3, 2, 1… probando, sssssssí, ssssssí.
No, no nos hemos vuelto locos. Prueba todo lo que puedas y más la plataforma a través de la cuál harás el evento y haz pruebas también con todos los participantes que vayan a intervenir. Haz pruebas de sonido, de cámara, de documentos que quieras exponer… de todo. Y házlo varias veces, pero especialmente unos 15 minutos antes del evento. La conexión es variable a lo largo del día y de la semana, y lo que ayer funcionaba bien hoy puede funcionar fatal.
Indica a los participantes de tu evento los pasos a seguir, y planifica un guión a seguir para que todos conozcan en qué momento han de intervenir. Si, a pesar de todo, en el momento de la verdad la conexión con algún ponente no funciona bien, es recomendable sacrificar la imagen (apagar la cámara) para, por lo menos, asegurar que el ancho de banda se focaliza en el audio.
6. Limita el tiempo de tu evento
Mantener la atención en un evento virtual entraña mucha mayor dificultad que en los eventos presenciales, así que debes tratar de hacerlo lo más dinámico posible. Para ello, es aconsejable que el evento virtual no se extienda más de dos horas y que, en el desarrollo del mismo, no se hable de la misma temática durante más de 20 o 30 minutos.
7. Interactúa con los asistentes
Busca la manera de interactuar, a través de encuestras, preguntas, concursos… de esta forma mantendrás a tu audiencia pegada a la pantalla.
8. Crea vínculos
Una vez haya finalizado el evento, fortalece los vínculos con tus asistentes a través del mail. Envía una newsletter con un resumen del evento, envía una encuesta de opinión o ofrécete para resolver dudas. Cualquier cosa que te mantenga en contacto con ellos te servirá para crear comunidad.
9. Mide el impacto de tu evento
Crea un informe de los resultados que ha tenido tu evento. Conocer el porcentaje de inscritos que finalmente asistió al evento, o saber cuántos de ellos se han interesado en otros productos o servicios que ofreces, cuál ha sido el impacto en redes sociales si has usado hashtags… etc. Hay infinidad de variables que puedes medir y que te servirán para perfilar y mejorar tus futuros eventos.
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