La fase de diseño de un evento es una de las más apasionantes y determinantes de cuantas conforman el proceso de organización de un evento. A lo largo de ella, se plantean diferentes alternativas, se valoran diversas opciones y se genera una tormenta de ideas que conforma el core de lo que posteriormente será el evento.
En el mismo sentido, si hay un concepto que adquiere una relevancia especial es la creatividad que desde la perspectiva de la Organización de Eventos podríamos definirla como: una capacidad humana que puede potenciarse a través del entrenamiento y del trabajo en equipo, con la finalidad de obtener el resultado más adecuado a los objetivos del evento y las circunstancias que lo rodean (ambientales, sociales, económicas, etc.).
Además, sería correcto afirmar que puede relacionarse con otros hechos, ideas o productos (capacidad de asociar), generando algo diferente, tiene un importante componente motivacional que se convierte en auténtico motor de todo proceso creativo, y debe transmitirse adecuadamente para poder ser percibida. Debe identificar los intereses de los promotores, su identidad corporativa y reputación deseadas, las formas asociadas a dicha imagen y el estilo corporativo, los mensajes a transmitir y el retorno que se desea.
Por todo ello, realizarse las siguientes preguntas resulta recomendable en esta fase:
¿Es sencillo?
Dependiendo del objetivo del evento, en ocasiones la sencillez será un requisito y un valor añadido, pero por el contrario en otras puede provocar que nos quedemos cortos para alcanzarlo.
¿Es original?
La originalidad siempre es una cualidad que facilita que el evento sea memorable, se haga viral y que se convierta en un recuerdo siempre presente tanto en espectadores como en organizadores del evento.
¿Es positivo?
En contra de lo que pueda parecer, un evento no siempre tiene que generar emociones que habitualmente asociadas como positivas, sino que dependerá tanto de la naturaleza como del objetivo del mismo. A modo de ejemplo, una fiesta de terror de Halloween tiene que infundir un cierto grado de terror para crear la atmósfera esperada por el espectador aún no siendo el miedo algo a priori positivo.
¿Entra en conflicto con la imagen de la empresa, sus productos o servicios?
Esta pregunta es especialmente importante, ya que salvo que el objetivo del evento sea un reenfoque de la marca o de la imagen corporativa, es fundamental que no haya disonancias entre ésta y el diseño del evento.
¿Es notorio y genera recuerdo?
Ligado al valor de la originalidad, va el de si por su propia naturaleza, por el mensaje a transmitir, la forma de hacerlo, la presencia de celebridades o por cualquier otra característica el evento es capar de generar notoriedad social, noticiabilidad y de traspasar más allá de los asistentes o espectadores del evento.
¿Puede aplicarse a varios espacios y actividades?
Especialmente importante de cara al futuro es valorar si la fórmula es extrapolable a otros lugares físicos o a otros ámbitos diferentes al que se desarrolla en esta ocasión. En caso afirmativo, el event manager conseguirá dar con un modelo que puede reproducir en un futuro.
¿El público conoce el tema escogido para poder establecer paralelismos?
Es importante ser consciente del grado de conocimiento de espectador del tema escogido, ¿por qué? Los seres humanos tenemos tendencia a llevar a cabo asociaciones de ideas en nuestra mente. Por ello, es importante adaptar tanto el mensaje como los formatos al grado de conocimiento previo del tema con el fin de maximizar la experiencia y alcanzar los objetivos previamente establecidos por el evento.
En definitiva, estas 7 preguntas son de gran utilidad antes de pasar de la fase de diseño del evento a la de materialización del mismo porque nos permitirán hacer un análisis previo de la idoneidad de lo que estamos planteando.
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