Organizar un festival musical es una de las experiencias más gratificantes para un organizador de eventos: si todo sale bien, el resultado puede ser muy satisfactorio tanto para el público como para el propio equipo de organización. Ver cómo la gente lo pasa bien, comparte sus experiencias en redes sociales y vuelven a disfrutar de la música en directo mientras cantan a todo pulmón su canción favorita. ¿A quién no le gusta un festival?
Sin embargo, son varios los factores que pueden contribuir de forma muy directa en la experiencia de los asistentes y que, por supuesto, deben ser tenidas en cuenta en el proceso organizativo. ¡Toma nota!
Inclemencias meteorológicas
Recientemente pudimos vivir cómo una tormenta de verano no sólo tiró por tierra más de un festival y varios eventos en la Costa Blanca, sino que, para desgracia para todos, se saldó con varias víctimas y un fallecido. Hablamos del Medusa Festival, donde un vendaval lanzó contra el público parte de la estructura del escenario.
Por cuestiones como esta, es fundamental conocer bien las previsiones temporales y actuar con precaución: siempre es mejor cancelar o posponer un concierto que acabar desalojando a miles de personas y arriesgar la seguridad de todos.
Seguridad del evento
Y no sólo referente a los aspectos que comentamos en el punto de arriba, sino a toda la seguridad que implica un gran evento con miles de asistentes: seguridad en los accesos, control durante el evento, puntos de emergencia con personal sanitario, la seguridad en la infraestructura o tener muy bien definido un plan de emergencia para todo tipo de incidencias: recordemos la catástrofe en Madrid Arena o la tragedia en la sala Bataclan (Paris). Hay que estar siempre preparados para cualquier suceso que pueda poner en peligro la seguridad de los asistentes y reducir al mínimo el riesgo.
Redes sociales
Cambiando a aspectos más banales que la seguridad de un festival, es también interesante considerar el potencial que nos ofrecen las redes sociales. Con una buena estrategia de comunicación, las redes sociales pueden lanzar por lo alto a la marca de un festival. ¿Cómo? Ofreciendo no sólo un buen cartel, sino una imagen atractiva y una buena gestión comunicativa. Una de las principales formas de crear engagement es darle a tu público lo que quiere, interactuar con ellos, crear expectación…
Un muy buen ejemplo de una buena estrategia de comunicación en redes sociales está siendo Rosalía con su gira Motomami. Cantando por primera vez y en directo un tema completamente nuevo, ‘despechá’, consiguió viralizar el tema antes si quiera de sacarlo de forma oficial. Y no sólo eso, la artista ya lanzó un tema en directo en la plataforma donde más éxito está cosechando: TikTok. ¿El truco? Rosalía conoce bien a su público, dónde están y cómo complacerles, así que exprime su potencial hasta el más allá creando sus propios memes, viralizando su música y consiguiendo que todos tarareen su música a todas horas.
Contratar a personal formado
Llegamos posiblemente a uno de los puntos claves para asegurar el correcto funcionamiento de un festival o concierto: contratar a personal competente. Y para hacerlo es importante buscar a personal no sólo con experiencia, si no también con formación específica en gestión de eventos musicales. Ese es el objetivo principal del Experto en Gestión de Eventos Musicales: formar a profesionales con un conocimiento íntegro sobre el funcionamiento de un festival o concierto: Patrocinios, montaje, marketing, comunicación, discográficas, hospitality… son sólo algunos de los muchos módulos y temas que abarca esta titulación.
Además, las múltiples prácticas en diversos conciertos y festivales preparan a los alumnos no sólo en el terrero teórico, sino también en el práctico.
Gestión de imprevistos
Y aquí viene posiblemente una de las partes más complicadas de todo evento y donde el event manager tiene que sacar toda su creatividad y templanza para salir airoso. En un concierto o festival musical pueden surgir infinidad de imprevistos, desde que el artista falle o sufra un accidente en directo, hasta que las barras se queden sin hielo, pasando por cualquier problema de seguridad o meteorológico que pueda surgir como los que hemos contemplado más arriba.
Imagina por un momento tener que tomar decisiones importantes cuyos resultados van a afectar a miles de personas y tener que tomarlas de forma inmediata, ¿suena a pesadilla, verdad? Por eso, una de las principales características de un buen organizador es la buena gestión de imprevistos. Absolutamente todo imprevisto debe haber sido contemplado por parte del equipo organizador y debe ofrecerse, al menos, una posible solución. Como suele decirse en el gremio, ¡hasta los imprevistos deben estar planificados!
Excelente recopilación
¡Muchas gracias, Ulises!