11 términos de la gestión de proyectos que debes de conocer

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En el tercer curso del Grado Oficial en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales, los alumnos aprenden sobre el DISEÑO Y GESTIÓN DE PROYECTOS, una asignatura fundamental para los futuros event managers que les permite adquirir conocimientos y habilidades básicas para poder seleccionar la mejor estrategia a la hora de gestionar un proyecto y de garantizar, por tanto, el cumplimiento de sus objetivos.

Un event manager es un project manager, sus proyectos son los eventos. Por tanto, es un profesional de la Dirección de Eventos que se ocupa de la aplicación del buen saber, de conocer y saber técnicas y procedimientos adecuados a cada evento, y que tiene las habilidades y herramientas necesarias para maximizar su garantía de éxito y conseguir la satisfacción del cliente.

Algunos términos de la gestión de proyectos que son conocidos por los organizadores de eventos son:

Cliente / Customer

El cliente es la(s) persona(s) u organización(es) que pagará(n) por el producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes pueden ser internos o externos a la organización ejecutante.

Cronograma / Schedule

El cronograma del proyecto nos dice “cómo” completar el proyecto. Describe las actividades requeridas, la secuencia del trabajo, quien tiene las tareas asignadas, el tiempo y o esfuerzo estimado que se requiere, cual es la fecha final y otra información de interés para el director de proyecto.

El cronograma permite al responsable identificar el trabajo requerido para completar el proyecto y también le permite monitorear el trabajo para determinar si el proyecto está conforme a los plazos. Por tanto, el planning y el timing son de vital importancia.

Te recomendamos leer nuestro artículo sobre Event Canvas Design.

Equipo / Team

Un conjunto de individuos que respaldan al director del proyecto en la realización del trabajo para alcanzar los objetivos.

¿Qué sería de un organizador de evento si no supiera trabajar en equipo?

Fase del Proyecto / Project Phase

Un conjunto de actividades relacionadas lógicamente que culmina con la finalización de uno o más tareas.

La fase de proyecto es de gran importancia en la logística de un proyecto. Representa la terminación de un tarea arelevante o de un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, las fases generales y lógicas de un proyecto puede ser planificación, análisis, diseño, ejecución y pruebas.

Grupos de interés – Interest Groups

Son personas específicas o grupos que tienen interés en el resultado del proyecto. Normalmente los grupos de interés provienen desde dentro de la compañía y pueden incluir clientes internos, a la dirección, empleados, administradores, etc.

El proyecto puede también tener grupos de interés externos, incluyendo proveedores, inversiores y organizaciones gubernamentales.

Guía de actuación / Guideline

Un enfoque recomendado, parámetros etc. para conducir una actividad o tarea. Puede considerar el uso de herramientas o no.

Interesado / Stakeholder

Un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como posible afectado [ya sea positiva o negativamente] por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Objetivo / Goal

Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto a diseñar o un servicio a prestar.

Es una declaración concreta que describe lo que el proyecto trata de lograr. El objetivo debe estar bien definido, de manera que pueda ser evaluado al final del proyecto. Un objetivo bien redactado será (SMART), es decir, Específico, Medible, Alcanzable, Realista y en un periodo de Tiempo.

Patrocinador / Sponsor

Una persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto, programa o portafolio y que es responsable de facilitar su éxito.

Planificación / Purpose

La planificación del trabajo es la etapa o grupo de procesos en la que se establece la hoja de ruta que tendrá que seguir el proyecto para alcanzar sus objetivos y producir los resultados esperados.

Un EVENT MANAGER siempre tiene un PLAN B para el lugar, los materiales o las personas de las que depende el evento, para poder resolver los contratiempos.

Presupuesto / Budget.

La estimación aprobada para el proyecto. Es una de las premisas más importantes de cualquier evento ya que influirá en la toma de decisiones e ingenio del organizador.

Si quieres conocer más términos, te recomendamos este Glosario enriquecido de términos de Project Management.