Empecemos por el principio, plasmando el concepto de la palabra “paradigma”, vocablo de origen griego, que inicialmente significaba modelo o patrón, y que en la actualidad se puede interpretar como el conjunto de reglas, usos y costumbres que regulan un determinado tipo de estructura o sociedad. Sorprende ¿verdad?, casi parece que estemos leyendo el significado de la palabra protocolo. Pues bien, intrínsecamente van de la mano.

Quién soy y a qué me decido

Mi nombre es Arantxa Vicedo. Me gusta definirme como una profesional ética y dialogante, creativa y amante de su profesión, que defiende diariamente su trabajo con el mejor aval posible, la formación oficial en materia de Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales. Actualmente, me encuentro al frente del Gabinete de Protocolo del Ayuntamiento de Elche (Alicante) tercer municipio en población de la Comunidad Valenciana.

Metámonos en faena

Sería más de lo mismo exponer la falta de una normativa actualizada como el “comodín” a todos nuestros problemas, pero entre las bambalinas de un acto hay mucho más, y cuando desempeñas este trabajo eres consciente que no todo se plasma en la ordenación de autoridades como si del Tetris se tratara, sino que el juego es mucho más complicado que lo se aprecia a primera vista.

De momento hay que cambiar el chip, evidentemente todo sería más fácil si construyéramos nuestros mensajes “a partir de en un solar sin construir” pero las instituciones públicas son edificios con historia, la cual debemos de preservar, mejorar y adecuar al momento que vivimos para no morir en el olvido”.

Entonces, ¿cómo llegamos al ciudadano?

Aquí es donde creo que reside la clave de nuestro nuevo paradigma profesional.  Es esta pregunta la que me hago una y otra vez cada vez que planifico un acto.

Pero todo no es un camino de rosas, y no puedo obviar lo dañada que se encuentra la imagen de las instituciones públicas por temas tan en boga como la corrupción. Pues es aquí donde está el nuevo paradigma de la profesión y hacia donde los responsables de protocolo tenemos que generar las estrategias comunicacionales a través de los actos, haciendo ver a nuestros stakeholders que las instituciones están cambiando de modo transparente, ético, cercano, adecuándolo a su estilo de vida. Con el único fin que vuelvan a creer en ellas.

La pregunta que me hago una y otra vez cada vez que planifico un acto es ¿cómo llegamos al ciudadano?

protocolo elche

En la praxis

Empieza el rock and roll — en mi caso, el cambio antagónico de los mensajes y el modo de proceder en la praxis— que nos ha hecho desarrollar un protocolo adaptado a la demanda de las estrategias públicas.

Por nombrar algunos ejemplos, a nivel local prescindimos de las líneas de saludo protocolarias en las que se ordenan las autoridades de mayor a menor, ya que pretendemos mostrar cercanía al ciudadano, lo cual no sería incoherente blindar una calle con el fin de que los ilicitanos no interfiriesen con su paso durante el saludo. Optamos por técnicas en las cuales es el anfitrión (alcalde/sa) el que recibe a pie de coche a la autoridad y seguidamente acceden caminando hacia el lugar donde se desarrolle el acto, creando una imagen de cercanía y armonía “como si nada estuviera planificado”.

Abrimos el acceso a los actos institucionales a los ciudadanos, informándoles a través de las redes sociales o la página web municipal. Además, adaptamos al lenguaje de signos a todos los actos y eventos organizados por el consistorio, y en la medida de lo posible, evitamos la protocolarización de los mismos. Eliminamos la impresión de invitaciones, con el fin de optimizar recursos y acciones que beneficien al medio ambiente, incluyendo nuevas fórmulas de invitación como el “Save the date”. Realizamos el envío de comunicaciones a través de herramientas que nos permiten
conocer el alcalde de nuestra convocatoria.

A nivel local prescindimos de las líneas de saludo protocolarias en las que se ordenan las autoridades de mayor a menor (…).

Como acciones de transparencia, se ha puesto en marcha el registro de regalos de los miembros de la corporación municipal y la agenda pública. Así como otros procedimientos internos de trabajo del Gabinete de Protocolo como son el protocolo de actuación de repulsa ante eventos/ catástrofes, enfocado a los nuevos sucesos como los atentados yijadistas o la lacra de la violencia de género. Y espero que sea una pronta realidad, el apartado web del Gabinete de Protocolo, una herramienta para encuestar al invitado en relación a la experiencia con el evento y la actualización tras cuarenta años del manual de honores y distinciones.

Por último, para cerrar esta colaboración, os dejo con una frase del artista Pablo Picasso, que para mí, recoge a la perfección cómo es posible realizar el cambio hacia el nuevo paradigma de la profesión:

“Aprende las reglas como un profesional para poder romperlas como un artista”

Artículo de Arantxa Vicedo, Responsable de Protocolo en el Ayuntamiento de Elche y Alumni IMEP.

Fotografía principal: Adriano Agulló (Fuente: Flickr).

IMEP

Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP), centro universitario de educación superior en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales.